Bevor Sie neue Server kaufen, sollten Sie prüfen, welche IT Ihr Unternehmen künftig wirklich benötigt.
Ihr Server ist in die Jahre gekommen.
Vielleicht läuft die Herstellergarantie aus. Vielleicht reicht die Leistung nicht mehr aus. Oder Ihr IT-Dienstleister empfiehlt, die vorhandene Hardware in absehbarer Zeit zu ersetzen.
Die naheliegende Entscheidung lautet: Wir kaufen wieder einen Server.
Schließlich hat die bisherige Lösung funktioniert.
Doch bevor Sie erneut investieren, lohnt sich eine grundsätzliche Überlegung.
Muss der neue Server tatsächlich dieselben Aufgaben übernehmen wie sein Vorgänger? Oder haben sich die Anforderungen Ihres Unternehmens inzwischen verändert?
Denn möglicherweise benötigen Sie heute weniger eigene Serverinfrastruktur als noch vor einigen Jahren.
Vielleicht ist eine Cloud-Lösung sinnvoll.
Vielleicht ist eine Kombination aus eigenen Systemen und Cloud die bessere Wahl.
Und vielleicht spricht weiterhin alles für einen neuen eigenen Server.
Entscheidend ist, dass Sie diese Möglichkeiten prüfen, bevor Sie eine langfristige Investitionsentscheidung treffen.
Warum eine Servererneuerung mehr ist als ein Hardwarekauf
Ein Server wird in vielen Unternehmen über mehrere Jahre genutzt.
Die Entscheidung für neue Hardware beeinflusst deshalb nicht nur die Ausgaben des laufenden Jahres.
Sie legt häufig auch fest, wie wichtige Anwendungen künftig betrieben werden, welche laufenden Kosten entstehen und welche technischen Möglichkeiten zur Verfügung stehen.
Wenn Sie einen Server ersetzen, investieren Sie also nicht nur in ein Gerät.
Sie entscheiden damit zugleich, wie die benötigte IT künftig bereitgestellt und betreut wird.
Dabei lohnt es sich, die bisherige Struktur zu hinterfragen.
Denn die Aufgaben, die Ihr Server heute erfüllt, müssen nicht mehr dieselben sein wie bei seiner ursprünglichen Anschaffung.
Welche Aufgaben übernimmt Ihr bisheriger Server überhaupt noch?
Früher wurden viele IT-Dienste selbstverständlich auf eigenen Servern betrieben.
Dazu gehörten beispielsweise E-Mail, Dateiablagen, Benutzerverwaltung und unterschiedliche Geschäftsanwendungen.
Heute nutzen zahlreiche Unternehmen bereits Microsoft 365 für E-Mail, Zusammenarbeit und Dokumente.
Andere Anwendungen wurden durch Online-Dienste ersetzt.
Damit können Aufgaben entfallen sein, für die ursprünglich eigene Server angeschafft wurden.
Möglicherweise betreibt Ihr Unternehmen weiterhin eine umfangreiche Serverumgebung, obwohl nur noch wenige Anwendungen tatsächlich darauf angewiesen sind.
Das muss nicht bedeuten, dass die vorhandene Infrastruktur falsch dimensioniert ist.
Aber es ist ein guter Anlass, genauer hinzusehen.
Die erste Frage vor einer Servererneuerung sollte deshalb nicht lauten: „Welchen neuen Server brauchen wir?“, sondern: „Welche Aufgaben müssen unsere Server künftig noch erfüllen?“
Drei Möglichkeiten für Ihre nächste Investitionsentscheidung
Wenn eine Ersatzinvestition tatsächlich ansteht, kommen grundsätzlich drei Wege infrage. Solange die bestehende Hardware noch sicher, zuverlässig und wirtschaftlich betrieben werden kann, ist auch ihr geplanter Weiterbetrieb eine mögliche Zwischenentscheidung.
Möglichkeit 1: Neue eigene Server anschaffen
Ihr Unternehmen investiert erneut in eigene Hardware.
Die bisherigen Anwendungen werden auf der neuen Infrastruktur betrieben.
Das kann sinnvoll sein, wenn wichtige Anwendungen besondere lokale Anforderungen haben oder der Betrieb eigener Server wirtschaftlich attraktiv bleibt.
Auch vorhandene technische Strukturen und die Anforderungen an die Internetverbindung können dafür sprechen.
Wichtig ist allerdings, die neue Infrastruktur nicht allein nach dem bisherigen Zustand auszulegen.
Vielleicht werden bestimmte Anwendungen künftig nicht mehr benötigt oder können anders bereitgestellt werden.
Ein neuer eigener Server kann die richtige Entscheidung sein. Er sollte aber für den zukünftigen Bedarf geplant werden.
Möglichkeit 2: Die benötigte Infrastruktur aus der Cloud beziehen
Statt neue eigene Serverhardware anzuschaffen, nutzt Ihr Unternehmen eine geeignete Cloud-Infrastruktur.
Die benötigten Anwendungen werden nach Prüfung ihrer Eignung extern bereitgestellt.
Die Anschaffung neuer eigener Serverhardware kann dadurch entfallen.
Stattdessen entstehen laufende Entgelte sowie möglicherweise Kosten für Migration und notwendige Anpassungen.
Auch die Internetanbindung und die Betreuung der Anwendungen müssen berücksichtigt werden.
Cloud kann eine Alternative zur nächsten Serverinvestition sein. Ob sie wirtschaftlicher ist, muss geprüft werden.
Möglichkeit 3: Eigene Server und Cloud kombinieren
Vielleicht benötigen bestimmte Anwendungen weiterhin eine lokale Umgebung.
Andere Dienste lassen sich möglicherweise sinnvoll in der Cloud betreiben.
Dann kann eine hybride Lösung die bessere Wahl sein.
So bleibt die benötigte lokale Infrastruktur erhalten, während andere Aufgaben extern bereitgestellt werden.
Allerdings entstehen dadurch unterschiedliche Betriebsumgebungen, die zuverlässig zusammenarbeiten müssen.
Nicht jede Servererneuerung muss zu einer Entscheidung für nur ein Betriebsmodell führen.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen plant die nächste Servergeneration
Stellen wir uns ein Dienstleistungsunternehmen mit 28 Mitarbeitern vor.
Vor einigen Jahren wurden zwei eigene Server angeschafft.
Darauf liefen unter anderem E-Mail, Dateiablagen und mehrere Geschäftsanwendungen.
Inzwischen nutzt das Unternehmen Microsoft 365 für E-Mail und Zusammenarbeit.
Ein Teil der Dokumente wurde ebenfalls in entsprechende Cloud-Dienste verlagert.
Auf den eigenen Servern laufen noch eine spezielle Branchenanwendung, eine Datenbank und einige weitere Dienste.
Nun steht eine Erneuerung der Hardware bevor.
Die ursprüngliche Planung sieht vor, wieder zwei neue Server anzuschaffen.
Doch bei einer genaueren Betrachtung zeigt sich, dass sich die Anforderungen verändert haben.
Vielleicht benötigt das Unternehmen weiterhin eine eigene Serverumgebung, aber mit geringerem Umfang.
Vielleicht lassen sich die verbliebenen Anwendungen auf einer geeigneten Cloud-Infrastruktur betreiben.
Oder die Branchenanwendung muss lokal bleiben, während andere Dienste entfallen oder extern bereitgestellt werden können.
Welche Lösung die beste ist, lässt sich erst nach einer technischen und wirtschaftlichen Prüfung entscheiden.
Das Beispiel zeigt: Wer einfach die bisherige Infrastruktur ersetzt, riskiert, erneut in Kapazitäten und Strukturen zu investieren, die künftig möglicherweise nicht mehr benötigt werden.
Dieses Beispiel dient der Veranschaulichung und beschreibt kein konkretes Kundenprojekt.
Welche Kosten sollten Sie miteinander vergleichen?
Bei einer Servererneuerung werden häufig zunächst die Anschaffungskosten betrachtet.
Das ist nachvollziehbar, aber für eine vollständige Entscheidung nicht ausreichend.
Bei einem eigenen Server gehören unter anderem folgende Positionen in die Betrachtung:
Anschaffung oder Finanzierung der Hardware
Einrichtung und Migration
Betriebssysteme und notwendige Lizenzen
Wartung und Herstellerunterstützung
Energieversorgung und geeignete Betriebsbedingungen
Datensicherung und Wiederherstellung
Laufende Überwachung, Sicherheit und Betreuung
Mögliche Ersatzinvestitionen oder Erweiterungen
Bei einer Cloud-Lösung müssen ebenfalls sämtliche relevanten Kosten berücksichtigt werden.
Dazu gehören beispielsweise:
Bereitstellung und Migration
Laufende Entgelte für die Infrastruktur
Notwendige Softwarelizenzen
Datensicherung und Wiederherstellung
Internetanbindungen und gegebenenfalls zusätzliche Verbindungen
Laufende Betreuung und Sicherheitsmaßnahmen
Mögliche Kosten für spätere Änderungen oder einen Anbieterwechsel
Entscheidend ist, vergleichbare Leistungen und Anforderungen gegenüberzustellen.
Ein eigener Server ohne ausreichende Datensicherung ist beispielsweise nicht sinnvoll mit einer Cloud-Lösung zu vergleichen, bei der zusätzliche Schutzmaßnahmen bereits enthalten sind.
Umgekehrt dürfen Leistungen, die in der Cloud separat berechnet werden, nicht übersehen werden.
Ein fairer Kostenvergleich betrachtet nicht nur den Preis, sondern auch den tatsächlichen Leistungsumfang.
Warum der günstigste Anschaffungspreis nicht unbedingt die beste Entscheidung ist
Ein eigener Server kann in der Anschaffung teuer erscheinen, über mehrere Jahre aber wirtschaftlich sinnvoll sein.
Eine Cloud-Lösung kann die anfängliche Investition reduzieren, dafür jedoch höhere laufende Ausgaben verursachen.
Umgekehrt kann eine Cloud-Lösung wirtschaftliche Vorteile bieten, wenn dadurch zusätzliche Infrastruktur, Wartungsaufwand oder notwendige Erweiterungen entfallen.
Auch die Liquidität spielt eine Rolle.
Manche Unternehmen möchten größere Investitionen möglichst vermeiden und bevorzugen planbare laufende Ausgaben.
Andere verfügen über ausreichendes Kapital und möchten langfristige Verpflichtungen begrenzen.
Beide Sichtweisen können berechtigt sein.
Die wirtschaftlich richtige Entscheidung hängt nicht nur davon ab, welche Lösung insgesamt weniger kostet, sondern auch davon, wie die Ausgaben zur finanziellen Planung Ihres Unternehmens passen.
Was passiert, wenn Sie die Entscheidung zu lange aufschieben?
Solange die vorhandene Serverhardware zuverlässig funktioniert, erscheint eine Erneuerung möglicherweise nicht dringend.
Das kann durchaus zutreffen.
Allerdings sollten Sie wissen, wann Wartung, Herstellerunterstützung oder technische Voraussetzungen eine Veränderung erforderlich machen.
Wenn diese Zeitpunkte erst unter erheblichem Handlungsdruck betrachtet werden, bleiben möglicherweise weniger Möglichkeiten für einen sorgfältigen Vergleich.
Auch eine Cloud-Migration benötigt Vorbereitung.
Anwendungen müssen geprüft, Daten übertragen, Abläufe abgestimmt und Mitarbeiter gegebenenfalls informiert werden.
Deshalb ist es sinnvoll, die nächste Investitionsentscheidung frühzeitig vorzubereiten.
Sie müssen Ihre Server nicht vorschnell ersetzen. Aber Sie sollten vermeiden, erst dann über Alternativen nachzudenken, wenn eine Entscheidung sofort getroffen werden muss.
Wann sollten Sie besser erneut in eigene Server investieren?
Eine erneute Investition in eigene Server kann sinnvoll sein, wenn:
wichtige Anwendungen besondere lokale Anforderungen haben,
die Internetanbindung für einen vollständigen Cloud-Betrieb nicht geeignet ist,
die benötigten Ressourcen über Jahre weitgehend konstant bleiben,
die Gesamtkosten eines eigenen Servers wirtschaftlich günstiger sind,
oder besondere technische und organisatorische Anforderungen für eine lokale Infrastruktur sprechen.
Dabei sollte die zukünftige Serverumgebung passend dimensioniert und zuverlässig betreut werden.
[Wann ist ein eigener Server die bessere Lösung?]
Wann kann der Wechsel in die Cloud sinnvoller sein?
Cloud kann eine interessante Alternative darstellen, wenn:
eine größere Hardwareinvestition bevorsteht,
der Betrieb eigener Server reduziert werden soll,
mehrere Standorte auf dieselben Anwendungen zugreifen müssen,
IT-Ressourcen künftig flexibler angepasst werden sollen,
oder die vorhandene Infrastruktur nur mit erheblichem Aufwand weiterbetrieben werden könnte.
Voraussetzung ist, dass Anwendungen, Verbindungen und Kosten zu den betrieblichen Anforderungen passen.
[Wann ist Cloud die bessere Lösung?]
Wie unterstützt novotec bei einer anstehenden Servererneuerung?
Wir von novotec beginnen nicht mit der Auswahl neuer Hardware.
Zunächst möchten wir verstehen, welche Aufgaben Ihre vorhandenen Server erfüllen und welche Anforderungen in den nächsten Jahren bestehen.
Dazu gehört auch die Frage, welche Dienste bereits über Microsoft 365 oder andere Cloud-Anwendungen bereitgestellt werden.
In einem ersten Gespräch klären wir, welche Entscheidungen anstehen und welche Aspekte genauer untersucht werden sollten.
Anschließend können wir den erforderlichen Analyseumfang festlegen und geeignete Möglichkeiten gegenüberstellen.
Das kann eine neue eigene Serverumgebung sein.
Es kann eine Cloud-Lösung sein.
Oder eine Kombination aus beiden Betriebsmodellen.
Für geeignete Cloud-Infrastruktur setzen wir auf Terra Cloud der WORTMANN-Gruppe.
Wenn Sie sich für eine Lösung entscheiden, können wir die vereinbarte Planung, Umsetzung und laufende Betreuung übernehmen.
Unser Ziel ist nicht, möglichst viele neue Server zu verkaufen oder möglichst viele bestehende Server in die Cloud zu verlagern. Unser Ziel ist eine IT, die zu Ihrem Unternehmen und seinen zukünftigen Anforderungen passt.
Steht bei Ihnen eine Servererneuerung an?
Dann sollten Sie die Gelegenheit nutzen, nicht nur über neue Hardware, sondern über die zukünftige Struktur Ihrer IT nachzudenken.
Vielleicht benötigen Sie weiterhin eigene Server.
Vielleicht können Sie die Infrastruktur reduzieren.
Oder eine Cloud-Lösung bietet für die nächsten Jahre Vorteile.
Die richtige Entscheidung beginnt mit einer Bestandsaufnahme Ihrer tatsächlichen Anforderungen.
Weiterführende Informationen finden Sie hier:
[Cloud oder eigener Server: Die Unterschiede für Geschäftsführer]
[Was kostet ein eigener Server über fünf Jahre?]
[Cloud oder Server: Kosten im direkten Vergleich]
Mit unserem Cloud-Check können Sie wichtige Entscheidungsfaktoren zunächst selbst einordnen.
Oder sprechen Sie mit uns über Ihre bevorstehende Investitionsentscheidung.