Welche monatlichen Ausgaben entstehen, welche Kosten kommen hinzu – und wie lässt sich ein realistisches Budget planen?
„Was kostet uns die Cloud?“ Diese Frage ist berechtigt. Eine pauschale Antwort in Euro wäre allerdings wenig hilfreich. Ein Unternehmen mit zehn Arbeitsplätzen und einer einzelnen Fachanwendung hat andere Anforderungen als ein Betrieb mit mehreren Standorten, vielen Anwendungen und besonderen Verfügbarkeitsanforderungen.
Cloud ist kein einzelnes Produkt mit einem einheitlichen Preis. Je nachdem, welche Dienste Sie nutzen und wer sie betreut, setzt sich die Rechnung aus unterschiedlichen Positionen zusammen. Für Geschäftsführer ist deshalb weniger der günstigste Monatspreis entscheidend als die Frage: Welche Leistungen benötigen wir tatsächlich – und was kostet ihr zuverlässiger Betrieb insgesamt?
Die kurze Antwort: Cloud-Kosten hängen vom tatsächlichen Bedarf ab
Die Höhe der Cloud-Kosten richtet sich vor allem nach den benötigten Anwendungen, der Anzahl und Leistungsfähigkeit der Systeme, dem Speicherbedarf, den Sicherheits- und Backup-Anforderungen sowie dem Umfang der Betreuung. Hinzu kommen einmalige Aufwendungen, etwa für Planung und Umstellung.
Eine Cloud-Lösung kann die Anschaffung eigener Serverhardware vermeiden. Kostenlos wird der IT-Betrieb dadurch nicht. Statt einer großen Investition entstehen häufig regelmäßige Entgelte. Ob das günstiger ist, lässt sich nur anhand eines vergleichbaren Leistungsumfangs und eines ausreichend langen Betrachtungszeitraums beurteilen.
Aus welchen Bestandteilen setzen sich Cloud-Kosten zusammen?
1. Rechenleistung und Arbeitsspeicher
Wenn Geschäftsanwendungen auf einem Cloud-Server betrieben werden, benötigt dieser eine bestimmte technische Ausstattung. Dazu gehören unter anderem Prozessorleistung und Arbeitsspeicher. Je anspruchsvoller die Anwendungen und je mehr Menschen gleichzeitig damit arbeiten, desto höher kann der Ressourcenbedarf ausfallen.
Wichtig: Nicht jeder Mitarbeiter benötigt automatisch einen eigenen Cloud-Server. Häufig nutzen mehrere Mitarbeiter dieselbe Anwendung oder Serverumgebung. Die richtige Dimensionierung ist deshalb ein wesentlicher Kostenfaktor.
2. Speicherplatz und Datenwachstum
Dokumente, Datenbanken und andere Unternehmensdaten benötigen Speicher. Entscheidend ist nicht nur die heutige Datenmenge, sondern auch, wie schnell sie wächst und welche Anforderungen an Leistung und Verfügbarkeit bestehen.
Zusätzlicher Speicher, besonders leistungsfähige Speicherklassen oder langfristige Aufbewahrung können die Kosten verändern. Eine Bestandsaufnahme verhindert, dass unnötig viel Kapazität gebucht oder der Bedarf zu knapp kalkuliert wird.
3. Software und Lizenzen
Cloud-Infrastruktur und Software sind nicht dasselbe. Eine virtuelle Serverumgebung enthält nicht automatisch sämtliche Lizenzen für Betriebssysteme, Datenbanken, Fachanwendungen oder Benutzerzugriffe. Manche Lizenzen sind im jeweiligen Angebot enthalten, andere werden gesondert berechnet.
Auch Microsoft 365 ist ein eigenständiger Cloud-Dienst mit eigenen Lizenzmodellen. Seine Kosten dürfen weder mit dem Preis eines Cloud-Servers verwechselt noch doppelt angesetzt werden. Entscheidend ist, welche Leistungen bereits vorhanden sind und welche zusätzlich benötigt werden.
4. Datensicherung und Wiederherstellung
Dass Daten in einer Cloud-Infrastruktur liegen, ersetzt keine Prüfung des Backup-Konzepts. Unternehmen müssen klären, welche Daten gesichert werden, wie lange Sicherungen aufbewahrt werden und wie schnell ein System nach einem Ausfall wiederhergestellt werden soll.
Je nach Lösung können Sicherungsspeicher, zusätzliche Kopien, Wiederherstellungstests und die Betreuung des Backups gesonderte Kosten verursachen. Auch die Wiederherstellung einzelner Dateien und ganzer Systeme sollte berücksichtigt werden.
5. Sicherheit, Überwachung und laufende Betreuung
Server müssen unabhängig von ihrem Standort gepflegt werden. Dazu gehören etwa Sicherheitsupdates, Zugriffsverwaltung, Überwachung, Störungsbearbeitung und die Kontrolle der Datensicherung.
Der Cloud-Infrastrukturbetreiber übernimmt nicht automatisch sämtliche Aufgaben im Betriebssystem und in den Anwendungen. Welche Leistungen der Anbieter erbringt, welche novotec übernimmt und welche Pflichten beim Unternehmen bleiben, muss vor Vertragsabschluss geklärt werden.
Ein günstiger Infrastrukturpreis kann wenig aussagekräftig sein, wenn die notwendige Betreuung nicht enthalten ist.
6. Internetanbindung, Verbindungen und Datenübertragung
Wenn zentrale Anwendungen über das Internet bereitgestellt werden, gewinnt die Qualität der Verbindung an Bedeutung. Abhängig vom Betrieb können zusätzliche Internetanschlüsse, Ausfallsicherungen, Standortverbindungen oder besondere Netzwerkkonfigurationen sinnvoll sein.
Bei manchen Angeboten werden bestimmte Datenübertragungen oder Zusatzleistungen separat abgerechnet. Deshalb sollte vorab geprüft werden, welche Verbindungen und Datenmengen im vereinbarten Preis enthalten sind.
Welche einmaligen Kosten kommen beim Wechsel in die Cloud hinzu?
Neben den laufenden Entgelten entstehen bei einer Umstellung häufig einmalige Projektkosten. Diese sollten von Anfang an in die Kalkulation einfließen – selbst dann, wenn anschließend keine eigene Serverhardware mehr gekauft werden muss.
Bestandsaufnahme der vorhandenen Anwendungen, Daten und Abhängigkeiten
Planung der Zielumgebung und Abstimmung mit Softwareherstellern
Einrichtung der Cloud-Infrastruktur und notwendiger Sicherheitsmaßnahmen
Übertragung von Daten und gegebenenfalls Anpassung von Anwendungen
Tests, Umstellung, Einweisung und Nachbetreuung
Der Aufwand hängt stark davon ab, wie die bisherige IT aufgebaut ist. Eine einfache Umgebung kann vergleichsweise unkompliziert umgestellt werden. Spezielle Branchenanwendungen, viele Schnittstellen oder enge Zeitfenster können eine Migration deutlich anspruchsvoller machen.
Deshalb wäre es unseriös, ohne Kenntnis der Ausgangslage einen verbindlichen Pauschalbetrag für die Umstellung zu nennen.
Ein Beispiel: Warum derselbe Mitarbeiterbestand nicht denselben Cloud-Preis bedeutet
Stellen wir uns zwei Unternehmen mit jeweils 30 Mitarbeitern vor. Beide nutzen E-Mail und Zusammenarbeit über Microsoft 365.
Unternehmen A verwendet zusätzlich eine webbasierte Branchenanwendung, die direkt vom Softwarehersteller bereitgestellt wird. Es benötigt möglicherweise kaum eigene Cloud-Serverinfrastruktur.
Unternehmen B betreibt eine besondere Warenwirtschaft mit Datenbank, Schnittstellen zu weiteren Systemen und hohen Anforderungen an die Verfügbarkeit. Dafür kann eine betreute Cloud-Serverumgebung erforderlich sein – mit entsprechenden Kosten für Rechenleistung, Speicher, Lizenzen, Backup und Betreuung.
Obwohl beide Unternehmen gleich viele Mitarbeiter haben, ist ihr Cloud-Bedarf sehr unterschiedlich. Ein pauschaler „Preis pro Mitarbeiter“ würde die tatsächliche Situation nur unzureichend beschreiben.
Dieses Beispiel dient der Veranschaulichung und beschreibt kein konkretes Kundenprojekt.
Was wird bei Cloud-Angeboten häufig übersehen?
Ein monatlicher Angebotspreis lässt sich erst dann sinnvoll bewerten, wenn klar ist, was er enthält und was nicht. Besonders sorgfältig sollten Sie auf folgende Punkte achten:
Sind notwendige Softwarelizenzen und Benutzerzugriffe enthalten?
Sind Datensicherung, Aufbewahrungsfristen und Wiederherstellung vereinbart?
Wer übernimmt Updates, Überwachung und die Bearbeitung von Störungen?
Welche Reaktionszeiten und Servicezeiten gelten tatsächlich?
Was kosten zusätzliche Ressourcen, neue Standorte oder Änderungen?
Welche Kündigungsfristen gelten und wie erhalten Sie Ihre Daten bei einem Wechsel zurück?
Entstehen zusätzliche Kosten für Datenübertragung, Sonderleistungen oder die Rückmigration?
Diese Fragen sind nicht nur für die Preisbewertung wichtig. Sie helfen auch, spätere Missverständnisse über Zuständigkeiten und Leistungsumfang zu vermeiden.
Sind monatliche Cloud-Kosten besser planbar?
Regelmäßige Entgelte können die Budgetplanung erleichtern, wenn Leistungsumfang, Laufzeit und Preisanpassungen transparent vereinbart sind. Allerdings bedeutet „monatlich“ nicht automatisch „immer gleich teuer“. Neue Mitarbeiter, wachsende Datenmengen, zusätzliche Systeme oder veränderte Lizenzpreise können die Rechnung beeinflussen.
Auch ein eigener Server verursacht laufende Kosten – zusätzlich zur Anschaffung. Die unterschiedliche Zahlungsstruktur ist daher nicht mit einem automatischen wirtschaftlichen Vorteil gleichzusetzen.
Wer Cloud-Kosten planen möchte, sollte neben dem aktuellen Bedarf auch absehbare Veränderungen und mögliche Mehrkosten berücksichtigen.
Wie lässt sich ein realistisches Cloud-Budget ermitteln?
Am Anfang steht nicht die Auswahl eines möglichst günstigen Cloud-Tarifs, sondern die Frage, welche IT-Leistungen Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren tatsächlich benötigt.
Schritt 1: Bestehende IT und Anwendungen erfassen
Welche Systeme werden heute genutzt? Welche Anwendungen laufen auf eigenen Servern? Welche Dienste beziehen Sie bereits aus der Cloud? Und welche Abhängigkeiten bestehen zwischen diesen Komponenten?
Schritt 2: Anforderungen an den Betrieb festlegen
Wie viele Mitarbeiter greifen auf welche Anwendungen zu? Welche Leistung, Verfügbarkeit und Datensicherung werden benötigt? Welche Sicherheitsanforderungen gelten? Und wer soll die Systeme betreuen?
Schritt 3: Einmalige und laufende Kosten getrennt betrachten
Ein realistisches Angebot unterscheidet die Kosten für Planung und Umstellung von den regelmäßigen Entgelten. Dazu gehören sämtliche Leistungen, die für einen zuverlässig betreuten Betrieb notwendig sind.
Schritt 4: Entwicklung und Alternativen berücksichtigen
Wie könnte sich der Bedarf in den nächsten drei bis fünf Jahren verändern? Sind zusätzliche Standorte geplant? Müssen bestehende Anwendungen abgelöst werden? Und wäre für einzelne Systeme ein lokaler Betrieb sinnvoller?
Erst aus dieser Betrachtung entsteht eine belastbare Entscheidungsgrundlage. Sie zeigt nicht nur, was Cloud heute kostet, sondern auch, welche Auswirkungen die gewählte Lösung voraussichtlich auf den laufenden Betrieb hat.
Ist Cloud günstiger als ein eigener Server?
Das lässt sich nicht allgemein beantworten. Cloud kann wirtschaftlich interessant sein, wenn eigene Hardwareinvestitionen entfallen, Ressourcen bedarfsgerecht genutzt werden oder sich bestimmte Betriebsaufgaben effizienter organisieren lassen.
Ein eigener Server kann hingegen sinnvoll sein, wenn Anforderungen über Jahre stabil bleiben, vorhandene Systeme noch wirtschaftlich genutzt werden können oder besondere Anwendungen einen lokalen Betrieb nahelegen.
Ein fairer Vergleich stellt die Gesamtkosten beider Varianten über denselben Zeitraum gegenüber – einschließlich Anschaffung beziehungsweise Bereitstellung, Migration, Lizenzen, Sicherheit, Backup, Betreuung und notwendigen Erweiterungen.
[Cloud oder Server: Kosten im direkten Vergleich]
[Was kostet ein eigener Server über fünf Jahre?]
Wie unterstützt novotec bei der Kostenplanung?
Wir von novotec beginnen nicht mit einem Cloud-Preis pro Arbeitsplatz oder einem vorgefertigten Serverpaket. In einem ersten Gespräch klären wir, welche Anwendungen Ihr Unternehmen benötigt, wo heute Probleme entstehen und welche Veränderungen anstehen.
Anschließend bestimmen wir, welche Informationen für eine fundierte technische und wirtschaftliche Bewertung erforderlich sind. Auf dieser Grundlage lassen sich geeignete Betriebsmodelle und die zugehörigen Kosten gegenüberstellen.
Wenn eine Cloud-Infrastruktur sinnvoll ist, setzen wir für geeignete Lösungen auf Terra Cloud der WORTMANN-Gruppe. Ebenso kann das Ergebnis sein, dass ein eigener Server oder eine Kombination aus beiden Modellen besser zu Ihrem Unternehmen passt.
Unser Ziel ist nicht, möglichst viel IT in die Cloud zu verlagern. Unser Ziel ist, die IT zu bauen, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Was würde Cloud für Ihr Unternehmen kosten?
Wenn Sie vor einer Servererneuerung stehen oder Ihre laufenden IT-Kosten besser verstehen möchten, lohnt sich zunächst eine strukturierte Betrachtung Ihrer Anforderungen. Erst danach lässt sich ein sinnvoller Kostenrahmen bestimmen.
Mit unserem Cloud-Check können Sie wichtige Fragen zu Ihrer aktuellen Situation einordnen und eine erste Orientierung gewinnen.
Oder sprechen Sie mit uns über Ihre Anwendungen, Ihre heutige IT und die anstehenden Entscheidungen.
Weiterführende Informationen: [Monatliche Cloud-Kosten oder große IT-Investition?] · [Welche Serverkosten werden häufig vergessen?]