Von der ersten Bestandsaufnahme bis zum laufenden Betrieb – was Unternehmen bei einem Wechsel in die Cloud erwartet.
Ein Unternehmen hat entschieden, dass bestimmte Anwendungen künftig nicht mehr auf eigenen Servern betrieben werden sollen.
Die Vorteile erscheinen nachvollziehbar. Die grundsätzliche Entscheidung ist getroffen.
Doch dann beginnt die eigentliche Arbeit.
Wie kommen die vorhandenen Daten in die Cloud?
Was passiert mit den bestehenden Anwendungen?
Müssen Mitarbeiter ihre Arbeit unterbrechen?
Und wer sorgt dafür, dass nach der Umstellung alles funktioniert?
Für viele Geschäftsführer ist nicht die Cloud selbst die größte Unsicherheit.
Es ist der Weg dorthin.
Eine Cloud-Migration ist deshalb kein einfacher Transport von Daten. Sie ist eine geplante Veränderung der bestehenden IT-Umgebung.
Wie umfangreich diese Veränderung ausfällt, hängt davon ab, welche Systeme betroffen sind und wie das Unternehmen heute arbeitet.
Was bedeutet Cloud-Migration überhaupt?
Unter einer Cloud-Migration versteht man die Verlagerung von Anwendungen, Daten oder IT-Systemen in eine Cloud-Umgebung.
Das kann einen einzelnen Server betreffen.
Es können aber auch mehrere miteinander verbundene Anwendungen sein.
Manchmal wird eine vorhandene Serverumgebung weitgehend übernommen.
In anderen Fällen muss eine Anwendung angepasst oder neu eingerichtet werden.
Und gelegentlich stellt sich während der Planung heraus, dass eine bestimmte Software besser auf einem eigenen Server verbleiben sollte.
Deshalb gibt es keinen einheitlichen Ablauf, der für jedes Unternehmen unverändert funktioniert.
Die richtige Migration beginnt nicht mit dem Kopieren von Daten, sondern mit der Prüfung, was überhaupt verlagert werden soll.
Schritt 1: Die bestehende IT verstehen
Bevor eine Cloud-Umgebung eingerichtet wird, muss bekannt sein, wie die vorhandenen Systeme zusammenarbeiten.
Welche Server gibt es?
Welche Anwendungen laufen darauf?
Welche Mitarbeiter nutzen diese Anwendungen?
Wo werden Daten gespeichert?
Und welche Verbindungen zu anderen Systemen bestehen?
Gerade in über Jahre gewachsenen IT-Umgebungen sind nicht alle Abhängigkeiten auf den ersten Blick erkennbar.
Vielleicht nutzt die Warenwirtschaft eine Datenbank auf einem anderen Server.
Vielleicht greift eine Branchensoftware auf gemeinsam gespeicherte Dateien zu.
Oder bestimmte Arbeitsabläufe funktionieren nur, weil mehrere Systeme miteinander verbunden sind.
Solche Zusammenhänge müssen vor der Umstellung bekannt sein.
Wer die vorhandene IT nicht ausreichend versteht, kann die Auswirkungen einer Migration nur schwer zuverlässig planen.
Schritt 2: Entscheiden, was in die Cloud soll
Nicht jede Anwendung muss verlagert werden.
Und nicht jede Anwendung eignet sich gleichermaßen für den Betrieb in einer Cloud-Umgebung.
Deshalb sollte für jedes relevante System geprüft werden:
Ist die Anwendung technisch geeignet?
Unterstützt der Softwarehersteller den geplanten Betrieb?
Welche Anforderungen bestehen an Leistung und Verbindungen?
Welche Lizenzbedingungen gelten?
Welche Kosten entstehen?
Und welche betrieblichen Vorteile sind tatsächlich zu erwarten?
Dabei kann sich herausstellen, dass eine teilweise Migration sinnvoller ist als ein vollständiger Wechsel.
Vielleicht wird zunächst nur eine zentrale Geschäftsanwendung verlagert.
Andere Systeme bleiben vorerst im Unternehmen.
Das Ziel einer Migration sollte nicht sein, möglichst viele Server abzuschaffen. Das Ziel sollte eine IT-Umgebung sein, die nach der Umstellung besser zu den Anforderungen des Unternehmens passt.
Schritt 3: Die neue Umgebung planen
Wenn feststeht, welche Systeme verlagert werden sollen, beginnt die konkrete Planung.
Dabei geht es unter anderem um die benötigte Rechenleistung, den Speicherbedarf und die Verbindungen zwischen den Systemen.
Auch Sicherheitsmaßnahmen, Zugriffsrechte und Datensicherungen müssen berücksichtigt werden.
Ebenso wichtig ist die Frage, wie die Mitarbeiter künftig auf die Anwendungen zugreifen.
Wenn eine zentrale Geschäftsanwendung bisher über das interne Netzwerk erreichbar war, verändert sich möglicherweise der technische Zugangsweg.
Die vorhandene Internetverbindung muss deshalb in die Planung einbezogen werden.
Außerdem sollten die Verantwortlichkeiten geklärt werden.
Wer stellt die Cloud-Infrastruktur bereit?
Wer richtet die Systeme ein?
Wer betreut die Anwendungen?
Und wer ist nach der Umstellung Ansprechpartner bei Störungen?
Eine gute Planung beschreibt nicht nur, wie die neue Umgebung aufgebaut wird. Sie legt auch fest, wie sie anschließend betrieben und betreut werden soll.
Schritt 4: Die Cloud-Umgebung vorbereiten
Bevor produktive Daten und Anwendungen umziehen, wird die neue Umgebung eingerichtet.
Dazu können die Bereitstellung der benötigten Server, die Einrichtung von Netzwerken und die Konfiguration der Zugriffsrechte gehören.
Auch erforderliche Schutzmaßnahmen und Datensicherungen sollten vorbereitet werden.
Anschließend kann geprüft werden, ob die vorgesehenen Systeme grundsätzlich miteinander kommunizieren können.
Je nach Anwendung lassen sich bestimmte Funktionen bereits vor der eigentlichen Umstellung testen.
So können technische Probleme möglicherweise erkannt werden, bevor die Mitarbeiter auf die neue Umgebung angewiesen sind.
Die Vorbereitung dient dazu, möglichst viele Fragen zu klären, bevor der produktive Betrieb umgestellt wird.
Schritt 5: Anwendungen und Daten übertragen
Erst jetzt erfolgt die eigentliche Übertragung der vorgesehenen Systeme und Daten.
Wie das geschieht, hängt von der Anwendung und ihrer technischen Umgebung ab.
Manche Systeme können weitgehend übernommen werden.
Andere Anwendungen müssen neu installiert und anschließend mit den vorhandenen Daten verbunden werden.
Bei Datenbanken oder laufend veränderten Unternehmensdaten kann eine abgestimmte Vorgehensweise erforderlich sein.
Denn während der Übertragung arbeiten die Mitarbeiter möglicherweise weiterhin mit den bisherigen Systemen.
Es muss deshalb sichergestellt werden, dass zum Zeitpunkt der Umstellung ein konsistenter und verwendbarer Datenbestand zur Verfügung steht.
Die Datenübertragung ist ein wichtiger Teil der Migration. Sie ist aber nur dann erfolgreich, wenn die Anwendungen anschließend mit den richtigen Daten zuverlässig arbeiten.
Schritt 6: Funktionen testen und die Umstellung vorbereiten
Bevor die neue Umgebung vollständig genutzt wird, sollten die wesentlichen Funktionen geprüft werden.
Dabei geht es nicht nur darum, ob sich eine Anwendung öffnen lässt.
Entscheidend ist, ob die Mitarbeiter ihre tatsächlichen Aufgaben ausführen können.
Können Aufträge bearbeitet werden?
Funktionieren Schnittstellen zu anderen Systemen?
Sind die benötigten Daten vorhanden?
Können Dokumente gespeichert und wieder aufgerufen werden?
Und funktionieren die vorgesehenen Zugriffsrechte?
Je nach Anwendung sollten Mitarbeiter aus den betroffenen Fachbereichen in diese Prüfung einbezogen werden. Sinnvoll ist es, die wichtigsten Testfälle und die Voraussetzungen für die Freigabe der Umstellung vorher festzulegen.
Außerdem wird festgelegt, wann die produktive Umstellung erfolgen soll.
Dabei kann ein Termin außerhalb der regulären Arbeitszeit sinnvoll sein.
Das ist jedoch nicht bei jeder Anwendung notwendig oder möglich.
Eine erfolgreiche technische Übertragung ist noch kein Beleg dafür, dass alle Geschäftsprozesse funktionieren. Deshalb gehören fachliche Tests zur Vorbereitung.
Schritt 7: Der eigentliche Wechsel
Bei der produktiven Umstellung wechseln die Mitarbeiter von der bisherigen auf die neue Umgebung.
Je nach System kann das beispielsweise durch die Änderung von Verbindungen, die Anpassung von Zugängen oder die Aktivierung einer neuen Anwendung erfolgen.
In manchen Fällen ist eine kurze Unterbrechung erforderlich.
Bei anderen Anwendungen sind umfangreichere Arbeiten notwendig.
Deshalb sollte vorab geklärt sein, welche Einschränkungen zu erwarten sind.
Auch ein Rückfallverfahren kann sinnvoll sein. Dafür sollten Verantwortlichkeiten, Entscheidungskriterien und ein Zeitpunkt für die Entscheidung vorab festgelegt werden.
Dabei wird festgelegt, unter welchen Voraussetzungen die Umstellung abgebrochen und der bisherige Betrieb vorübergehend fortgesetzt werden kann.
Allerdings ist eine Rückkehr nicht bei jeder Anwendung jederzeit ohne Weiteres möglich.
Insbesondere dann nicht, wenn bereits produktive Daten in der neuen Umgebung verändert wurden.
Ein geplanter Wechsel berücksichtigt deshalb nicht nur den gewünschten Ablauf, sondern auch den Umgang mit unerwarteten Problemen.
Schritt 8: Den Betrieb nach der Migration begleiten
Mit der erfolgreichen Umstellung ist das Projekt noch nicht vollständig abgeschlossen.
In den ersten Tagen können Fragen auftreten, die während der Tests nicht erkennbar waren.
Vielleicht benötigt ein Mitarbeiter eine zusätzliche Berechtigung.
Vielleicht muss eine Verbindung angepasst werden.
Oder ein Arbeitsablauf funktioniert anders als zuvor.
Deshalb ist es sinnvoll, die neue Umgebung nach der Umstellung gezielt zu beobachten und auftretende Probleme zeitnah zu bearbeiten.
Auch die Dokumentation sollte aktualisiert werden. Zudem sollte geprüft werden, ob die vorgesehenen Datensicherungen und Wiederherstellungswege im neuen Betrieb tatsächlich funktionieren.
Dazu gehören beispielsweise die neue Systemstruktur, administrative Zuständigkeiten und die vereinbarten Betriebsabläufe.
Erst wenn die vorgesehenen Funktionen zuverlässig genutzt werden können und die laufende Betreuung geregelt ist, kann die Migration als abgeschlossen betrachtet werden.
Die Verantwortung endet nicht mit dem Umzug der Daten. Entscheidend ist, dass die neue IT-Umgebung im Alltag funktioniert.
Können Mitarbeiter während der Migration weiterarbeiten?
Häufig ist das zumindest über weite Teile des Projekts möglich.
Viele vorbereitende Arbeiten können durchgeführt werden, während die bisherigen Systeme weiterlaufen.
Ob und wie lange die eigentliche Umstellung den Geschäftsbetrieb beeinträchtigt, hängt von den betroffenen Anwendungen ab.
Manche Systeme benötigen ein festgelegtes Zeitfenster, in dem keine Änderungen vorgenommen werden dürfen.
Bei anderen lassen sich die Einschränkungen durch geeignete Verfahren reduzieren.
Eine vollständig unterbrechungsfreie Migration kann jedoch nicht pauschal zugesagt werden.
Entscheidend ist, mögliche Unterbrechungen frühzeitig zu erkennen, zu planen und mit den betroffenen Mitarbeitern abzustimmen.
[Können wir während des Cloud-Umzugs weiterarbeiten?]
Muss die gesamte IT gleichzeitig umziehen?
Nein.
Eine Cloud-Migration kann auch schrittweise erfolgen.
Das kann insbesondere bei Unternehmen sinnvoll sein, die mehrere Anwendungen mit unterschiedlichen Anforderungen nutzen.
Möglicherweise wird zunächst ein einzelner Server verlagert.
Weitere Systeme folgen später.
Manche Anwendungen bleiben dauerhaft im Unternehmen.
Allerdings muss bei einer schrittweisen Migration geprüft werden, wie die verbleibenden und die bereits verlagerten Systeme zusammenarbeiten.
Nicht jede technische Abhängigkeit lässt sich ohne Weiteres aufteilen.
Eine schrittweise Migration kann Risiken reduzieren und Veränderungen überschaubarer machen. Sie muss aber zur vorhandenen Systemstruktur passen.
[Muss die gesamte IT auf einmal in die Cloud?]
Ein Beispiel: Ein Unternehmen erneuert seine Serverumgebung
Stellen wir uns ein Unternehmen mit 35 Mitarbeitern vor.
Die vorhandenen Server sind mehrere Jahre alt.
Auf ihnen laufen eine zentrale Geschäftsanwendung, eine Datenbank und verschiedene gemeinsam genutzte Dateien.
Die Geschäftsführung möchte prüfen, ob die nächste Hardwareinvestition vermieden und stattdessen eine geeignete Cloud-Lösung genutzt werden kann.
Zunächst werden die vorhandenen Systeme und ihre Abhängigkeiten untersucht.
Dabei stellt sich heraus, dass die Geschäftsanwendung und ihre Datenbank eng miteinander verbunden sind.
Beide sollen deshalb gemeinsam betrachtet werden.
Die gemeinsam genutzten Dateien werden gesondert bewertet, weil möglicherweise bereits vorhandene Microsoft-365-Dienste genutzt werden können.
Anschließend wird die neue Umgebung vorbereitet.
Die Geschäftsanwendung wird getestet, die Mitarbeiterzugänge werden eingerichtet und ein Termin für die produktive Umstellung vereinbart.
Nach dem Wechsel wird geprüft, ob die wesentlichen Geschäftsprozesse wie vorgesehen funktionieren.
Erst danach wird entschieden, wann die bisherigen Server außer Betrieb genommen werden können.
Dieses Beispiel zeigt: Eine Migration ist nicht zwangsläufig ein einziger großer Umzug. Sie besteht aus mehreren Entscheidungen und aufeinander abgestimmten Schritten.
Das Beispiel dient der Veranschaulichung und beschreibt kein konkretes Kundenprojekt.
Welche Fehler sollten Unternehmen vermeiden?
Einige Probleme entstehen nicht durch die Cloud-Technologie selbst, sondern durch unzureichende Vorbereitung.
Dazu gehört beispielsweise, dass technische Abhängigkeiten übersehen werden.
Auch ungeklärte Lizenzbedingungen oder fehlende Abstimmungen mit Softwareherstellern können zu Schwierigkeiten führen.
Weitere Risiken entstehen, wenn Datensicherungen nicht ausreichend berücksichtigt werden oder Mitarbeiter erst unmittelbar vor der Umstellung informiert werden.
Besonders kritisch ist es, wenn der Erfolg der Migration ausschließlich daran gemessen wird, ob die neuen Server erreichbar sind.
Denn das eigentliche Ziel ist nicht ein funktionierender Server.
Es ist ein funktionierender Geschäftsbetrieb.
Eine Cloud-Migration sollte deshalb als Veränderung betrieblicher Abläufe geplant werden – nicht nur als technische Aufgabe.
Wie lange dauert eine Cloud-Migration?
Das hängt vom Umfang und von den beteiligten Anwendungen ab.
Ein einzelnes, technisch überschaubares System kann unter geeigneten Voraussetzungen relativ schnell verlagert werden.
Bei mehreren miteinander verbundenen Anwendungen, großen Datenbeständen oder besonderen Anforderungen kann die Vorbereitung und Durchführung deutlich mehr Zeit beanspruchen.
Auch die Verfügbarkeit von Softwareherstellern und die notwendigen Tests beeinflussen den Zeitplan.
Eine seriöse Einschätzung ist deshalb erst möglich, wenn die Ausgangssituation bekannt ist.
Die Dauer einer Migration lässt sich nicht allein aus der Anzahl der vorhandenen Server ableiten.
[Wie lange dauert der Wechsel in die Cloud?]
Wie begleitet novotec den Wechsel in die Cloud?
Wir von novotec beginnen nicht damit, vorhandene Server möglichst schnell in eine Cloud-Umgebung zu übertragen.
Zunächst möchten wir verstehen, welche Anwendungen Ihr Unternehmen benötigt und welche Anforderungen an den laufenden Betrieb bestehen.
Anschließend prüfen wir, welche Systeme für eine Verlagerung geeignet sind und welche besser am bisherigen Standort verbleiben sollten.
Für geeignete Cloud-Infrastruktur setzen wir auf Terra Cloud der WORTMANN-Gruppe.
Auf dieser Grundlage können wir die neue Umgebung planen, vorbereiten und die vereinbarten Migrationsarbeiten durchführen.
Dabei berücksichtigen wir auch die Zusammenarbeit mit Softwareherstellern und anderen beteiligten Dienstleistern.
Nach der Umstellung geht es darum, die neue Umgebung in die laufende IT-Betreuung zu übernehmen.
Unser Ziel ist nicht, dass Ihre Server möglichst schnell umziehen. Unser Ziel ist, dass Ihre Mitarbeiter nach dem Wechsel zuverlässig weiterarbeiten können.
Steht bei Ihnen ein Wechsel in die Cloud an?
Vielleicht müssen Ihre vorhandenen Server in absehbarer Zeit erneuert werden.
Vielleicht möchten Sie eine einzelne Geschäftsanwendung auslagern.
Oder Sie überlegen, Ihre IT schrittweise neu aufzustellen.
Dann sollte zunächst geklärt werden, welche Möglichkeiten bestehen und welche Veränderungen tatsächlich sinnvoll sind.
Weiterführende Informationen finden Sie hier:
[Können wir während des Cloud-Umzugs weiterarbeiten?]
[Muss die gesamte IT auf einmal in die Cloud?]
[Was passiert mit unseren alten Servern?]
[Wie lange dauert der Wechsel in die Cloud?]
Mit unserem Cloud-Check erhalten Sie eine erste Orientierung zu wichtigen Entscheidungsfaktoren.
Oder sprechen Sie mit uns über Ihre bestehende IT und die Möglichkeiten einer Migration.