Welche Faktoren den Zeitplan bestimmen – und warum eine sorgfältige Vorbereitung wichtiger ist als ein möglichst schneller Umzug.
Ein Unternehmen möchte seine vorhandenen Server durch eine Cloud-Lösung ersetzen.
Die grundsätzliche Entscheidung ist getroffen.
Jetzt möchte die Geschäftsführung wissen, wann die neue Umgebung einsatzbereit sein wird.
Dauert der Wechsel einige Tage?
Mehrere Wochen?
Oder muss mit einem längeren Projekt gerechnet werden?
Die Antwort hängt von der bestehenden IT und den Anforderungen des Unternehmens ab.
Denn eine Cloud-Migration besteht nicht nur aus der Übertragung von Daten.
Anwendungen müssen geprüft, Abhängigkeiten berücksichtigt und die neue Umgebung vorbereitet werden.
Anschließend muss sichergestellt sein, dass die Mitarbeiter mit den neuen Systemen arbeiten können.
Wie lange eine Migration dauert, lässt sich deshalb nicht allein aus der Anzahl der vorhandenen Server ableiten.
Warum gibt es keine allgemeingültige Migrationsdauer?
Jedes Unternehmen nutzt seine IT auf unterschiedliche Weise.
Manche betreiben nur eine einzelne Geschäftsanwendung auf einem eigenen Server.
Andere nutzen mehrere Systeme, die über Jahre miteinander verbunden wurden.
Vielleicht gibt es eine zentrale Datenbank.
Vielleicht müssen verschiedene Standorte angebunden werden.
Oder eine ältere Branchensoftware benötigt besondere technische Voraussetzungen.
Auch der Zustand der vorhandenen Dokumentation spielt eine Rolle.
Wenn die eingesetzten Anwendungen und ihre Abhängigkeiten bekannt sind, lässt sich die Migration häufig leichter planen.
Müssen diese Informationen zunächst ermittelt werden, entsteht zusätzlicher Aufwand.
Die Komplexität einer Migration ergibt sich vor allem aus den Anwendungen und ihren Abhängigkeiten – nicht aus der bloßen Anzahl der Server.
Welche Phasen bestimmen den Zeitplan?
Eine Cloud-Migration lässt sich grundsätzlich in mehrere Phasen unterteilen.
Dabei kann ein Teil der Arbeiten parallel erfolgen.
Andere Schritte bauen unmittelbar aufeinander auf.
1. Bestandsaufnahme
Zunächst wird geprüft, welche Systeme vorhanden sind und welche Aufgaben sie erfüllen.
Dabei werden Anwendungen, Datenbestände und technische Abhängigkeiten betrachtet.
Auch Anforderungen an Sicherheit, Verfügbarkeit und den laufenden Betrieb müssen berücksichtigt werden.
2. Planung
Auf Grundlage der Bestandsaufnahme wird entschieden, welche Systeme verlagert werden sollen.
Anschließend werden die neue Umgebung und der Ablauf der Migration geplant.
Dazu gehören auch notwendige Abstimmungen mit Softwareherstellern und anderen Beteiligten.
3. Vorbereitung
Die neue Infrastruktur wird bereitgestellt.
Benötigte Verbindungen, Berechtigungen und Schutzmaßnahmen werden eingerichtet.
Soweit möglich, werden Anwendungen und Daten bereits vorbereitet.
4. Tests
Vor der produktiven Umstellung werden die wichtigsten Funktionen geprüft.
Dabei sollten auch Mitarbeiter einbezogen werden, die täglich mit den Anwendungen arbeiten.
5. Produktive Umstellung
Zum vereinbarten Zeitpunkt erfolgt der Wechsel auf die neue Umgebung.
Je nach Anwendung können dafür geplante Unterbrechungen notwendig sein.
6. Nachbetreuung und Abschluss
Nach der Umstellung werden die Systeme im tatsächlichen Arbeitsalltag überprüft.
Anschließend können die bisherigen Server geordnet außer Betrieb genommen werden, sofern sie nicht mehr benötigt werden.
Die Dauer des gesamten Projekts ist deshalb nicht mit der Dauer der eigentlichen Datenübertragung gleichzusetzen.
Was beeinflusst die Dauer besonders stark?
Mehrere Faktoren können den Zeitplan wesentlich verändern.
Die eingesetzten Anwendungen
Eine moderne Anwendung, die für den Betrieb in einer Cloud-Umgebung vorgesehen ist, lässt sich möglicherweise vergleichsweise einfach verlagern.
Bei älterer oder speziell angepasster Software können zusätzliche Prüfungen notwendig sein.
Auch die Unterstützung durch den Hersteller kann entscheidend sein.
Die technischen Abhängigkeiten
Wenn mehrere Anwendungen miteinander verbunden sind, müssen diese Verbindungen bei der Migration berücksichtigt werden.
Je enger die Systeme zusammenarbeiten, desto wichtiger ist eine abgestimmte Vorgehensweise.
Die Datenmenge
Große Datenbestände benötigen Zeit für die Übertragung.
Dabei spielen auch die verfügbare Verbindung und das gewählte Übertragungsverfahren eine Rolle.
Allerdings bedeutet eine große Datenmenge nicht automatisch, dass die gesamte Übertragung während einer Betriebsunterbrechung stattfinden muss.
Die Qualität der vorhandenen Dokumentation
Sind Systeme, Zugänge und Schnittstellen nachvollziehbar dokumentiert, erleichtert das die Planung.
Fehlen wichtige Informationen, müssen diese möglicherweise zunächst ermittelt werden.
Die Verfügbarkeit der Beteiligten
Nicht alle Aufgaben können allein durch den IT-Dienstleister erledigt werden.
Manchmal werden Entscheidungen der Geschäftsführung benötigt.
In anderen Fällen müssen Softwarehersteller, Fachabteilungen oder externe Dienstleister mitwirken.
Auch deren Verfügbarkeit beeinflusst den Projektverlauf.
Ein realistischer Zeitplan berücksichtigt deshalb nicht nur technische Arbeiten, sondern auch Entscheidungen und notwendige Abstimmungen.
Wie lange dauert die eigentliche Umstellung?
Die produktive Umstellung kann wesentlich kürzer sein als das gesamte Migrationsprojekt.
Denn viele Arbeiten lassen sich vorbereiten, während die bisherigen Systeme weiterlaufen.
So kann beispielsweise die neue Infrastruktur bereits eingerichtet sein, bevor die Mitarbeiter auf sie wechseln.
Auch Anwendungen und Daten können unter geeigneten Voraussetzungen teilweise im Voraus übertragen werden.
Zum eigentlichen Umstellungstermin müssen dann nur noch die verbleibenden Schritte durchgeführt werden.
Bei anderen Anwendungen ist dagegen eine umfangreichere Unterbrechung notwendig.
Deshalb sollte zwischen zwei Zeitangaben unterschieden werden:
Projektdauer: Wie viel Zeit vergeht von der Bestandsaufnahme bis zum abgeschlossenen Wechsel?
Umstellungszeit: Wie lange benötigen die Arbeiten, während derer die betroffenen Anwendungen möglicherweise nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden können?
Diese beiden Zeiträume können erheblich voneinander abweichen.
Ein mehrwöchiges Migrationsprojekt bedeutet nicht automatisch, dass Mitarbeiter mehrere Wochen nicht arbeiten können.
Kann eine Migration am Wochenende durchgeführt werden?
Unter geeigneten Voraussetzungen ja.
Gerade bei Anwendungen, die während der regulären Geschäftszeiten ständig benötigt werden, kann ein Umstellungstermin am Abend oder Wochenende sinnvoll sein.
Allerdings muss der geplante Zeitraum für die notwendigen Arbeiten ausreichen.
Außerdem müssen die beteiligten Ansprechpartner erreichbar sein.
Dazu können beispielsweise der IT-Dienstleister, Mitarbeiter des Unternehmens und der Hersteller einer Geschäftsanwendung gehören.
Auch Funktionstests und mögliche Korrekturen benötigen Zeit.
Deshalb sollte ein Wochenende nicht allein deshalb gewählt werden, weil dann weniger Mitarbeiter arbeiten.
Entscheidend ist, ob sich die geplanten Arbeiten einschließlich Tests und möglicher Problemlösungen innerhalb des verfügbaren Zeitfensters zuverlässig durchführen lassen.
Was passiert, wenn sich eine Migration verzögert?
Nicht jede Verzögerung bedeutet, dass ein Projekt schlecht geplant wurde.
Während der Vorbereitung können technische Besonderheiten sichtbar werden, die zuvor nicht bekannt waren.
Auch notwendige Entscheidungen oder Abstimmungen mit Softwareherstellern können mehr Zeit benötigen als erwartet.
Wichtig ist deshalb, dass der Zeitplan nicht nur aus einem gewünschten Endtermin besteht.
Er sollte nachvollziehbare Zwischenschritte enthalten.
Dazu gehören beispielsweise der Abschluss der Bestandsaufnahme, die Bereitstellung der neuen Umgebung und die Freigabe der wesentlichen Funktionstests.
Wenn diese Schritte nicht rechtzeitig abgeschlossen sind, muss geprüft werden, ob der geplante Umstellungstermin noch sinnvoll ist.
Eine rechtzeitig verschobene Migration kann wirtschaftlich vernünftiger sein als ein überhasteter Wechsel mit vermeidbaren Betriebsstörungen.
Ein Beispiel: Die Server sollen vor Jahresende ersetzt werden
Stellen wir uns ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern vor.
Die vorhandenen Server müssen in absehbarer Zeit erneuert werden.
Die Geschäftsführung möchte deshalb prüfen, ob eine zentrale Geschäftsanwendung künftig in einer Cloud-Umgebung betrieben werden kann.
Als gewünschter Termin wird das Jahresende genannt.
Bei der Bestandsaufnahme stellt sich heraus, dass die Anwendung mit einer separaten Datenbank verbunden ist.
Außerdem muss der Softwarehersteller bestätigen, dass die vorgesehene Betriebsumgebung unterstützt wird.
Die neue Infrastruktur kann erst dann abschließend geplant werden, wenn diese Voraussetzungen geklärt sind.
Anschließend werden die Systeme vorbereitet und die wichtigsten Funktionen getestet.
Erst danach lässt sich der produktive Wechsel verbindlicher terminieren.
Möglicherweise kann die Umstellung innerhalb des gewünschten Zeitraums erfolgen.
Vielleicht wird aber auch deutlich, dass ein späterer Termin die bessere Entscheidung wäre.
Das Beispiel zeigt: Ein Wunschtermin ist ein sinnvoller Ausgangspunkt für die Planung. Er ersetzt jedoch nicht die Prüfung, ob die notwendigen Voraussetzungen rechtzeitig geschaffen werden können.
Dieses Beispiel dient der Veranschaulichung und beschreibt kein konkretes Kundenprojekt.
Warum sollte die Geschäftsführung frühzeitig eingebunden sein?
Eine Cloud-Migration ist nicht ausschließlich eine technische Aufgabe.
Sie betrifft möglicherweise wichtige Geschäftsprozesse und die tägliche Arbeit der Mitarbeiter.
Deshalb müssen bestimmte Entscheidungen auf Unternehmensebene getroffen werden.
Dazu gehört beispielsweise, welche Anwendungen zuerst verlagert werden sollen.
Auch die Auswahl geeigneter Umstellungstermine kann eine Abstimmung mit der Geschäftsführung oder den betroffenen Fachabteilungen erfordern.
Wenn zusätzliche Leistungen oder Anpassungen notwendig werden, müssen diese möglicherweise freigegeben werden.
Verzögerungen entstehen deshalb nicht nur durch technische Probleme.
Auch ausstehende Entscheidungen können den Zeitplan beeinflussen.
Je früher die betrieblichen Anforderungen und Entscheidungswege geklärt sind, desto verlässlicher lässt sich die Migration planen.
Wie lässt sich der Zeitplan verlässlicher gestalten?
Eine gute Planung beginnt mit einer möglichst vollständigen Bestandsaufnahme.
Anschließend sollten die wesentlichen technischen und organisatorischen Voraussetzungen geklärt werden.
Dazu gehören insbesondere die Eignung der Anwendungen, vorhandene Abhängigkeiten und notwendige Abstimmungen mit Softwareherstellern.
Auch die vorgesehenen Tests und die Verfügbarkeit der beteiligten Mitarbeiter müssen berücksichtigt werden.
Sinnvoll ist außerdem, klare Entscheidungspunkte festzulegen.
So lässt sich vor der produktiven Umstellung prüfen, ob die notwendigen Voraussetzungen erfüllt sind.
Ein realistischer Zeitplan ist nicht der kürzeste denkbare Ablauf. Er ist ein Ablauf, der die wesentlichen Risiken und Abhängigkeiten berücksichtigt.
Kann eine schrittweise Migration schneller sein?
Das hängt von der Ausgangssituation ab.
Wenn mehrere weitgehend unabhängige Anwendungen vorhanden sind, kann ein schrittweises Vorgehen sinnvoll sein.
Einzelne Systeme können dann möglicherweise früher in Betrieb genommen werden.
Andere folgen später.
Allerdings verlängert sich dadurch unter Umständen die gesamte Übergangsphase.
Auch zusätzliche Kosten für den parallelen Betrieb alter und neuer Infrastruktur können entstehen.
Deshalb sollte zwischen dem Zeitpunkt der ersten nutzbaren Cloud-Anwendung und dem vollständigen Abschluss des Migrationsprojekts unterschieden werden.
Ein schrittweiser Wechsel kann einzelne Ergebnisse früher verfügbar machen. Er verkürzt aber nicht zwangsläufig die Gesamtdauer.
[Muss die gesamte IT auf einmal in die Cloud?]
Wann sollte mit der Planung begonnen werden?
Am besten nicht erst dann, wenn der bisherige Server dringend ersetzt werden muss.
Eine anstehende Hardwareerneuerung ist ein guter Anlass, die zukünftige IT-Umgebung zu prüfen.
Allerdings sollte für diese Entscheidung ausreichend Zeit bleiben.
Denn möglicherweise stellt sich heraus, dass eine Cloud-Lösung sinnvoll ist.
Vielleicht ist aber auch ein neuer eigener Server oder eine Kombination beider Betriebsmodelle die bessere Wahl.
Wenn die Entscheidung unter erheblichem Zeitdruck getroffen werden muss, bleiben für diese Prüfung weniger Möglichkeiten.
Wer sich frühzeitig mit der Zukunft seiner Server beschäftigt, schafft mehr Handlungsspielraum für eine fundierte Entscheidung.
Wie unterstützt novotec bei der Zeitplanung?
Wir von novotec beginnen mit der Frage, welche Systeme Ihr Unternehmen nutzt und welche Anforderungen an den laufenden Betrieb bestehen.
Anschließend prüfen wir, welche Anwendungen für eine Migration geeignet sind und welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen.
Auf dieser Grundlage können wir den notwendigen Projektumfang und einen realistischen Ablauf erarbeiten.
Für geeignete Cloud-Infrastruktur setzen wir auf Terra Cloud der WORTMANN-Gruppe.
Dabei berücksichtigen wir auch erforderliche Abstimmungen mit Softwareherstellern und anderen Beteiligten.
Wichtig ist uns, dass die produktive Umstellung erst dann erfolgt, wenn die vorgesehenen Voraussetzungen und Prüfungen ausreichend erfüllt sind.
Unser Ziel ist nicht der schnellstmögliche Umzug um jeden Preis. Unser Ziel ist ein planbarer Wechsel, bei dem die betrieblichen Anforderungen berücksichtigt werden.
Wann könnte Ihr Unternehmen in die Cloud wechseln?
Vielleicht steht die Erneuerung Ihrer Server bevor.
Vielleicht möchten Sie eine bestimmte Anwendung künftig in einer Cloud-Umgebung betreiben.
Oder Sie benötigen eine erste Einschätzung, welcher zeitliche Aufwand mit einer möglichen Migration verbunden wäre.
Dann lohnt sich eine frühzeitige Betrachtung Ihrer bestehenden IT.
Weiterführende Informationen finden Sie hier:
[Wie läuft eine Cloud-Migration ab?]
[Können wir während des Cloud-Umzugs weiterarbeiten?]
[Muss die gesamte IT auf einmal in die Cloud?]
[Was passiert mit unseren alten Servern?]
Mit unserem Cloud-Check erhalten Sie eine erste Orientierung zu wichtigen Entscheidungsfaktoren.
Oder sprechen Sie mit uns über Ihre geplante Migration und mögliche Zeiträume.