Warum Daten in der Cloud nicht automatisch gesichert sind – und worauf Geschäftsführer bei der Datensicherung achten sollten.
Ein Mitarbeiter löscht versehentlich einen wichtigen Ordner.
Eine Geschäftsanwendung überschreibt Daten, die eigentlich noch benötigt werden.
Oder ein Cyberangriff führt dazu, dass Informationen verschlüsselt oder unbrauchbar werden.
Solche Situationen können für ein Unternehmen erhebliche Folgen haben.
Aufträge lassen sich möglicherweise nicht mehr bearbeiten.
Wichtige Dokumente fehlen.
Und Mitarbeiter können ihre Aufgaben nur eingeschränkt erledigen.
Viele Geschäftsführer gehen davon aus, dass ihre Daten in der Cloud grundsätzlich gut geschützt sind.
Doch dabei werden zwei unterschiedliche Dinge häufig miteinander verwechselt:
Die Verfügbarkeit einer Cloud-Umgebung und die Möglichkeit, verlorene oder beschädigte Daten wiederherzustellen.
Eine professionelle Cloud-Infrastruktur kann Maßnahmen zur Verbesserung der Verfügbarkeit bieten.
Das bedeutet aber nicht automatisch, dass sämtliche Daten jederzeit in einem früheren Zustand wiederhergestellt werden können.
Dafür wird ein geeignetes Datensicherungskonzept benötigt.
Was bedeutet Cloud-Backup?
Ein Cloud-Backup ist eine Datensicherung, bei der Sicherungsdaten in einer Cloud-Umgebung gespeichert werden.
Je nach Lösung können beispielsweise Server, Dateien, Datenbanken oder Daten bestimmter Cloud-Dienste gesichert werden.
Das Ziel besteht darin, Informationen nach einem Verlust oder einer Beschädigung wiederherstellen zu können.
Dabei ist wichtig, welche Daten tatsächlich gesichert werden.
Ebenso entscheidend sind die Häufigkeit der Sicherungen, die Aufbewahrungsdauer und die vorgesehenen Wiederherstellungsmöglichkeiten.
Ein Backup ist nicht allein deshalb sinnvoll, weil irgendwo eine Kopie der Daten existiert. Entscheidend ist, ob die benötigten Informationen im Ernstfall zuverlässig wiederhergestellt werden können.
Sind Daten in der Cloud nicht ohnehin geschützt?
Cloud-Anbieter betreiben ihre Infrastruktur häufig mit Maßnahmen, die Ausfälle begrenzen oder die Verfügbarkeit verbessern sollen.
Dazu können beispielsweise redundante Komponenten oder besondere Betriebsverfahren gehören.
Welche Maßnahmen tatsächlich vorhanden sind, hängt vom Anbieter und dem gebuchten Angebot ab.
Diese Maßnahmen erfüllen jedoch eine andere Aufgabe als eine Datensicherung.
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter eine Datei versehentlich löscht, hilft die Verfügbarkeit der zugrunde liegenden Infrastruktur allein nicht weiter.
Auch eine fehlerhafte Änderung an einer Datenbank kann sich auf einem technisch einwandfrei funktionierenden Cloud-Server auswirken.
Eine verfügbare Infrastruktur schützt nicht automatisch vor dem Verlust oder der unbeabsichtigten Veränderung von Daten.
Was ist der Unterschied zwischen Backup und Verfügbarkeit?
Die beiden Begriffe werden im Alltag häufig gleichgesetzt.
Dabei beantworten sie unterschiedliche Fragen.
Verfügbarkeit bedeutet: Können Mitarbeiter die benötigten Systeme und Anwendungen nutzen?
Datensicherung bedeutet: Können benötigte Daten nach einem Verlust oder einer Beschädigung wiederhergestellt werden?
Ein System kann technisch verfügbar sein, obwohl wichtige Daten fehlen.
Umgekehrt können vollständige Datensicherungen vorhanden sein, während die produktive Anwendung aufgrund einer Störung vorübergehend nicht erreichbar ist.
Deshalb benötigen Unternehmen eine Betrachtung beider Bereiche.
Ein Backup ersetzt keine Maßnahmen zur Verfügbarkeit. Und eine hochverfügbare Umgebung ersetzt kein Backup.
Welche Daten sollten Unternehmen sichern?
Das hängt davon ab, welche Informationen für den Geschäftsbetrieb wichtig sind.
Dazu können beispielsweise gehören:
Daten zentraler Geschäftsanwendungen
Datenbanken
Gemeinsame Unternehmensdateien
Wichtige Dokumente und Vertragsunterlagen
E-Mails und weitere Daten aus Cloud-Diensten
Bestimmte Systemkonfigurationen, die für eine Wiederherstellung benötigt werden
Nicht jeder Datenbestand benötigt zwangsläufig dieselbe Sicherungshäufigkeit oder Aufbewahrungsdauer.
Bei einer zentralen Geschäftsanwendung können andere Anforderungen bestehen als bei selten genutzten Archivdaten.
Deshalb sollte zunächst geklärt werden, welche Informationen das Unternehmen benötigt und welche Folgen ein Verlust hätte.
Ein sinnvolles Backup-Konzept orientiert sich an der Bedeutung der Daten für das Unternehmen – nicht ausschließlich an ihrer Menge.
Wie häufig müssen Daten gesichert werden?
Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht.
Entscheidend ist, wie viele Datenänderungen ein Unternehmen im Ernstfall verlieren könnte, ohne dass daraus unvertretbare Folgen entstehen.
Stellen wir uns eine Geschäftsanwendung vor, in der täglich zahlreiche Aufträge erfasst werden.
Wenn die letzte verwendbare Sicherung vom Vorabend stammt, könnten die seitdem vorgenommenen Änderungen fehlen.
Bei anderen Anwendungen kann ein größerer zeitlicher Abstand zwischen den Sicherungen ausreichend sein.
Deshalb sollte für wichtige Systeme festgelegt werden, welcher maximale Datenverlust akzeptabel ist.
In der IT wird dafür häufig der Begriff Recovery Point Objective, kurz RPO, verwendet.
Für die Geschäftsführung ist vor allem die praktische Frage entscheidend:
Wie viele Stunden oder Minuten an Datenänderungen könnten wir im Ernstfall verkraften?
Aus der Antwort ergeben sich Anforderungen an das Sicherungskonzept.
Wie schnell müssen unsere Daten wiederhergestellt werden können?
Neben dem möglichen Datenverlust spielt auch die Dauer der Wiederherstellung eine wichtige Rolle.
Wenn eine zentrale Anwendung ausfällt, kann eine längere Unterbrechung erhebliche betriebliche Folgen haben.
Andere Systeme sind möglicherweise weniger zeitkritisch.
Deshalb sollte geklärt werden, innerhalb welchen Zeitraums eine Anwendung nach einer Störung wieder nutzbar sein muss.
In der IT wird dafür häufig der Begriff Recovery Time Objective, kurz RTO, verwendet.
Dabei handelt es sich um ein Planungsziel, nicht automatisch um eine garantierte Wiederherstellungszeit.
Denn die tatsächliche Dauer hängt unter anderem von der Art des Vorfalls, dem Umfang der Daten und der verfügbaren Wiederherstellungsumgebung ab.
Für Geschäftsführer ist die entscheidende Frage: Wie lange kann unser Unternehmen ohne eine bestimmte Anwendung arbeiten?
Reicht es aus, die Daten einmal täglich zu sichern?
Das kann für bestimmte Anwendungen ausreichend sein.
Für andere möglicherweise nicht.
Entscheidend ist, wie häufig sich die Daten verändern und welche Folgen ein Verlust hätte.
Wenn beispielsweise nur wenige Änderungen pro Tag stattfinden, kann eine tägliche Sicherung den Anforderungen entsprechen.
Werden dagegen fortlaufend Aufträge, Buchungen oder andere wichtige Informationen verarbeitet, können häufigere Sicherungen erforderlich sein.
Dabei muss auch berücksichtigt werden, ob die eingesetzte Anwendung geeignete Sicherungsverfahren unterstützt.
Nicht die übliche Sicherungshäufigkeit sollte den Maßstab bilden. Entscheidend ist der tatsächliche Wiederherstellungsbedarf des Unternehmens.
Was passiert bei einem Cyberangriff?
Ein Cyberangriff kann nicht nur die produktiven Systeme betreffen.
Unter bestimmten Umständen können auch Datensicherungen angegriffen, gelöscht oder verschlüsselt werden.
Deshalb sollte ein Backup-Konzept berücksichtigen, wie Sicherungen gegen unberechtigte Veränderungen geschützt werden.
Je nach Lösung können beispielsweise getrennte Zugriffsrechte, geeignete Aufbewahrungsmechanismen oder besonders geschützte Sicherungskopien eine Rolle spielen.
Wichtig ist außerdem, dass eine Wiederherstellung nicht dazu führt, dass kompromittierte Systeme ungeprüft erneut in Betrieb genommen werden.
Nach einem Sicherheitsvorfall kann deshalb eine zusätzliche Prüfung erforderlich sein.
Ein Backup ist ein wichtiger Bestandteil der Vorsorge gegen Datenverlust. Es ersetzt aber keine Maßnahmen zur Verhinderung und Bewältigung von Cyberangriffen.
Können wir mit einem Backup den gesamten Server wiederherstellen?
Das hängt von der eingesetzten Lösung und der Art der Sicherung ab.
Manche Verfahren sichern einzelne Dateien oder bestimmte Anwendungsdaten.
Andere können vollständige Serverumgebungen oder relevante Systembestandteile erfassen.
Welche Wiederherstellungsmöglichkeiten tatsächlich bestehen, muss vorab geklärt werden.
Denn die Wiederherstellung einzelner Dokumente unterscheidet sich erheblich vom erneuten Bereitstellen einer vollständigen Geschäftsanwendung.
Dabei können auch Lizenzen, Datenbanken und technische Abhängigkeiten eine Rolle spielen.
Ein Unternehmen sollte wissen, ob es im Ernstfall nur einzelne Dateien oder auch ganze Anwendungen und Systeme wiederherstellen kann.
Benötigen wir für Microsoft 365 eine zusätzliche Datensicherung?
Microsoft 365 bietet verschiedene Funktionen zur Aufbewahrung und Wiederherstellung von Daten.
Welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen, hängt unter anderem vom jeweiligen Dienst und den gebuchten Leistungen ab.
Diese Funktionen sollten jedoch mit den Anforderungen des Unternehmens abgeglichen werden.
Dabei kann sich herausstellen, dass eine zusätzliche, unabhängig verwaltete Backup-Lösung sinnvoll ist.
Das betrifft beispielsweise die gewünschte Aufbewahrungsdauer oder bestimmte Wiederherstellungsszenarien.
Eine pauschale Aussage, dass Microsoft 365 grundsätzlich keine Datensicherung bietet, wäre ebenso unzutreffend wie die Annahme, dass sämtliche Anforderungen automatisch erfüllt sind.
Entscheidend ist, welche Wiederherstellungsmöglichkeiten Ihr Unternehmen benötigt und ob diese durch die vorhandenen Leistungen ausreichend abgedeckt werden.
[Microsoft 365 & Cloud-Dienste für Unternehmen]
Müssen Datensicherungen am gleichen Standort liegen wie die produktiven Daten?
Nicht zwangsläufig.
Bei der Planung sollte berücksichtigt werden, welche Risiken entstehen, wenn produktive Systeme und Datensicherungen von derselben Störung betroffen sind.
Deshalb kann es sinnvoll sein, Sicherungen getrennt von der produktiven Umgebung aufzubewahren.
Dabei geht es nicht ausschließlich um die geografische Entfernung.
Auch technische und organisatorische Trennung, Zugriffsrechte und der Schutz vor unberechtigten Veränderungen spielen eine Rolle.
Welche Lösung geeignet ist, hängt von den Anforderungen und den verfügbaren Sicherungsverfahren ab.
Wichtig ist, dass ein einzelner Vorfall möglichst nicht gleichzeitig die produktiven Daten und sämtliche verwendbaren Sicherungen unbrauchbar macht.
Wo werden die gesicherten Daten gespeichert?
Bei einem Cloud-Backup werden die Sicherungsdaten in einer externen Umgebung aufbewahrt.
Dabei sollte geklärt werden, welcher Anbieter die Speicherung übernimmt und welche Speicherorte vorgesehen sind.
Auch vertragliche Regelungen und Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit sind relevant.
Bei besonders schutzbedürftigen Daten können zusätzliche Anforderungen entstehen.
Deshalb sollte die Auswahl einer Backup-Lösung nicht allein vom Speicherpreis abhängen.
Der Speicherort ist ein wichtiger Entscheidungsfaktor. Ebenso wichtig sind jedoch der Schutz der Sicherungen und ihre tatsächliche Wiederherstellbarkeit.
Warum sollten Datensicherungen regelmäßig getestet werden?
Ein erfolgreich gemeldeter Sicherungsvorgang bedeutet nicht automatisch, dass die benötigten Daten im Ernstfall vollständig und innerhalb des gewünschten Zeitraums wiederhergestellt werden können.
Deshalb sollten Wiederherstellungen in geeigneten Abständen überprüft werden.
Dabei kann beispielsweise getestet werden, ob einzelne Dateien wiederhergestellt werden können.
Bei besonders wichtigen Anwendungen können weitergehende Prüfungen sinnvoll sein.
Auch die benötigte Zeit für eine Wiederherstellung sollte berücksichtigt werden.
Solche Tests helfen dabei, Probleme zu erkennen, bevor ein tatsächlicher Datenverlust eintritt.
Ein Backup, dessen Wiederherstellung nie überprüft wurde, bietet weniger Gewissheit als eine regelmäßig getestete Datensicherung.
Ein Beispiel: Die Warenwirtschaft ist plötzlich nicht mehr nutzbar
Stellen wir uns ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern vor.
Die Warenwirtschaft wird täglich für Aufträge, Bestellungen und Rechnungen genutzt.
Die Anwendung läuft auf einem Cloud-Server.
Durch einen technischen oder menschlichen Fehler wird ein wichtiger Datenbestand beschädigt.
Der Cloud-Server selbst ist weiterhin erreichbar.
Die Anwendung kann jedoch nicht mehr ordnungsgemäß genutzt werden.
Nun kommt es darauf an, welche Datensicherungen vorhanden sind.
Wurde der benötigte Datenbestand in einem geeigneten Zustand gesichert?
Wie aktuell ist die letzte verwendbare Sicherung?
Und wie lange dauert es, bis die Anwendung wieder produktiv genutzt werden kann?
Vielleicht lassen sich die Daten innerhalb eines vertretbaren Zeitraums wiederherstellen.
Vielleicht zeigt sich aber auch, dass die vorhandene Sicherungshäufigkeit nicht zu den Anforderungen des Unternehmens passt.
Das Beispiel zeigt: Nicht der Standort des Servers entscheidet darüber, wie gut ein Unternehmen auf Datenverlust vorbereitet ist. Entscheidend ist das Sicherungs- und Wiederherstellungskonzept.
Dieses Beispiel dient der Veranschaulichung und beschreibt kein konkretes Kundenprojekt.
Wer ist für das Cloud-Backup verantwortlich?
Das hängt vom gewählten Betriebsmodell und den vertraglich vereinbarten Leistungen ab.
Ein Cloud-Anbieter kann Infrastruktur und gegebenenfalls bestimmte Sicherungsfunktionen bereitstellen.
Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass sämtliche Anwendungen und Daten nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens gesichert werden.
Deshalb muss geklärt werden, wer das Backup-Konzept festlegt.
Ebenso wichtig ist, wer die Sicherungen überwacht, Wiederherstellungen durchführt und auftretende Probleme bearbeitet.
Auch die Verantwortung für regelmäßige Tests sollte eindeutig geregelt sein.
Eine Datensicherung ist nur dann sinnvoll organisiert, wenn nicht nur die Technik, sondern auch die Zuständigkeiten geklärt sind.
Wie unterstützt novotec bei Cloud-Backups?
Wir von novotec betrachten zunächst, welche Daten und Anwendungen für Ihr Unternehmen wichtig sind.
Dabei möchten wir verstehen, welche Folgen ein Datenverlust oder eine längere Unterbrechung hätte.
Auf dieser Grundlage können geeignete Anforderungen an die Sicherungshäufigkeit, Aufbewahrung und Wiederherstellung festgelegt werden.
Anschließend prüfen wir, welche Backup-Lösung zu den eingesetzten Systemen passt.
Dabei berücksichtigen wir sowohl eigene Server als auch geeignete Cloud-Umgebungen und Cloud-Dienste.
Für unsere Cloud-Infrastruktur setzen wir auf Terra Cloud der WORTMANN-Gruppe.
Welche Sicherungsleistungen benötigt werden, hängt jedoch von den konkreten Anwendungen und den vereinbarten Betriebsleistungen ab.
Unser Ziel ist nicht, möglichst viele Sicherungskopien zu erzeugen. Entscheidend ist, dass wichtige Unternehmensdaten im Ernstfall entsprechend den vereinbarten Anforderungen wiederhergestellt werden können.
Ist Ihre Datensicherung auf den Ernstfall vorbereitet?
Vielleicht werden Ihre Server bereits regelmäßig gesichert.
Vielleicht nutzen Sie Microsoft 365 und verlassen sich auf die vorhandenen Wiederherstellungsfunktionen.
Oder Sie möchten prüfen, ob Ihre Datensicherung den heutigen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Dann lohnt sich eine Betrachtung der wichtigsten Anwendungen und ihrer Wiederherstellungsmöglichkeiten.
Weiterführende Informationen finden Sie hier:
[Sind Unternehmensdaten in der Cloud wirklich sicher?]
[Was passiert, wenn die Cloud ausfällt?]
[Microsoft 365 & Cloud-Dienste für Unternehmen]
[Cloud-Server für Unternehmen]
Mit unserem Cloud-Check erhalten Sie eine erste Orientierung zu wichtigen Entscheidungsfaktoren.
Oder sprechen Sie mit uns über Ihre Datensicherung und die Anforderungen an eine zuverlässige Wiederherstellung.