Ja, manchmal. Entscheidend ist jedoch nicht, was früher üblich war, sondern welche Aufgaben die IT heute erfüllen muss.
Über viele Jahre war ein eigener Server für Unternehmen nahezu selbstverständlich.
Dort lagen wichtige Dateien, Geschäftsanwendungen und häufig auch die E-Mails. Wer mehrere Mitarbeiter hatte, benötigte meist eine zentrale technische Infrastruktur im eigenen Unternehmen.
Heute ist das anders.
Viele Aufgaben lassen sich über Cloud-Dienste erledigen. Anwendungen können auf externen Servern betrieben werden. Dokumente müssen nicht mehr zwangsläufig auf einem eigenen Dateiserver liegen.
Damit stellt sich eine berechtigte Frage:
Braucht unser Unternehmen überhaupt noch einen eigenen Server – oder betreiben wir ihn hauptsächlich deshalb, weil wir es schon immer so gemacht haben?
Die Antwort hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab – nicht davon, ob eine Technologie als modern oder überholt gilt.
Warum hatten Unternehmen bisher eigene Server?
Ein eigener Server übernimmt Aufgaben, die mehrere Mitarbeiter oder Anwendungen gemeinsam benötigen.
Er kann beispielsweise Dateien zentral bereitstellen, Geschäftsanwendungen betreiben, Benutzer verwalten oder bestimmte Datenbanken zur Verfügung stellen.
Früher mussten viele dieser Aufgaben direkt im Unternehmen erledigt werden, weil geeignete externe Alternativen fehlten oder technisch nur eingeschränkt nutzbar waren.
Ein eigener Server war deshalb oft die naheliegende Lösung.
Heute können viele dieser Aufgaben auch anders bereitgestellt werden.
E-Mail und Zusammenarbeit lassen sich beispielsweise über Microsoft 365 organisieren. Geschäftsanwendungen können auf Cloud-Servern laufen. Andere Programme werden vom Hersteller direkt als Online-Dienst angeboten.
Die Aufgaben sind geblieben. Aber für ihre Erfüllung wird nicht immer eigene Serverhardware benötigt.
Welche Aufgaben übernimmt Ihr Server heute tatsächlich?
Bevor über eine Neuanschaffung entschieden wird, sollte geklärt werden, wofür der vorhandene Server überhaupt genutzt wird.
Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht immer.
Gerade in Unternehmen, deren IT über viele Jahre gewachsen ist, laufen auf Servern häufig unterschiedliche Dienste, deren Bedeutung nicht auf den ersten Blick erkennbar ist.
Manche sind für den Geschäftsbetrieb unverzichtbar.
Andere werden möglicherweise kaum noch genutzt.
Wieder andere könnten inzwischen durch geeignete Cloud-Dienste ersetzt werden.
Deshalb lohnt sich eine Bestandsaufnahme.
Dabei geht es um Fragen wie:
Welche Anwendungen laufen auf dem Server?
Welche Mitarbeiter und Arbeitsabläufe sind davon abhängig?
Welche Daten werden dort gespeichert?
Gibt es Verbindungen zu Maschinen, Geräten oder anderen Systemen?
Welche Aufgaben könnten auch anders bereitgestellt werden?
Welche Systeme müssen weiterhin direkt am Unternehmensstandort verfügbar sein?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich sinnvoll über die Zukunft der eigenen Server entscheiden.
Wann ist ein eigener Server weiterhin sinnvoll?
Es gibt gute Gründe, bestimmte IT-Systeme weiterhin im eigenen Unternehmen zu betreiben.
1. Wenn Anwendungen auf kurze Wege zu lokalen Systemen angewiesen sind
Manche Fachanwendungen sind auf bestimmte technische Umgebungen angewiesen.
Das betrifft beispielsweise Software, die eng mit Produktionsanlagen, Messgeräten oder anderen Systemen am Unternehmensstandort zusammenarbeitet.
Wenn diese Anwendungen eine besonders direkte oder schnelle Verbindung benötigen, kann ein lokaler Server Vorteile bieten.
Allerdings sollte geprüft werden, ob diese Anforderungen tatsächlich bestehen oder lediglich aus einer früheren technischen Konzeption stammen.
2. Wenn der Betrieb unabhängig von der Internetverbindung möglich sein muss
Unternehmen, deren Mitarbeiter auf lokale Anwendungen zugreifen, können unter bestimmten Voraussetzungen auch bei einer Störung der Internetverbindung weiterarbeiten.
Das kann ein wichtiger Vorteil sein.
Allerdings gilt dies nur, wenn die benötigten Anwendungen, Benutzeranmeldungen und weiteren Abhängigkeiten ebenfalls lokal verfügbar sind.
Ein eigener Server garantiert also nicht automatisch, dass bei einem Internetausfall sämtliche Arbeitsabläufe funktionieren.
3. Wenn vorhandene Hardware wirtschaftlich weitergenutzt werden kann
Ein Server, der zuverlässig arbeitet, ausreichend leistungsfähig ist und weiterhin sicher betrieben werden kann, muss nicht allein deshalb ersetzt werden, weil Cloud verfügbar ist.
Wenn keine größeren Investitionen anstehen und die vorhandene Infrastruktur den Anforderungen entspricht, kann ein Weiterbetrieb sinnvoll sein.
Dabei sollten allerdings Alter, Wartungsmöglichkeiten, Sicherheitsupdates und das Ausfallrisiko berücksichtigt werden.
4. Wenn spezielle Hardware oder Schnittstellen erforderlich sind
Bestimmte Anwendungen benötigen spezielle Hardware, Schnittstellen oder Konfigurationen.
In solchen Fällen kann ein eigener Server einfacher oder wirtschaftlicher sein als eine externe Lösung.
Das muss im Einzelfall geprüft werden.
Ein eigener Server ist keine veraltete Lösung, solange er eine betriebliche Aufgabe zuverlässig und wirtschaftlich erfüllt.
Wann wird ein eigener Server möglicherweise überflüssig?
Ebenso gibt es Situationen, in denen Unternehmen ihre eigene Serverhardware kaum noch benötigen.
Wenn die wichtigsten Anwendungen bereits Cloud-Dienste sind
Nutzt ein Unternehmen beispielsweise Microsoft 365 für E-Mail und Zusammenarbeit und werden weitere Geschäftsanwendungen direkt über ihre Hersteller bereitgestellt, können die verbleibenden Aufgaben eines eigenen Servers gering sein.
Dann lohnt sich die Frage, ob der Aufwand für den weiteren Betrieb noch gerechtfertigt ist.
Wenn eine Servererneuerung bevorsteht
Steht eine größere Ersatzinvestition an, bietet sich ein guter Zeitpunkt für eine grundsätzliche Prüfung.
Statt automatisch neue Hardware anzuschaffen, kann untersucht werden, ob die bisherigen Aufgaben künftig anders bereitgestellt werden sollten.
Wenn mehrere Standorte oder flexible Arbeitsplätze unterstützt werden müssen
Ein eigener Server an einem Standort kann auch für andere Standorte erreichbar gemacht werden.
Je nach Anforderungen kann eine zentral bereitgestellte Cloud-Umgebung jedoch Vorteile bei Zugriff, Erweiterung und Betrieb bieten.
Wenn der Betrieb eigener Hardware zu aufwendig wird
Eigene Server benötigen Platz, Strom, geeignete Umgebungsbedingungen, Wartung und regelmäßige Erneuerung.
Diese Aufgaben lassen sich an einen IT-Dienstleister übertragen. Die Infrastruktur bleibt aber weiterhin im Unternehmen.
Bei einer Cloud-Lösung können bestimmte Aufgaben des physischen Betriebs entfallen.
Die entscheidende Frage ist deshalb nicht nur, ob ein eigener Server noch funktioniert, sondern ob er für die benötigten Aufgaben weiterhin die sinnvollste Lösung ist.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen nutzt seinen Server nur noch für wenige Aufgaben
Stellen wir uns ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern vor.
Vor einigen Jahren wurden E-Mails, gemeinsame Dateien und eine kaufmännische Anwendung auf einem eigenen Server betrieben.
Inzwischen nutzt das Unternehmen Microsoft 365 für E-Mail und Zusammenarbeit.
Auch die kaufmännische Anwendung wurde auf eine Online-Lösung des Herstellers umgestellt.
Der bisherige Server ist weiterhin vorhanden.
Er übernimmt allerdings nur noch einzelne Aufgaben, die möglicherweise auch anders organisiert werden könnten.
Die Geschäftsführung steht nun vor der Frage, ob der Server bei der nächsten Erneuerung ersetzt werden muss.
Die richtige Antwort lautet nicht automatisch Nein.
Zunächst müsste geprüft werden, welche Funktionen noch benötigt werden, welche technischen Abhängigkeiten bestehen und welche Alternativen verfügbar sind.
Möglicherweise kann der Server anschließend vollständig entfallen.
Vielleicht bleibt eine kleine lokale Lösung erforderlich.
Das Beispiel zeigt: Ein Unternehmen kann über Jahre immer weniger eigene Serverleistungen benötigen, ohne dass dies im Alltag unmittelbar auffällt.
Bedeutet ein eigener Server mehr Kontrolle über die Unternehmensdaten?
Ein eigener Server vermittelt häufig ein Gefühl von Kontrolle.
Die Hardware steht im eigenen Gebäude. Man weiß, wo sie sich befindet, und kann den physischen Zugang selbst regeln.
Das kann ein Vorteil sein.
Allerdings bedeutet die räumliche Nähe nicht automatisch, dass Daten besser geschützt sind.
Auch eigene Server müssen gegen unbefugten Zugriff, technische Defekte, Schadsoftware und andere Risiken abgesichert werden.
Datensicherungen müssen erstellt, überprüft und gegebenenfalls außerhalb des Unternehmens aufbewahrt werden.
Bei Cloud-Lösungen befinden sich die Systeme dagegen in der Infrastruktur eines externen Anbieters.
Dafür müssen vertragliche, technische und organisatorische Regelungen sorgfältig geprüft werden.
Kontrolle entsteht nicht allein durch den Standort eines Servers, sondern durch klare Zuständigkeiten, geeignete Schutzmaßnahmen und die tatsächlichen Möglichkeiten, auf Ihre Daten zuzugreifen und über sie zu verfügen.
Ist ein eigener Server langfristig günstiger?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten.
Bei einem eigenen Server entstehen häufig größere Anschaffungskosten und anschließend laufende Ausgaben für Betrieb, Wartung, Energie, Datensicherung und Betreuung.
Cloud-Lösungen werden dagegen häufig über regelmäßige Nutzungsentgelte abgerechnet.
Daraus folgt aber nicht automatisch, dass Cloud günstiger ist.
Ein eigener Server kann über mehrere Jahre wirtschaftlich vorteilhaft sein, wenn er gut ausgelastet ist und keine besonderen zusätzlichen Anforderungen entstehen.
Umgekehrt können Cloud-Lösungen interessant sein, wenn hohe Anfangsinvestitionen vermieden oder Ressourcen flexibler angepasst werden sollen.
Für einen sinnvollen Vergleich müssen die Gesamtkosten über einen geeigneten Zeitraum betrachtet werden.
[Cloud oder eigener Server: Kosten im direkten Vergleich]
Was ist mit einer Kombination aus eigenem Server und Cloud?
Nicht jedes Unternehmen muss sich vollständig für eine der beiden Möglichkeiten entscheiden.
Es kann sinnvoll sein, bestimmte Anwendungen weiterhin lokal zu betreiben und andere Dienste aus der Cloud zu nutzen.
Beispielsweise können produktionsnahe Systeme am Unternehmensstandort bleiben, während E-Mail, Zusammenarbeit oder externe Datensicherungen über Cloud-Dienste organisiert werden.
Diese Kombination wird als hybride IT bezeichnet.
Sie kann langfristig sinnvoll sein, erfordert allerdings eine durchdachte Verbindung und Betreuung der unterschiedlichen Systeme.
[Hybride IT für Unternehmen]
Welche Entscheidung sollten Geschäftsführer heute treffen?
Die Frage sollte nicht lauten:
„Brauchen wir einen neuen Server?“
Sondern zunächst:
„Welche Aufgaben muss unsere IT künftig erfüllen – und wie lassen sich diese am sinnvollsten bereitstellen?“
Daraus ergeben sich drei mögliche Entscheidungen.
Ein neuer eigener Server kann weiterhin die richtige Lösung sein.
Ein Wechsel in die Cloud kann wirtschaftliche oder organisatorische Vorteile bieten.
Oder eine Kombination aus beiden Betriebsmodellen passt am besten.
Wichtig ist, diese Möglichkeiten zu prüfen, bevor größere Investitionen beschlossen werden.
Wie unterstützt novotec bei dieser Entscheidung?
Wir von novotec betreuen sowohl eigene Serverumgebungen als auch Cloud-Infrastrukturen.
Deshalb betrachten wir zunächst die Anforderungen des Unternehmens und nicht die Frage, welche Technologie bevorzugt werden soll.
In einem ersten Gespräch klären wir, welche Probleme heute bestehen, welche Veränderungen geplant sind und welche Investitionen bevorstehen.
Anschließend lässt sich festlegen, welche technischen und wirtschaftlichen Aspekte genauer untersucht werden müssen.
Auf dieser Grundlage können wir bewerten, ob ein vorhandener Server weiterbetrieben, ersetzt oder durch eine geeignete Cloud-Lösung ergänzt beziehungsweise abgelöst werden sollte.
Unser Ziel ist nicht, eigene Server um jeden Preis abzuschaffen. Entscheidend ist eine IT, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Sie stehen vor einer Serverentscheidung?
Vielleicht läuft Ihr vorhandener Server noch zuverlässig.
Vielleicht steht eine Ersatzinvestition bevor.
Oder Sie möchten grundsätzlich wissen, ob Ihr Unternehmen künftig ohne eigene Server auskommen könnte.
Dann lohnt sich ein Vergleich, bevor eine Entscheidung getroffen wird.
[Wann lohnt sich Cloud für ein Unternehmen?]
[Cloud oder eigener Server: Unterschiede für Geschäftsführer]
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