Wie Mitarbeiter unabhängig vom Standort auf ihre Arbeitsumgebung zugreifen können – und wann sich das für Unternehmen lohnt.
Ein Mitarbeiter arbeitet im Büro an seinem Computer.
Am nächsten Tag ist er im Homeoffice.
Eine Kollegin arbeitet regelmäßig an einem anderen Unternehmensstandort.
Und ein neuer Mitarbeiter soll möglichst schnell seinen Arbeitsplatz nutzen können.
Für viele Unternehmen gehören solche Situationen längst zum Alltag.
Doch die technische Umsetzung ist nicht immer einfach.
Geschäftsanwendungen müssen erreichbar sein.
Mitarbeiter benötigen die richtigen Berechtigungen.
Und die Arbeitsumgebung soll möglichst unabhängig davon funktionieren, an welchem Standort jemand gerade tätig ist.
Eine mögliche Lösung dafür sind Cloud-Arbeitsplätze.
Doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff?
Und benötigen Unternehmen dafür überhaupt eine vollständig neue IT-Umgebung?
Was ist ein Cloud-Arbeitsplatz?
Bei einem Cloud-Arbeitsplatz werden wesentliche Bestandteile der Arbeitsumgebung zentral auf einer externen Infrastruktur bereitgestellt.
Der Mitarbeiter greift über eine geeignete Verbindung auf diese Umgebung zu.
Dort können beispielsweise Anwendungen ausgeführt und Arbeitsdaten verarbeitet werden.
Der Computer am Arbeitsplatz dient dann vor allem dazu, die Verbindung zur zentralen Arbeitsumgebung herzustellen und diese zu bedienen.
Je nach Lösung kann dem Mitarbeiter ein vollständiger virtueller Desktop oder lediglich eine bestimmte Anwendung bereitgestellt werden.
Der entscheidende Unterschied zu einem klassischen Arbeitsplatz liegt darin, wo die Anwendungen ausgeführt werden und wo die eigentliche Arbeitsumgebung betrieben wird.
Benötigt ein Mitarbeiter dann überhaupt noch einen Computer?
Ja.
Auch bei einem Cloud-Arbeitsplatz benötigt der Mitarbeiter ein geeignetes Endgerät.
Das kann beispielsweise ein Notebook, ein Desktop-PC oder ein anderes unterstütztes Gerät sein.
Allerdings muss dieses Gerät nicht zwangsläufig sämtliche Anwendungen selbst ausführen.
Ein Teil der benötigten Rechenleistung kann in der zentralen Umgebung bereitgestellt werden.
Das bedeutet aber nicht automatisch, dass jedes ältere Endgerät dauerhaft weiterverwendet werden kann.
Auch das lokale Gerät benötigt ein unterstütztes Betriebssystem, aktuelle Sicherheitsmaßnahmen und eine geeignete Verbindung.
Außerdem müssen angeschlossene Geräte wie Drucker, Scanner oder Headsets berücksichtigt werden.
Ein Cloud-Arbeitsplatz ersetzt nicht das Endgerät. Er verändert die Aufgabenverteilung zwischen Endgerät und zentraler IT-Umgebung.
Ist Microsoft 365 bereits ein Cloud-Arbeitsplatz?
Nicht im gleichen Sinne.
Microsoft 365 stellt verschiedene Anwendungen und Dienste bereit, die über das Internet genutzt werden können.
Dazu gehören beispielsweise E-Mail, Zusammenarbeit und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten.
Ein Mitarbeiter kann diese Dienste nutzen, während seine übrigen Programme weiterhin direkt auf dem eigenen Computer ausgeführt werden.
Bei einem zentral bereitgestellten Cloud-Arbeitsplatz werden dagegen bestimmte Anwendungen oder eine vollständige Arbeitsumgebung auf einer externen Infrastruktur betrieben.
Beide Konzepte können miteinander kombiniert werden.
Sie erfüllen jedoch unterschiedliche Aufgaben.
Wer Microsoft 365 nutzt, arbeitet bereits mit Cloud-Diensten. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass auch sein vollständiger Arbeitsplatz aus der Cloud bereitgestellt wird.
[Microsoft 365 & Cloud-Dienste]
Welche Formen von Cloud-Arbeitsplätzen gibt es?
Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselbe Lösung.
Grundsätzlich lassen sich unterschiedliche Ansätze unterscheiden.
Ein vollständiger virtueller Arbeitsplatz
Der Mitarbeiter erhält Zugriff auf eine zentral bereitgestellte Desktop-Umgebung.
Dort stehen ihm die vorgesehenen Anwendungen und Funktionen zur Verfügung.
Die Arbeitsumgebung wird auf der zentralen Infrastruktur betrieben.
Einzelne zentral bereitgestellte Anwendungen
Manchmal ist es nicht notwendig, den gesamten Arbeitsplatz zu verlagern.
Stattdessen wird lediglich eine bestimmte Anwendung zentral betrieben und für die Mitarbeiter zugänglich gemacht.
Das kann beispielsweise bei einer Geschäftsanwendung sinnvoll sein, die von mehreren Standorten genutzt wird.
Eine Kombination aus lokalem und zentralem Arbeiten
Auch Mischformen sind möglich.
Bestimmte Programme laufen weiterhin auf dem lokalen Computer.
Andere Anwendungen werden zentral bereitgestellt.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt von den benötigten Anwendungen und den Arbeitsabläufen ab.
Nicht jedes Unternehmen benötigt einen vollständigen virtuellen Desktop. Manchmal genügt es, einzelne Anwendungen zentral bereitzustellen.
Wann können Cloud-Arbeitsplätze sinnvoll sein?
Cloud-Arbeitsplätze können insbesondere dann interessant sein, wenn Mitarbeiter regelmäßig von unterschiedlichen Standorten arbeiten.
Auch Unternehmen mit mehreren Niederlassungen können von einer zentral bereitgestellten Arbeitsumgebung profitieren.
Ein weiterer möglicher Einsatzbereich sind Arbeitsplätze, an denen mehrere Mitarbeiter dieselben zentralen Anwendungen nutzen.
Ebenso kann eine standardisierte Arbeitsumgebung sinnvoll sein, wenn häufig neue Mitarbeiter eingerichtet werden müssen.
Allerdings entstehen diese Vorteile nicht automatisch.
Die eingesetzten Anwendungen müssen für die gewählte Umgebung geeignet sein.
Außerdem müssen die Anforderungen an Leistung, Verbindungen und Sicherheit erfüllt werden.
Cloud-Arbeitsplätze sind besonders dann eine interessante Option, wenn zentrale Bereitstellung und einheitliche Verwaltung einen konkreten betrieblichen Nutzen schaffen.
Können Mitarbeiter damit von überall arbeiten?
Grundsätzlich kann eine zentral bereitgestellte Arbeitsumgebung den Zugriff von unterschiedlichen Standorten ermöglichen.
Voraussetzung ist eine geeignete Internetverbindung.
Außerdem müssen die verwendeten Endgeräte und die vorgesehenen Zugriffsverfahren unterstützt werden.
Die Möglichkeit des technischen Zugriffs bedeutet allerdings nicht, dass Mitarbeiter automatisch von jedem beliebigen Ort arbeiten dürfen.
Hier spielen auch betriebliche Vorgaben und Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit eine Rolle.
Beispielsweise kann es sinnvoll sein, den Zugriff auf bestimmte Geräte oder Standorte zu beschränken.
Ein Cloud-Arbeitsplatz kann ortsunabhängiges Arbeiten erleichtern. Wie und von wo aus gearbeitet werden darf, bleibt eine Entscheidung des Unternehmens.
Was passiert, wenn die Internetverbindung ausfällt?
Ein zentral bereitgestellter Cloud-Arbeitsplatz ist für seine Nutzung in der Regel auf eine funktionierende Verbindung angewiesen.
Fällt diese Verbindung aus, kann der Mitarbeiter möglicherweise nicht mehr auf die zentrale Arbeitsumgebung zugreifen.
Das ist ein wichtiger Unterschied zu Anwendungen, die vollständig auf dem lokalen Computer ausgeführt werden.
Deshalb sollte vor der Einführung geprüft werden, wie zuverlässig die vorhandenen Verbindungen sind.
Auch mögliche Ausweichlösungen können eine Rolle spielen.
Je nach Bedeutung der Arbeitsplätze kann beispielsweise eine zusätzliche Internetverbindung sinnvoll sein.
Allerdings muss auch dann geprüft werden, ob die gesamte Zugriffskette ausreichend verfügbar ist.
Ein Cloud-Arbeitsplatz kann flexibel sein. Seine Erreichbarkeit hängt jedoch wesentlich von den verfügbaren Verbindungen ab.
[Was passiert, wenn das Internet ausfällt?]
Sind Cloud-Arbeitsplätze automatisch sicherer?
Nicht automatisch.
Eine zentrale Arbeitsumgebung kann bestimmte Sicherheitsmaßnahmen und Verwaltungsaufgaben erleichtern.
Beispielsweise lassen sich Anwendungen und Berechtigungen zentral verwalten.
Auch die Verarbeitung von Daten kann stärker auf die zentrale Umgebung konzentriert werden.
Das bedeutet jedoch nicht, dass auf den Endgeräten keinerlei Risiken mehr bestehen.
Ein unsicheres oder kompromittiertes Endgerät kann weiterhin ein Problem darstellen.
Auch Benutzerkonten, Zugriffsrechte und die zentrale Infrastruktur müssen geschützt werden.
Hinzu kommen Fragen der Datensicherung und Wiederherstellung.
Die zentrale Bereitstellung eines Arbeitsplatzes kann Sicherheitsvorteile ermöglichen. Sie ersetzt aber kein durchdachtes Sicherheitskonzept.
Werden dadurch die Computer im Unternehmen günstiger?
Das ist möglich, aber keineswegs garantiert.
Wenn Anwendungen zentral ausgeführt werden, können sich die Leistungsanforderungen an bestimmte Endgeräte verändern.
Allerdings entstehen gleichzeitig Kosten für die zentrale Infrastruktur.
Hinzu kommen gegebenenfalls Lizenzen, Betreuung und die notwendigen Verbindungen.
Auch vorhandene Peripheriegeräte müssen weiterhin unterstützt werden.
Deshalb sollte nicht allein der Anschaffungspreis der Endgeräte betrachtet werden.
Entscheidend sind die Gesamtkosten für die Bereitstellung und den laufenden Betrieb der Arbeitsplätze.
Ein Cloud-Arbeitsplatz ist nicht automatisch günstiger als ein klassischer Arbeitsplatz. Seine Wirtschaftlichkeit hängt vom gesamten Betriebsmodell ab.
Welche Anwendungen eignen sich für Cloud-Arbeitsplätze?
Nicht jede Anwendung lässt sich ohne Weiteres zentral bereitstellen.
Manche Programme benötigen besondere Hardware.
Andere greifen auf lokal angeschlossene Geräte zu.
Auch Anwendungen mit hohen Anforderungen an die Darstellung oder Reaktionsgeschwindigkeit müssen sorgfältig geprüft werden.
Bei branchenspezifischer Software kann außerdem die Unterstützung durch den Hersteller entscheidend sein.
Deshalb sollte vor der Einführung geklärt werden, welche Anwendungen die Mitarbeiter tatsächlich benötigen.
Ebenso wichtig ist, wie diese Anwendungen im Alltag genutzt werden.
Nicht der Wunsch nach einem Cloud-Arbeitsplatz sollte die Auswahl der Anwendungen bestimmen. Die vorhandenen Arbeitsabläufe müssen den Ausgangspunkt bilden.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen mit mehreren Standorten
Stellen wir uns ein Unternehmen mit 35 Mitarbeitern vor.
Die Mitarbeiter arbeiten an zwei Standorten.
Ein Teil der Belegschaft nutzt regelmäßig das Homeoffice.
Für die tägliche Arbeit wird eine zentrale Geschäftsanwendung benötigt.
Bislang erfolgt der Zugriff über unterschiedliche technische Lösungen.
Das Unternehmen möchte die Bereitstellung vereinheitlichen.
Bei der Prüfung zeigt sich, dass die Geschäftsanwendung grundsätzlich für einen zentralen Betrieb geeignet ist.
Nun werden verschiedene Möglichkeiten betrachtet.
Eine Variante besteht darin, lediglich die Geschäftsanwendung zentral bereitzustellen.
Eine andere Möglichkeit wäre, für bestimmte Mitarbeiter vollständige virtuelle Arbeitsplätze einzurichten.
Welche Lösung sinnvoller ist, hängt davon ab, welche weiteren Programme benötigt werden und wie die Mitarbeiter arbeiten.
Vielleicht reicht die zentrale Bereitstellung der Geschäftsanwendung bereits aus.
Vielleicht ergeben sich aber auch Vorteile durch eine einheitliche vollständige Arbeitsumgebung.
Das Beispiel zeigt: Die passende Lösung muss nicht zwangsläufig darin bestehen, sämtliche Arbeitsplätze vollständig in die Cloud zu verlagern.
Dieses Beispiel dient der Veranschaulichung und beschreibt kein konkretes Kundenprojekt.
Was bedeutet das für die Betreuung der IT?
Auch Cloud-Arbeitsplätze müssen eingerichtet, verwaltet und betreut werden.
Mitarbeiter benötigen Benutzerkonten und die passenden Berechtigungen.
Anwendungen müssen aktualisiert werden.
Sicherheitsmaßnahmen müssen eingerichtet und überwacht werden.
Und bei technischen Problemen wird weiterhin Unterstützung benötigt.
Hinzu kommt die Betreuung der lokalen Endgeräte.
Denn auch diese müssen zuverlässig funktionieren.
Deshalb sollte vor der Einführung geklärt werden, welche Leistungen der Infrastruktur-Anbieter übernimmt und welche Aufgaben beim IT-Dienstleister liegen.
Cloud-Arbeitsplätze verändern die technische Bereitstellung. Sie machen die laufende IT-Betreuung nicht überflüssig.
Warum wir bei Cloud-Arbeitsplätzen auf Terra Cloud setzen
Wir von novotec setzen für geeignete Cloud-Infrastruktur auf Terra Cloud der WORTMANN-Gruppe aus Hüllhorst.
Damit arbeiten wir mit einem deutschen Infrastrukturpartner.
Bei der Planung von Cloud-Arbeitsplätzen steht für uns zunächst die Frage im Mittelpunkt, welche Anwendungen und Arbeitsabläufe unterstützt werden müssen.
Anschließend prüfen wir, welche Form der zentralen Bereitstellung geeignet ist.
Dabei berücksichtigen wir die notwendigen Verbindungen, die Anforderungen an die Endgeräte und die laufende Betreuung.
Nicht jedes Unternehmen benötigt dafür einen vollständigen virtuellen Arbeitsplatz.
Manchmal ist die zentrale Bereitstellung einer einzelnen Anwendung bereits die sinnvollere Lösung.
Unser Ziel ist nicht, möglichst viele Arbeitsplätze in die Cloud zu verlagern. Entscheidend ist, dass die Mitarbeiter zuverlässig und wirtschaftlich sinnvoll arbeiten können.
Wie unterstützt novotec bei Cloud-Arbeitsplätzen?
Wir betrachten zunächst, wie Ihre Mitarbeiter heute arbeiten.
Welche Anwendungen werden benötigt?
Von welchen Standorten wird darauf zugegriffen?
Welche Schwierigkeiten bestehen bei der bisherigen Bereitstellung?
Anschließend prüfen wir, ob zentral bereitgestellte Anwendungen oder vollständige Cloud-Arbeitsplätze sinnvoll sein könnten.
Dabei berücksichtigen wir auch die vorhandenen Endgeräte und die Anforderungen an die Internetverbindungen.
Wenn eine geeignete Lösung gefunden wurde, können die notwendigen Schritte für die Bereitstellung und laufende Betreuung geplant werden.
Für uns steht nicht die Frage im Mittelpunkt, wo der Arbeitsplatz technisch betrieben wird. Entscheidend ist, ob Ihre Mitarbeiter damit besser und zuverlässiger arbeiten können.
Sind Cloud-Arbeitsplätze für Ihr Unternehmen sinnvoll?
Vielleicht arbeiten Ihre Mitarbeiter regelmäßig an unterschiedlichen Standorten.
Vielleicht möchten Sie zentrale Anwendungen einfacher bereitstellen.
Oder Sie überlegen, wie sich die Betreuung Ihrer Arbeitsplätze künftig organisieren lässt.
Dann lohnt sich ein Vergleich der möglichen Lösungen.
Weiterführende Informationen finden Sie hier:
[Cloud-Server für Unternehmen]
[Microsoft 365 & Cloud-Dienste]
[Was passiert, wenn das Internet ausfällt?]
[Hybride IT]
Mit unserem Cloud-Check erhalten Sie eine erste Orientierung zu wichtigen Entscheidungsfaktoren.
Oder sprechen Sie mit uns über Ihre Arbeitsplätze und die Möglichkeiten einer zentralen Bereitstellung.