Warum viele Unternehmen längst Cloud nutzen – und weshalb sie trotzdem eigene Server oder zusätzliche Cloud-Infrastruktur benötigen können.
Ein Unternehmen beschäftigt sich mit der Frage, ob seine vorhandenen Server künftig durch eine Cloud-Lösung ersetzt werden sollen.
Im Gespräch stellt sich heraus, dass die Mitarbeiter bereits Microsoft 365 nutzen.
E-Mails werden über Microsoft Exchange Online verarbeitet.
Dokumente werden in SharePoint oder OneDrive gespeichert.
Und für die Zusammenarbeit wird Microsoft Teams eingesetzt.
Damit nutzt das Unternehmen bereits wichtige Cloud-Dienste.
Trotzdem steht im Büro weiterhin ein Server.
Auf diesem läuft beispielsweise eine zentrale Geschäftsanwendung oder eine Datenbank.
Die Geschäftsführung fragt sich deshalb:
Wenn wir bereits Microsoft 365 nutzen, brauchen wir dann überhaupt noch weitere Server?
Die Antwort hängt davon ab, welche Aufgaben die vorhandenen Systeme erfüllen.
Denn Microsoft 365 kann viele Anforderungen abdecken, ersetzt aber nicht automatisch jede Geschäftsanwendung oder die gesamte bisherige Serverinfrastruktur.
Was ist Microsoft 365 eigentlich?
Microsoft 365 ist ein Angebot verschiedener Anwendungen und Cloud-Dienste für Unternehmen.
Je nach gebuchtem Paket können beispielsweise E-Mail-Dienste, Anwendungen zur Zusammenarbeit, Dokumentenspeicherung und Sicherheits- oder Verwaltungsfunktionen enthalten sein.
Viele dieser Dienste werden über die Infrastruktur von Microsoft bereitgestellt.
Das Unternehmen muss dafür keinen eigenen E-Mail-Server oder eigenen Server für die entsprechenden Online-Dienste betreiben.
Allerdings unterscheiden sich die enthaltenen Leistungen je nach Lizenz.
Auch die Anforderungen an Einrichtung, Sicherheit und laufende Betreuung bleiben bestehen.
Microsoft 365 stellt bestimmte Anwendungen und Dienste bereit. Es ist jedoch kein vollständiger Ersatz für jede Art von Unternehmensserver.
Welche Aufgaben kann Microsoft 365 übernehmen?
Für viele Unternehmen sind insbesondere die Möglichkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit interessant.
Dazu gehören beispielsweise:
Geschäftliche E-Mail-Kommunikation über Exchange Online
Gemeinsame Arbeit an Dokumenten mit SharePoint
Persönliche Dateispeicherung und Synchronisierung mit OneDrive
Kommunikation und Zusammenarbeit über Microsoft Teams
Nutzung von Office-Anwendungen entsprechend der gebuchten Lizenz
Hinzu kommen je nach Lizenz weitere Funktionen für Benutzerverwaltung, Geräteverwaltung und Sicherheit.
Diese Möglichkeiten können dazu beitragen, bestimmte bisher lokal betriebene Dienste abzulösen.
Beispielsweise benötigt ein Unternehmen, das seine geschäftlichen E-Mails vollständig über Exchange Online betreibt, dafür normalerweise keinen eigenen Exchange-Server mehr.
Welche eigenen Server durch Microsoft 365 tatsächlich entfallen können, hängt von den bisher dort betriebenen Aufgaben ab.
Welche Aufgaben übernimmt Microsoft 365 nicht automatisch?
Viele Unternehmen nutzen Anwendungen, die unabhängig von Microsoft 365 betrieben werden.
Dazu gehören beispielsweise Warenwirtschaftssysteme, Buchhaltungsprogramme, Produktionsanwendungen oder spezielle Branchensoftware.
Solche Anwendungen benötigen möglicherweise weiterhin eine geeignete Serverumgebung.
Diese kann sich im eigenen Unternehmen befinden.
Sie kann aber unter geeigneten Voraussetzungen auch auf einem Cloud-Server betrieben werden.
Manche Softwarehersteller bieten ihre Anwendungen wiederum selbst als Cloud-Dienst an.
Dann stellt sich eine andere Frage: Ob die angebotene Anwendung die bisherigen Anforderungen erfüllt und wie sie in die vorhandene IT eingebunden werden kann.
Microsoft 365 kann wichtige Teile der Unternehmens-IT abdecken. Für andere Aufgaben werden möglicherweise weiterhin zusätzliche Lösungen benötigt.
Ist Microsoft 365 dasselbe wie ein Cloud-Server?
Nein.
Bei Microsoft 365 nutzt das Unternehmen bestimmte Anwendungen und Dienste, die durch Microsoft bereitgestellt werden.
Das Unternehmen muss die zugrunde liegenden Server für diese Dienste nicht selbst verwalten.
Bei einem Cloud-Server wird dagegen zunächst eine Serverumgebung bereitgestellt.
Auf dieser können geeignete Anwendungen des Unternehmens betrieben werden.
Die Betreuung dieser Anwendungen und der zugehörigen Systeme muss entsprechend dem gewählten Betriebsmodell organisiert werden.
Damit erfüllen beide Angebote unterschiedliche Aufgaben.
Microsoft 365 stellt fertige Dienste bereit. Ein Cloud-Server stellt Infrastruktur bereit, auf der weitere Anwendungen betrieben werden können.
Beides kann sinnvoll miteinander kombiniert werden.
[Cloud-Server für Unternehmen]
Können SharePoint und OneDrive unseren bisherigen Dateiserver ersetzen?
Unter bestimmten Voraussetzungen ja.
Viele Unternehmen betreiben eigene Dateiserver, damit Mitarbeiter gemeinsam auf Dokumente zugreifen können.
Mit SharePoint und OneDrive stehen Möglichkeiten zur Verfügung, Dokumente zentral bereitzustellen und gemeinsam zu bearbeiten.
Allerdings lässt sich nicht jede vorhandene Dateistruktur ohne Weiteres übertragen.
Auch Berechtigungen, Arbeitsabläufe und die Nutzung bestimmter Anwendungen müssen berücksichtigt werden.
Manche Programme erwarten beispielsweise eine klassische Dateifreigabe oder arbeiten mit Dateien auf eine Weise, die nicht ohne Anpassungen zu SharePoint passt.
Deshalb sollte vor einer Umstellung geprüft werden, wie die Mitarbeiter mit den vorhandenen Daten arbeiten.
Ein Dateiserver lässt sich nicht allein dadurch ersetzen, dass sämtliche Dateien nach SharePoint oder OneDrive kopiert werden. Entscheidend ist, ob die bisherigen Arbeitsabläufe anschließend zuverlässig funktionieren.
Bedeutet Microsoft 365 automatisch ortsunabhängiges Arbeiten?
Microsoft 365 kann die Zusammenarbeit von unterschiedlichen Standorten erleichtern.
Mitarbeiter können unter geeigneten Voraussetzungen auf E-Mails, Dokumente und weitere Dienste zugreifen, ohne sich am Unternehmensstandort zu befinden.
Allerdings gilt das nicht automatisch für sämtliche Anwendungen.
Wenn eine zentrale Geschäftsanwendung weiterhin ausschließlich über das Unternehmensnetzwerk erreichbar ist, muss dafür eine geeignete Zugriffsmöglichkeit geschaffen werden.
Auch Sicherheitsvorgaben und die Verwaltung der verwendeten Geräte spielen eine Rolle.
Microsoft 365 kann ortsunabhängiges Arbeiten unterstützen. Es macht aber nicht automatisch jede Anwendung des Unternehmens von überall erreichbar.
Wie wichtig ist die richtige Microsoft-365-Lizenz?
Die verfügbaren Funktionen hängen vom gebuchten Lizenzmodell ab.
Das betrifft nicht nur die Office-Anwendungen, sondern auch Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen.
Deshalb sollte die Auswahl nicht ausschließlich nach dem monatlichen Lizenzpreis erfolgen.
Wichtig ist, welche Leistungen das Unternehmen tatsächlich benötigt.
Dabei können beispielsweise die Anforderungen an Geräteverwaltung, Zugriffssteuerung und Schutzmaßnahmen eine Rolle spielen.
Gleichzeitig ist nicht jede verfügbare Funktion für jedes Unternehmen notwendig.
Die passende Lizenz ist diejenige, die die betrieblichen Anforderungen sinnvoll abdeckt – nicht zwangsläufig die günstigste oder umfangreichste.
Sind unsere Daten mit Microsoft 365 automatisch gesichert?
Microsoft stellt innerhalb seiner Dienste verschiedene Funktionen zur Verfügung, die der Verfügbarkeit, Aufbewahrung und Wiederherstellung von Informationen dienen.
Diese Funktionen sind jedoch nicht mit einer für jeden Anwendungsfall ausreichenden, unabhängigen Datensicherung gleichzusetzen.
Beispielsweise muss betrachtet werden, welche Möglichkeiten zur Wiederherstellung versehentlich gelöschter oder veränderter Daten bestehen.
Auch Anforderungen an Aufbewahrungsfristen und die Wiederherstellung nach bestimmten Vorfällen können eine Rolle spielen.
Deshalb sollte ein Unternehmen prüfen, ob die vorhandenen Möglichkeiten den eigenen Anforderungen entsprechen oder eine zusätzliche Backup-Lösung sinnvoll ist.
Die Nutzung von Microsoft 365 ersetzt nicht die Entscheidung darüber, wie wichtige Unternehmensdaten gesichert und bei Bedarf wiederhergestellt werden sollen.
[Cloud-Backup]
Was bedeutet Microsoft 365 für die IT-Sicherheit?
Microsoft 365 bietet je nach Lizenz verschiedene Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen.
Dazu können beispielsweise zusätzliche Anmeldeverfahren, Richtlinien für den Zugriff oder Funktionen zum Schutz von Endgeräten gehören.
Diese Möglichkeiten müssen allerdings passend eingerichtet und betreut werden.
Eine vorhandene Sicherheitsfunktion schützt nicht automatisch, wenn sie nicht aktiviert oder ungeeignet konfiguriert wurde.
Außerdem bleiben die Mitarbeiter und ihre Endgeräte wichtige Bestandteile der IT-Sicherheit.
Auch Benutzerberechtigungen müssen regelmäßig überprüft werden.
Microsoft 365 kann wichtige Sicherheitsfunktionen bereitstellen. Ihre Wirksamkeit hängt jedoch wesentlich von der Einrichtung und dem laufenden Betrieb ab.
Wo liegen unsere Daten bei Microsoft 365?
Bei der Nutzung von Microsoft 365 werden Daten innerhalb der von Microsoft bereitgestellten Dienste verarbeitet und gespeichert.
Welche Speicherorte und Datenverarbeitungen für ein Unternehmen relevant sind, hängt unter anderem vom jeweiligen Dienst, den vertraglichen Regelungen und den geltenden Microsoft-Angeboten ab.
Dabei sollte zwischen dem Speicherort bestimmter Kundendaten und weiteren möglichen Datenverarbeitungen unterschieden werden.
Die Nutzung eines europäischen oder deutschen Speicherstandorts bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Datenverarbeitungen ausschließlich dort stattfinden.
Deshalb sollten Unternehmen ihre Anforderungen an Datenschutz, Datenstandorte und vertragliche Rahmenbedingungen konkret prüfen.
Die Frage nach dem Datenstandort lässt sich nicht allein mit dem Namen eines Cloud-Dienstes beantworten.
[Wo liegen meine Daten in der Cloud?]
Wie passen Microsoft 365 und eine deutsche Cloud-Infrastruktur zusammen?
Beide Lösungen können unterschiedliche Aufgaben innerhalb derselben Unternehmens-IT übernehmen.
Microsoft 365 kann beispielsweise für E-Mail-Kommunikation, Dokumentenbearbeitung und Zusammenarbeit genutzt werden.
Eine zusätzliche Cloud-Infrastruktur kann für geeignete Geschäftsanwendungen oder Datenbanken eingesetzt werden.
Das Unternehmen muss sich deshalb nicht grundsätzlich zwischen Microsoft 365 und einer deutschen Cloud-Infrastruktur entscheiden.
Es kann beide Angebote für unterschiedliche Aufgaben nutzen.
Wichtig ist allerdings, die jeweiligen Zuständigkeiten und Datenverarbeitungen klar zu unterscheiden.
Wenn eine Geschäftsanwendung auf einer deutschen Cloud-Infrastruktur betrieben wird, bedeutet das nicht automatisch, dass sämtliche Dienste des Unternehmens ausschließlich in Deutschland betrieben werden.
Eine deutsche Cloud-Infrastruktur und Microsoft 365 können sich ergänzen. Sie bleiben jedoch unterschiedliche Angebote mit eigenen technischen und vertraglichen Rahmenbedingungen.
Ein Beispiel: Microsoft 365 ist bereits vorhanden – der Server bleibt
Stellen wir uns ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern vor.
Die Mitarbeiter nutzen Microsoft 365 für E-Mails, Teams-Besprechungen und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten.
Trotzdem steht im Unternehmen weiterhin ein eigener Server.
Darauf läuft eine zentrale Warenwirtschaftsanwendung mit einer Datenbank.
Die Geschäftsführung möchte wissen, ob dieser Server noch notwendig ist.
Bei der Prüfung zeigt sich, dass Microsoft 365 die Aufgaben der Warenwirtschaft nicht übernimmt.
Die Anwendung benötigt weiterhin eine geeignete Betriebsumgebung.
Nun können verschiedene Möglichkeiten betrachtet werden.
Vielleicht bleibt die Anwendung auf einem eigenen Server.
Vielleicht kann sie auf einem Cloud-Server betrieben werden.
Oder der Softwarehersteller bietet inzwischen eine eigene Cloud-Version an, die für das Unternehmen infrage kommt.
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt von den Anforderungen und dem wirtschaftlichen Vergleich ab.
Das Beispiel zeigt: Die Nutzung von Microsoft 365 beantwortet nicht automatisch die Frage, wie andere zentrale Geschäftsanwendungen künftig betrieben werden sollen.
Dieses Beispiel dient der Veranschaulichung und beschreibt kein konkretes Kundenprojekt.
Müssen wir alle Microsoft-Dienste nutzen?
Nein.
Ein Unternehmen sollte die verfügbaren Dienste danach auswählen, welche Aufgaben sie erfüllen sollen.
Nicht jede Funktion ist für jeden Betrieb erforderlich.
Auch vorhandene Anwendungen und etablierte Arbeitsabläufe sollten berücksichtigt werden.
Manchmal kann ein zusätzlicher Microsoft-Dienst eine bestehende Lösung sinnvoll ersetzen.
In anderen Fällen würde ein Wechsel lediglich Aufwand verursachen, ohne einen ausreichenden Nutzen zu schaffen.
Deshalb sollte die Entscheidung nicht allein davon abhängen, welche Funktionen bereits in einer Lizenz enthalten sind.
Eine verfügbare Funktion ist noch kein ausreichender Grund, bestehende Arbeitsabläufe zu verändern.
Wer betreut Microsoft 365 und die übrige Cloud-Umgebung?
Auch bei Cloud-Diensten müssen Aufgaben klar verteilt werden.
Microsoft stellt die vertraglich vereinbarten Dienste bereit.
Die Verwaltung der Benutzer, Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen muss dagegen im Unternehmen organisiert werden.
Das kann durch eigene Mitarbeiter oder einen IT-Dienstleister erfolgen.
Wenn zusätzlich Cloud-Server genutzt werden, entstehen weitere Aufgaben.
Dazu können die Betreuung von Betriebssystemen, Anwendungen, Datensicherungen und Verbindungen gehören.
Deshalb sollte klar geregelt sein, wer für welche Bereiche verantwortlich ist.
Mehrere Cloud-Dienste ergeben noch keine einheitlich betreute IT. Dafür müssen Zuständigkeiten und Abläufe aufeinander abgestimmt sein.
Wie unterstützt novotec beim Zusammenspiel der Cloud-Dienste?
Wir von novotec betrachten Microsoft 365 und weitere Cloud-Lösungen nicht isoliert.
Zunächst möchten wir verstehen, welche Anwendungen und Dienste Ihr Unternehmen benötigt.
Anschließend prüfen wir, welche Aufgaben bereits durch Microsoft 365 abgedeckt werden und welche Systeme weiterhin eine eigene Betriebsumgebung benötigen.
Für geeignete zusätzliche Cloud-Infrastruktur setzen wir auf Terra Cloud der WORTMANN-Gruppe.
Dabei berücksichtigen wir die Verbindungen zwischen den verschiedenen Diensten und die Anforderungen an Sicherheit und Betreuung.
Unser Ziel ist eine IT-Umgebung, in der die einzelnen Lösungen sinnvoll zusammenarbeiten.
Denn für die Mitarbeiter sollte nicht entscheidend sein, welcher Anbieter welchen Dienst bereitstellt. Entscheidend ist, dass die benötigten Anwendungen zuverlässig funktionieren.
Nutzen Sie Microsoft 365 bereits – und benötigen trotzdem eigene Server?
Vielleicht betreiben Sie eine zentrale Geschäftsanwendung auf eigener Hardware.
Vielleicht möchten Sie Ihren bisherigen Dateiserver ablösen.
Oder Sie möchten prüfen, welche Aufgaben Microsoft 365 bereits übernimmt und welche zusätzliche Infrastruktur sinnvoll sein könnte.
Dann lohnt sich eine gemeinsame Betrachtung Ihrer vorhandenen Dienste und Anwendungen.
Weiterführende Informationen finden Sie hier:
[Cloud-Server für Unternehmen]
[Cloud-Arbeitsplätze für Unternehmen]
[Cloud-Backup]
[Hybride IT]
Mit unserem Cloud-Check erhalten Sie eine erste Orientierung zu wichtigen Entscheidungsfaktoren.
Oder sprechen Sie mit uns über Ihre bestehende IT und das sinnvolle Zusammenspiel verschiedener Cloud-Dienste.