Warum der Kaufpreis nur einen Teil der tatsächlichen Serverkosten ausmacht.
Ein neuer Server kostet Geld. Wie viel, lässt sich anhand eines Angebots vergleichsweise einfach feststellen.
Doch was kostet es tatsächlich, diesen Server fünf Jahre lang für den Geschäftsbetrieb einzusetzen?
Diese Frage ist deutlich schwieriger zu beantworten.
Denn neben der Anschaffung entstehen weitere Ausgaben: für Einrichtung, Lizenzen, Wartung, Energie, Datensicherung, Sicherheit und laufende Betreuung.
Einige davon sind offensichtlich. Andere verteilen sich auf unterschiedliche Rechnungen oder werden im Unternehmen gar nicht unmittelbar dem Serverbetrieb zugeordnet.
Wer die Wirtschaftlichkeit eines eigenen Servers beurteilen möchte, sollte deshalb nicht nur den Kaufpreis betrachten, sondern sämtliche relevanten Kosten über die geplante Nutzungsdauer.
Warum betrachten wir einen Zeitraum von fünf Jahren?
Ein Server wird in der Regel über mehrere Jahre genutzt.
Unternehmen planen die Nutzung ihrer Hardware häufig über mehrere Jahre.
Für einen wirtschaftlichen Vergleich ist deshalb ein mehrjähriger Zeitraum sinnvoll.
Wir verwenden in diesem Artikel fünf Jahre als beispielhaften Betrachtungszeitraum.
Das bedeutet nicht, dass jeder Server nach genau fünf Jahren ersetzt werden muss.
Manche Systeme können länger wirtschaftlich und sicher betrieben werden. Andere benötigen früher eine Erneuerung.
Entscheidend ist, dass bei einem späteren Vergleich mit einer Cloud-Lösung derselbe Zeitraum verwendet wird.
Nur wenn beide Betriebsmodelle über einen vergleichbaren Zeitraum betrachtet werden, lässt sich ihre Wirtschaftlichkeit sinnvoll beurteilen.
Welche Kosten entstehen bei einem eigenen Server?
Für eine vollständige Betrachtung sollten verschiedene Kostenbereiche berücksichtigt werden.
1. Anschaffung der Hardware
Hierzu gehören der eigentliche Server und gegebenenfalls notwendige Erweiterungen.
Je nach Anforderungen können zusätzliche Komponenten erforderlich sein, beispielsweise für die Speicherung von Daten oder die Absicherung gegen den Ausfall einzelner Hardwarebestandteile.
Auch Garantie- und Serviceleistungen beeinflussen die Anschaffungskosten.
2. Einrichtung und Inbetriebnahme
Ein neuer Server muss installiert und für den Betrieb vorbereitet werden.
Dazu gehören beispielsweise die Einrichtung des Betriebssystems, die Konfiguration benötigter Dienste und die Übertragung vorhandener Anwendungen und Daten.
Auch Funktionstests und die abgestimmte Umstellung verursachen Aufwand.
3. Betriebssysteme und Softwarelizenzen
Neben der Hardware werden häufig Betriebssystem- und Zugriffslizenzen benötigt.
Je nach Anwendung können weitere Lizenzkosten entstehen.
Dabei ist zu prüfen, welche Lizenzen bereits vorhanden sind, weitergenutzt werden dürfen oder neu beschafft werden müssen.
4. Wartung und Herstellerunterstützung
Während der Nutzungsdauer sollte sichergestellt sein, dass bei Hardwareproblemen geeignete Unterstützung zur Verfügung steht.
Je nach Vertrag können Wartungsleistungen bereits beim Kauf enthalten sein oder zusätzliche Kosten verursachen.
5. Energie und Betriebsumgebung
Ein Server benötigt Strom.
Hinzu kommt möglicherweise zusätzlicher Energiebedarf für Kühlung, Netzwerkkomponenten oder eine unterbrechungsfreie Stromversorgung.
Die tatsächlichen Kosten hängen von der eingesetzten Hardware und der vorhandenen Infrastruktur ab.
6. Datensicherung
Eine zuverlässige Datensicherung ist unabhängig vom Betriebsmodell erforderlich.
Dazu gehören geeignete Sicherungssysteme, Speicherkapazitäten und die regelmäßige Überprüfung, ob sich Daten tatsächlich wiederherstellen lassen.
Je nach Konzept können zusätzliche externe Sicherungsziele notwendig sein.
7. Sicherheit und laufende Betreuung
Server müssen überwacht, aktualisiert und abgesichert werden.
Auch Störungen, notwendige Anpassungen und die laufende Verwaltung verursachen Aufwand.
Diese Leistungen können durch eigene Mitarbeiter oder einen externen IT-Dienstleister erbracht werden.
Erst die Summe dieser Kosten ergibt ein realistisches Bild des Serverbetriebs.
Ein Rechenbeispiel: Ein eigener Server über fünf Jahre
Stellen wir uns ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern vor.
Es benötigt einen eigenen Server für eine zentrale Geschäftsanwendung und die dazugehörigen Daten.
Die Anforderungen sind überschaubar und bleiben über den betrachteten Zeitraum weitgehend konstant.
Für unser Beispiel nehmen wir an, dass ein physischer Server angeschafft wird und die benötigten Leistungen über fünf Jahre bereitgestellt werden.
Die folgenden Beträge sind ausdrücklich frei gewählte Modellannahmen. Sie stellen weder aktuelle Marktpreise noch ein Angebot von novotec dar. Tatsächliche Kosten hängen unter anderem von Hardware, Software, Sicherheitsanforderungen und Betreuungsumfang ab.
Beispielhafte Fünfjahreskalkulation
| Kostenposition | Einmalig | Laufend pro Jahr | Summe über 5 Jahre |
|---|---|---|---|
| Serverhardware inkl. geeigneter Garantie | 6.000 € | – | 6.000 € |
| Einrichtung und Übernahme der Anwendungen | 2.000 € | – | 2.000 € |
| Betriebssystem und notwendige Zugriffslizenzen | 2.000 € | – | 2.000 € |
| Ergänzende Wartung und Unterstützung | – | 400 € | 2.000 € |
| Strom und anteilige Betriebsumgebung | – | 450 € | 2.250 € |
| Datensicherung inkl. erforderlicher Leistungen | – | 900 € | 4.500 € |
| Laufende Überwachung, Wartung und Betreuung | – | 1.800 € | 9.000 € |
| Gesamt | 10.000 € | 3.550 € | 27.750 € |
Unter den gewählten Annahmen ergibt die Beispielrechnung Gesamtkosten von 27.750 € über fünf Jahre.
Das entspricht rechnerisch durchschnittlich 5.550 € pro Jahr oder 462,50 € pro Monat.
Der Monatswert ist ausschließlich ein rechnerischer Durchschnitt und keine tatsächliche monatliche Rechnung. Einmalige Anschaffungs- und Einrichtungskosten fallen zu Beginn an, andere Ausgaben über die Jahre verteilt.
Ebenso handelt es sich nicht um eine vollständige Kalkulation für jedes Unternehmen: Kosten für besondere Ausfallsicherheitsanforderungen, zusätzliche Hardware, unerwartete Reparaturen oder spezielle Anwendungen können hinzukommen.
Was zeigt uns diese Beispielrechnung?
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Der Server kostet in unserem Beispiel bei der Anschaffung 6.000 €.
Die gesamten modellierten Kosten über fünf Jahre liegen jedoch bei 27.750 €.
Das bedeutet nicht, dass die Hardware besonders teuer oder der eigene Server unwirtschaftlich wäre.
Es zeigt lediglich, dass die Anschaffung nur eine von mehreren Kostenpositionen darstellt.
Für einen Vergleich mit Cloud wäre es deshalb falsch, lediglich die 6.000 € für die Hardware gegenüber fünf Jahren Cloud-Entgelten zu stellen.
Ebenso falsch wäre es, die gesamten 27.750 € automatisch als vermeidbare Kosten zu betrachten.
Denn einige Leistungen werden auch bei einer Cloud-Lösung benötigt, etwa Anwendungsbetreuung, Sicherheitsmaßnahmen oder Datensicherung.
Die entscheidende Frage lautet: Welche Kosten verändern sich tatsächlich, wenn wir das Betriebsmodell wechseln?
Welche Kosten würden bei Cloud entfallen – und welche nicht?
Wenn ein eigener Server durch eine geeignete Cloud-Infrastruktur ersetzt wird, können bestimmte Kosten entfallen.
Dazu gehören insbesondere die Anschaffung und der physische Betrieb eigener Serverhardware.
Andere Kosten bleiben bestehen oder verändern sich lediglich.
Beispielsweise benötigen Anwendungen weiterhin Lizenzen, Betreuung und geeignete Sicherheitsmaßnahmen.
Auch Datensicherung bleibt erforderlich.
Zusätzlich können Kosten für Cloud-Infrastruktur, Migration und Verbindungen entstehen.
Für einen fairen Vergleich müssen deshalb nicht einfach sämtliche Serverkosten durch einen Cloud-Preis ersetzt werden.
Stattdessen sollte geprüft werden, welche Leistungen bei beiden Betriebsmodellen tatsächlich enthalten sind.
Ein aussagekräftiger Kostenvergleich setzt denselben Betrachtungszeitraum, vergleichbare Leistungen und klar benannte Annahmen voraus.
Welche Kosten sind in Unternehmen häufig schwer zu erkennen?
Nicht jede Ausgabe erscheint als eigene Position auf einer Serverrechnung.
Einige Beispiele:
Interne Arbeitszeit: Wenn eigene Mitarbeiter regelmäßig Serverprobleme bearbeiten, entsteht Aufwand. Für eine wirtschaftliche Betrachtung kann dieser Aufwand relevant sein, auch wenn dafür keine zusätzliche Rechnung eingeht.
Anteilige Infrastruktur: Netzwerkkomponenten, Stromversorgung oder geeignete Räumlichkeiten werden möglicherweise für mehrere Systeme genutzt. Hier sollte nur der tatsächlich zurechenbare Anteil berücksichtigt werden.
Ungeplante Störungen: Ausfälle können zusätzliche Kosten verursachen. Sie sollten jedoch nicht pauschal mit frei erfundenen Schadensbeträgen in eine Kalkulation aufgenommen werden.
Verbleibender Hardwarewert: Wird ein Server am Ende des Betrachtungszeitraums noch wirtschaftlich genutzt oder verkauft, kann ein verbleibender Wert relevant sein.
Wichtig: Bei einer seriösen Berechnung dürfen Kosten weder vergessen noch mehrfach angesetzt werden.
Was verändert sich, wenn der Server länger genutzt wird?
Nehmen wir an, der Server aus unserem Beispiel kann nicht nur fünf, sondern sechs oder sieben Jahre zuverlässig und sicher betrieben werden.
Dann verteilen sich die einmaligen Anschaffungskosten auf einen längeren Zeitraum.
Das kann die durchschnittlichen jährlichen Kosten reduzieren.
Allerdings können zusätzliche Wartungskosten entstehen oder technische Einschränkungen auftreten.
Auch die Verfügbarkeit von Ersatzteilen und Sicherheitsupdates muss berücksichtigt werden.
Eine längere Nutzung ist deshalb nicht automatisch wirtschaftlicher.
Entscheidend ist, ob die Hardware während der gesamten Nutzungsdauer die betrieblichen Anforderungen zuverlässig und sicher erfüllen kann.
Warum die günstigste Lösung nicht immer die wirtschaftlich beste ist
Eine Investitionsentscheidung sollte nicht ausschließlich vom niedrigsten Gesamtbetrag abhängen.
Vielleicht verursacht eine Lösung etwas höhere Kosten, ermöglicht aber eine zuverlässigere Bereitstellung wichtiger Anwendungen.
Vielleicht reduziert sie den organisatorischen Aufwand.
Oder sie bietet bessere Möglichkeiten, auf zukünftige Veränderungen zu reagieren.
Solche Vorteile lassen sich nicht immer unmittelbar in Euro ausdrücken.
Sie können für den Geschäftsbetrieb trotzdem relevant sein.
Umgekehrt rechtfertigt ein möglicher Komfortgewinn nicht automatisch dauerhaft deutlich höhere Ausgaben.
Wirtschaftlichkeit bedeutet, Kosten und betrieblichen Nutzen gemeinsam zu betrachten.
Wie unterstützt novotec bei der Bewertung?
Wir von novotec betrachten bei einer anstehenden Serverinvestition nicht nur den Preis neuer Hardware.
Zunächst möchten wir verstehen, welche Aufgaben die vorhandenen Systeme erfüllen und welche Anforderungen künftig bestehen.
Dazu gehört auch die Frage, welche Anwendungen bereits über Microsoft 365 oder andere Cloud-Dienste bereitgestellt werden.
Auf dieser Grundlage können wir geeignete Betriebsmodelle gegenüberstellen.
Wenn ein eigener Server sinnvoll ist, kalkulieren wir die benötigte Infrastruktur und die damit verbundenen Leistungen.
Wenn Cloud eine Alternative darstellt, berücksichtigen wir die entsprechenden laufenden Kosten sowie den Aufwand für eine mögliche Umstellung.
Für geeignete Cloud-Infrastruktur setzen wir auf die Terra Cloud der WORTMANN-Gruppe.
Unser Ziel ist eine nachvollziehbare wirtschaftliche Entscheidung – nicht ein Kostenvergleich, bei dem eine Lösung von vornherein als Gewinner feststeht.
Was kostet Ihr eigener Server tatsächlich?
Vielleicht steht bei Ihnen eine Servererneuerung bevor.
Vielleicht möchten Sie wissen, wie wirtschaftlich Ihre vorhandene Infrastruktur noch ist.
Oder Sie möchten die tatsächlichen Kosten eines eigenen Servers mit einer Cloud-Lösung vergleichen.
Dann lohnt sich eine vollständige Betrachtung über mehrere Jahre.
Weiterführende Informationen finden Sie hier:
[Was kostet Cloud für ein Unternehmen?]
[Cloud oder Server: Kosten im direkten Vergleich]
[Welche Serverkosten werden häufig vergessen?]
Mit unserem Cloud-Check erhalten Sie eine erste Orientierung zu wichtigen Entscheidungsfaktoren.
Oder sprechen Sie mit uns über Ihre konkrete Investitionsentscheidung.