Nicht jede Ausgabe für den eigenen Server steht auf der Hardware-Rechnung. Gerade die unscheinbaren Kosten können eine Investitionsentscheidung verändern.
Ein Unternehmen plant einen neuen Server. Das Angebot enthält Hardware, Betriebssystem und Einrichtung. Der Preis ist nachvollziehbar – und damit scheint die finanzielle Frage geklärt.
Doch nach der Inbetriebnahme laufen weitere Aufgaben im Hintergrund: Sicherungen werden geprüft, Updates eingespielt, Störungen untersucht und Ersatzteile organisiert. Hinzu kommen Strom, geeignete Betriebsbedingungen und gelegentlich Arbeiten außerhalb der üblichen Geschäftszeiten. Viele dieser Kosten sind auf verschiedene Budgets verteilt. Einige werden überhaupt nicht als Serverkosten erfasst.
Wer nur die Anschaffung betrachtet, unterschätzt deshalb möglicherweise die tatsächlichen Kosten des Betriebs. Das bedeutet nicht, dass ein eigener Server unwirtschaftlich sein muss. Es bedeutet, dass die Entscheidung auf einer vollständigen Grundlage getroffen werden sollte.
Warum verschwinden Serverkosten in der Kalkulation?
Die Hardware erscheint meist als klarer Betrag auf einer Rechnung. Laufende Kosten dagegen werden häufig über andere Positionen bezahlt: den allgemeinen Stromverbrauch, den IT-Betreuungsvertrag, die Arbeitszeit eigener Mitarbeiter oder vorhandene Softwareabonnements. Weil sie nicht unmittelbar dem Server zugeordnet werden, bleiben sie bei einer Neuanschaffung leicht unberücksichtigt.
Ein zweites Problem: Manche Leistungen sind bereits vorhanden und werden als selbstverständlich angesehen. Auch sie benötigen jedoch Ressourcen. Die richtige Frage lautet nicht nur „Was kostet der neue Server?“, sondern „Welche Aufwendungen sind erforderlich, damit die darauf betriebenen Anwendungen über Jahre zuverlässig zur Verfügung stehen?“
1. Interne Arbeitszeit, die niemand dem Server zurechnet
Auch wenn ein externer IT-Dienstleister den Server betreut, fallen im Unternehmen Aufgaben an: Abstimmung von Wartungsfenstern, Freigabe von Änderungen, Klärung von Anwendungsproblemen oder die Koordination mit Softwareherstellern. Gibt es eigene IT-Mitarbeiter, übernehmen diese möglicherweise zusätzlich Überwachung, Benutzerverwaltung und Fehleranalyse.
Die Arbeitszeit ist nicht kostenlos, nur weil keine zusätzliche Rechnung eingeht. Für eine wirtschaftliche Betrachtung kann sie relevant sein. Allerdings sollte nur der tatsächlich zurechenbare Aufwand berücksichtigt werden – nicht pauschal das gesamte Gehalt eines Mitarbeiters.
2. Strom, Kühlung und die Betriebsumgebung
Ein Server benötigt Strom, häufig rund um die Uhr. Je nach Standort kommen anteilige Kosten für Kühlung, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Netzwerkkomponenten oder einen geeigneten Technikraum hinzu.
Diese Ausgaben lassen sich nicht sinnvoll mit pauschalen Internetwerten berechnen. Leistungsaufnahme, Laufzeit, Strompreis und vorhandene Infrastruktur unterscheiden sich. Besonders wichtig: Gemeinsam genutzte Komponenten dürfen nicht vollständig einem einzelnen Server zugerechnet werden.
3. Datensicherung – und die Frage, ob sie wirklich funktioniert
Eine Sicherung einzurichten ist nur der erste Schritt. Benötigt werden Speicherplatz, gegebenenfalls ein räumlich getrenntes Sicherungsziel, die Überwachung der Sicherungsläufe und regelmäßige Wiederherstellungstests.
Gerade diese Tests werden leicht übersehen. Ohne sie bleibt unklar, ob sich wichtige Daten und Anwendungen im Ernstfall in der erforderlichen Zeit wiederherstellen lassen. Eine vollständige Kalkulation berücksichtigt deshalb nicht nur das Sicherungsprodukt, sondern auch dessen laufenden Betrieb.
4. Sicherheitsmaßnahmen und laufende Aktualisierung
Betriebssysteme und Anwendungen benötigen Sicherheitsupdates. Zugriffsrechte müssen kontrolliert, Schwachstellen bewertet und Schutzmaßnahmen an veränderte Risiken angepasst werden. Je nach Umgebung sind weitere Komponenten und Dienstleistungen erforderlich.
Ein Server kann technisch einwandfrei laufen und trotzdem Sicherheitsrisiken aufweisen. Deshalb darf der Aufwand für einen sicheren Betrieb nicht mit dem Kauf einer einmaligen Sicherheitslösung gleichgesetzt werden.
5. Wartung, Herstellerunterstützung und Ersatzteile
Ein günstiger Anschaffungspreis sagt wenig darüber aus, wie schnell sich ein Defekt beheben lässt. Entscheidend sind unter anderem Garantieumfang, Reaktionszeiten, Verfügbarkeit von Ersatzteilen und die Frage, wer den Austausch organisiert.
Läuft eine Servicevereinbarung während der geplanten Nutzungsdauer aus, können zusätzliche Kosten entstehen. Bei älterer Hardware wird außerdem relevant, wie lange der Hersteller Ersatzteile, Firmware und Unterstützung bereitstellt.
6. Änderungen, Erweiterungen und ungeplante Arbeiten
Neue Anwendungen, zusätzliche Benutzer oder wachsende Datenmengen können Anpassungen erforderlich machen. Manchmal reichen vorhandene Ressourcen aus. Manchmal werden mehr Speicher, Arbeitsspeicher, Lizenzen oder zusätzliche Dienstleistungen benötigt.
Solche Kosten sollten nicht frei erfunden und als sichere Ausgaben dargestellt werden. Sinnvoll ist es, bekannte Veränderungen einzuplanen und für Unvorhergesehenes einen nachvollziehbaren finanziellen Spielraum vorzusehen.
7. Störungen und Ausfallfolgen
Wenn ein Server ausfällt, entstehen zunächst Kosten für Diagnose, Wiederherstellung und gegebenenfalls Ersatzhardware. Daneben kann der Geschäftsbetrieb betroffen sein: Mitarbeiter können nicht arbeiten, Aufträge verzögern sich oder eine wichtige Anwendung steht nicht zur Verfügung.
Diese Folgen können erheblich sein, sind aber von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Pauschale Schadensbeträge führen leicht zu irreführenden Kalkulationen. Besser ist es, die geschäftskritischen Abläufe zu identifizieren, tolerierbare Unterbrechungen festzulegen und daraus angemessene Schutz- und Wiederherstellungsmaßnahmen abzuleiten.
8. Die spätere Ablösung des Servers
Auch das Ende der Nutzungsdauer verursacht Aufwand. Daten und Anwendungen müssen auf eine neue Umgebung übertragen, Abhängigkeiten geprüft und die Umstellung getestet werden. Für die alte Hardware ist eine sichere Datenlöschung und geeignete Entsorgung zu organisieren.
Diese Kosten fallen nicht unbedingt während jedes Betrachtungszeitraums an. Sie sollten aber dann berücksichtigt werden, wenn die geplante Ablösung in diesen Zeitraum fällt. Ebenso kann ein realistischer Restwert am Ende der Betrachtung eine Rolle spielen.
Ein Beispiel: Warum zwei Kalkulationen unterschiedlich ausfallen
Stellen wir uns ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern vor. Die Geschäftsführung erhält ein Angebot über einen neuen Server. In der ersten Übersicht stehen Hardware, Lizenzen und Einrichtung. Eine zweite Betrachtung ergänzt die über fünf Jahre erforderlichen Leistungen für Wartung, Datensicherung, Sicherheit, Strom und Betreuung.
Beide Übersichten können rechnerisch richtig sein – sie beantworten aber unterschiedliche Fragen. Die erste zeigt den unmittelbaren Investitionsbedarf. Die zweite zeigt die geplanten Gesamtkosten des Serverbetriebs. Erst die zweite eignet sich als Grundlage für einen Vergleich mit einer Cloud-Lösung ähnlichen Leistungsumfangs.
In unserem Artikel [Was kostet ein eigener Server über fünf Jahre?] zeigen wir dazu eine ausdrücklich beispielhafte Kalkulation. Sie ersetzt kein individuelles Angebot, macht aber die unterschiedlichen Kostenarten sichtbar.
So prüfen Sie, ob Ihre Serverkalkulation vollständig ist
Vor einer Investitionsentscheidung hilft eine einfache Prüfung:
Welche Anwendungen und Daten werden auf dem Server tatsächlich benötigt?
Welche Kosten entstehen einmalig, welche regelmäßig und welche nur bei Änderungen?
Sind Datensicherung, Wiederherstellungstests, Sicherheitsmaßnahmen und laufende Betreuung enthalten?
Welche internen Aufwände sind dem Serverbetrieb realistisch zuzurechnen?
Welche Leistungen sind bereits anderweitig bezahlt – und dürfen nicht doppelt angesetzt werden?
Welche Anforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung sind für den Geschäftsbetrieb erforderlich?
Wie lange soll der Server genutzt werden und was geschieht am Ende dieser Zeit?
Für einen belastbaren Vergleich müssen die Antworten bei beiden Betriebsmodellen auf denselben Zeitraum und einen vergleichbaren Leistungsumfang bezogen werden.
Sind diese Kosten in der Cloud automatisch enthalten?
Nein. Cloud ersetzt bestimmte Kosten des eigenen Hardwarebetriebs durch Entgelte für externe Infrastruktur. Welche Leistungen darin enthalten sind, hängt jedoch vom Anbieter, dem Vertrag und der konkreten Lösung ab.
Auch in der Cloud können zusätzliche Kosten für Softwarelizenzen, Betreuung, Datensicherung, Sicherheitsmaßnahmen, Datenübertragung oder Änderungen entstehen. Deshalb ist es ebenso falsch, bei eigenen Servern Kosten wegzulassen, wie bei Cloud pauschal alle Betriebsleistungen als enthalten anzunehmen.
Weiterführend: [Was kostet Cloud für ein Unternehmen?] und [Cloud oder Server: Kosten im direkten Vergleich].
Wie unterstützt novotec bei der Kostenbewertung?
Wir von novotec beginnen nicht mit einem Hardwarepreis oder einem monatlichen Cloud-Tarif. Zunächst klären wir, welche Anwendungen Ihr Unternehmen benötigt, wie sie heute betrieben werden und welche Anforderungen in den kommenden Jahren zu erwarten sind.
In einem ersten Gespräch erfassen wir die wesentlichen Fragen und legen fest, welche Informationen für eine vertiefte Bewertung erforderlich sind. Auf dieser Grundlage können wir die Kosten einer eigenen Serverumgebung, einer geeigneten Cloud-Lösung oder einer Kombination nachvollziehbar gegenüberstellen.
Für geeignete Cloud-Infrastruktur setzen wir auf die Terra Cloud der WORTMANN-Gruppe. Ob Cloud tatsächlich die bessere Wahl ist, entscheidet jedoch nicht der Anbieter, sondern der konkrete Bedarf Ihres Unternehmens.
Kennen Sie die tatsächlichen Kosten Ihrer Server?
Vielleicht steht eine Servererneuerung bevor. Vielleicht möchten Sie Ihre bestehende Infrastruktur wirtschaftlich bewerten. Oder Sie prüfen, ob sich ein Teil Ihrer IT künftig anders betreiben lässt.
Dann lohnt es sich, zunächst die bislang übersehenen Kosten sichtbar zu machen. Denn eine gute Entscheidung beginnt nicht mit dem günstigsten Preis, sondern mit einer vollständigen Betrachtung.
Mit unserem Cloud-Check können Sie wichtige Entscheidungsfaktoren zunächst selbst einordnen.
Oder sprechen Sie mit uns über Ihre konkrete Situation.