Nicht jede Cloud-Lösung spart Geld. Eine passende Lösung kann Ihr Unternehmen dennoch wirtschaftlich und organisatorisch entlasten.
Wer über einen Wechsel in die Cloud nachdenkt, stellt häufig zuerst eine Frage:
Lohnt sich das überhaupt?
Die Antwort hängt davon ab, was Sie mit dem Wechsel erreichen möchten.
Geht es darum, eine größere Serverinvestition zu vermeiden? Sollen Mitarbeiter an verschiedenen Standorten besser zusammenarbeiten? Möchten Sie die Verantwortung für den Betrieb eigener Hardware reduzieren? Oder muss Ihre IT künftig schneller auf Veränderungen reagieren können?
Cloud kann in solchen Situationen Vorteile bieten.
Allerdings entstehen diese Vorteile nicht automatisch durch den Wechsel zu einem externen Anbieter.
Cloud lohnt sich dann, wenn der betriebliche Nutzen die Kosten, Risiken und zusätzlichen Abhängigkeiten rechtfertigt.
Was bedeutet „lohnen“ bei einer IT-Entscheidung?
Bei einer Investition denken viele Geschäftsführer zunächst an die Kosten.
Das ist verständlich. Schließlich müssen Ausgaben wirtschaftlich sinnvoll sein.
Bei IT-Entscheidungen greift ein reiner Preisvergleich jedoch häufig zu kurz.
Eine Lösung kann in der Anschaffung günstig sein, im laufenden Betrieb aber hohe Aufwendungen verursachen.
Eine andere Lösung kann monatlich mehr kosten, dafür jedoch Investitionen vermeiden, Abläufe vereinfachen oder betriebliche Risiken reduzieren.
Deshalb sollte eine Cloud-Entscheidung aus mehreren Perspektiven betrachtet werden:
Wirtschaftlichkeit: Welche Gesamtkosten entstehen über mehrere Jahre?
Liquidität: Wie viel Kapital muss zu welchem Zeitpunkt eingesetzt werden?
Betrieb: Wie zuverlässig und mit welchem Aufwand wird die IT betreut?
Flexibilität: Wie gut lässt sich die Lösung an Veränderungen anpassen?
Risiken: Welche Abhängigkeiten und möglichen Ausfälle müssen berücksichtigt werden?
Nicht jeder dieser Punkte ist für jedes Unternehmen gleich wichtig.
Ein Betrieb mit weitgehend unveränderten Anforderungen bewertet Flexibilität möglicherweise anders als ein Unternehmen, das mehrere neue Standorte plant.
Die richtige Entscheidung hängt deshalb nicht allein vom Preis ab, sondern davon, welche Anforderungen für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind.
1. Wenn eine größere Serverinvestition bevorsteht
Ein häufiger Anlass für die Cloud-Frage ist das Alter der vorhandenen Server.
Die Hardware funktioniert möglicherweise noch, aber Garantie, Wartung oder Herstellersupport laufen aus. Vielleicht reicht die Leistung für neue Anwendungen nicht mehr aus.
Die Geschäftsführung muss entscheiden, ob erneut investiert werden soll.
In dieser Situation kann Cloud eine Alternative sein.
Statt neue eigene Serverhardware anzuschaffen, wird die benötigte Infrastruktur bei einem externen Anbieter bereitgestellt.
Dadurch kann eine größere Anfangsinvestition entfallen und durch regelmäßige Zahlungen ersetzt werden.
Allerdings entstehen bei einer Umstellung ebenfalls Kosten, beispielsweise für Planung, Migration oder notwendige Anpassungen.
Auch die laufenden Cloud-Kosten müssen über mehrere Jahre betrachtet werden.
Cloud kann die Anschaffung neuer Serverhardware vermeiden. Ob sie insgesamt wirtschaftlicher ist, zeigt erst ein Vergleich über einen geeigneten Zeitraum.
2. Wenn die IT mit dem Unternehmen wachsen oder schrumpfen muss
Manche Unternehmen haben über Jahre einen weitgehend gleichbleibenden IT-Bedarf.
Andere wachsen, eröffnen neue Standorte oder beschäftigen zeitweise zusätzliche Mitarbeiter.
Eigene Server werden häufig mit Leistungsreserven angeschafft, damit sie auch zukünftige Anforderungen erfüllen können.
Diese Reserven verursachen Kosten, selbst wenn sie zunächst nicht genutzt werden.
Cloud-Ressourcen können je nach Angebot flexibler angepasst werden.
Das kann interessant sein, wenn sich der Bedarf regelmäßig verändert oder schwer vorhersehen lässt.
Allerdings ist auch in der Cloud nicht jede Anpassung sofort möglich oder wirtschaftlich sinnvoll. Vertragslaufzeiten, Mindestleistungen und zusätzliche Kosten müssen berücksichtigt werden.
Je stärker sich die Anforderungen eines Unternehmens verändern, desto wichtiger kann die Anpassungsfähigkeit seiner IT werden.
3. Wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten arbeiten
Ein Unternehmen mit einem festen Standort und überwiegend lokalen Arbeitsplätzen hat andere Anforderungen als ein Betrieb mit mehreren Niederlassungen, Homeoffice oder Außendienst.
Cloud-Lösungen können dabei helfen, Anwendungen und Daten zentral bereitzustellen.
Mitarbeiter greifen dann – bei entsprechender Berechtigung und geeigneter Verbindung – unabhängig von ihrem Arbeitsort auf die benötigten Systeme zu.
Das kann die Zusammenarbeit und Verwaltung vereinfachen.
Allerdings lässt sich auch ein eigener Server für den Zugriff von außen einrichten.
Cloud ist deshalb nicht automatisch die einzige Möglichkeit für standortunabhängiges Arbeiten.
Entscheidend ist, welche Lösung unter Berücksichtigung von Sicherheit, Leistung, Kosten und Betreuungsaufwand am besten passt.
Cloud kann ortsunabhängiges Arbeiten erleichtern. Sie ist aber keine zwingende Voraussetzung dafür.
4. Wenn der Betrieb eigener Hardware zunehmend aufwendig wird
Eigene Server benötigen mehr als nur einen geeigneten Aufstellort.
Sie müssen mit Strom versorgt, gekühlt, überwacht, gewartet und bei Bedarf ersetzt werden.
Auch Ausfälle von Hardware oder der Infrastruktur am Unternehmensstandort müssen berücksichtigt werden.
Ein IT-Dienstleister kann viele dieser Aufgaben übernehmen.
Die physische Infrastruktur bleibt jedoch weiterhin im Unternehmen.
Bei einer geeigneten Cloud-Lösung verlagern sich bestimmte Aufgaben des Hardware- und Rechenzentrumsbetriebs auf den Infrastrukturbetreiber.
Das kann den organisatorischen Aufwand reduzieren.
Andere Aufgaben bleiben bestehen, beispielsweise die Betreuung der Anwendungen, die Verwaltung von Benutzern oder die Datensicherung.
Cloud kann Ihr Unternehmen vom Betrieb eigener Hardware entlasten. Sie ersetzt aber nicht die Verantwortung für eine funktionierende Unternehmens-IT.
5. Wenn Verfügbarkeit für den Geschäftsbetrieb besonders wichtig ist
In manchen Unternehmen führt bereits ein kurzer IT-Ausfall zu erheblichen Problemen.
Aufträge können nicht bearbeitet werden. Mitarbeiter warten auf Anwendungen. Kunden erhalten keine Auskunft.
Dann stellt sich die Frage, wie die benötigten Systeme möglichst zuverlässig bereitgestellt werden können.
Professionelle Rechenzentrumsinfrastrukturen können Möglichkeiten bieten, die sich an einem einzelnen Unternehmensstandort nur mit erheblichem Aufwand realisieren lassen.
Dazu können beispielsweise redundante Stromversorgung oder zusätzliche technische Schutzmaßnahmen gehören.
Allerdings hängt die tatsächliche Verfügbarkeit immer von der konkret gebuchten Leistung und ihrer technischen Ausgestaltung ab.
Auch die Internetanbindung des Unternehmens wird zu einem wichtigen Faktor.
Cloud kann die Voraussetzungen für einen zuverlässigen IT-Betrieb verbessern. Entscheidend sind jedoch die vereinbarte Verfügbarkeit, die konkrete technische Ausgestaltung und die Anbindung des Unternehmens. Eine Garantie gegen Ausfälle ist sie nicht.
6. Wenn vorhandene IT-Systeme ohnehin verändert werden müssen
Nicht jede Cloud-Entscheidung beginnt mit einem defekten oder veralteten Server.
Manchmal verändert sich das Unternehmen selbst.
Eine neue Geschäftsanwendung wird eingeführt. Mehrere Standorte sollen zusammenarbeiten. Eine Unternehmensübernahme steht an. Oder bisherige Arbeitsabläufe werden neu organisiert.
In solchen Situationen kann es sinnvoll sein, die IT-Struktur grundsätzlich zu überprüfen.
Vielleicht lässt sich eine neue Anwendung direkt als Cloud-Dienst nutzen.
Vielleicht werden bisherige Server dadurch teilweise überflüssig.
Oder es entsteht eine Kombination aus eigenen Systemen und Cloud.
Wenn sich die Anforderungen verändern, sollte nicht automatisch die bisherige IT-Struktur fortgeschrieben werden.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen steht vor einer größeren IT-Entscheidung
Stellen wir uns ein Unternehmen mit 35 Mitarbeitern vor.
Die Geschäftsanwendungen laufen auf zwei eigenen Servern. E-Mail und Zusammenarbeit werden bereits über Microsoft 365 organisiert.
Die Server sind mehrere Jahre alt. Eine Erneuerung steht bevor.
Gleichzeitig plant das Unternehmen, einen zweiten Standort aufzubauen.
Die Geschäftsführung möchte deshalb nicht nur wissen, was neue Server kosten würden.
Sie möchte auch klären, wie Mitarbeiter künftig auf die Anwendungen zugreifen können, welche Investitionen notwendig werden und wer sich um den laufenden Betrieb kümmert.
Möglichkeit 1: Die vorhandene Struktur erneuern
Das Unternehmen investiert in neue eigene Server.
Die bisherige IT-Struktur bleibt weitgehend erhalten.
Für den zweiten Standort werden geeignete Verbindungen und Zugriffsmöglichkeiten eingerichtet.
Das kann eine sinnvolle Lösung sein, wenn die Anwendungen lokal gut funktionieren und die Gesamtkosten wirtschaftlich attraktiv sind.
Möglichkeit 2: Die Serverumgebung in die Cloud verlagern
Die Geschäftsanwendungen werden auf einer geeigneten externen Serverinfrastruktur betrieben.
Dadurch kann die Anschaffung neuer eigener Serverhardware entfallen.
Beide Standorte greifen über entsprechend abgesicherte Verbindungen auf die benötigten Anwendungen zu.
Allerdings müssen die Eignung der Programme, die Internetanbindungen und die Kosten des laufenden Betriebs geprüft werden.
Möglichkeit 3: Eine Kombination wählen
Vielleicht benötigt eine Anwendung weiterhin eine lokale Umgebung, während andere Systeme sinnvoll in der Cloud betrieben werden können.
Dann kann eine hybride Lösung die bessere Wahl sein.
Was wäre die richtige Entscheidung?
Aus der Mitarbeiterzahl oder dem Alter der Server allein lässt sich das nicht ableiten.
Die geplante Standorterweiterung kann für eine Cloud-Lösung sprechen. Besondere Anforderungen einzelner Anwendungen oder wirtschaftliche Gründe können dagegen sprechen.
Das Beispiel zeigt: Cloud lohnt sich nicht aufgrund einer einzelnen Eigenschaft. Entscheidend ist das Zusammenspiel mehrerer betrieblicher Anforderungen.
Wann lohnt sich Cloud möglicherweise nicht?
Es gibt Situationen, in denen die Vorteile einer Cloud-Lösung den Aufwand nicht rechtfertigen.
Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn:
die vorhandene Serverinfrastruktur weiterhin zuverlässig und sicher betrieben werden kann,
wichtige Anwendungen besondere lokale Anforderungen haben,
eine geeignete Internetanbindung nicht wirtschaftlich verfügbar ist,
die laufenden Cloud-Kosten über den betrachteten Zeitraum deutlich höher ausfallen,
eine Migration aufwendige Anpassungen erforderlich machen würde,
oder die betrieblichen Anforderungen mit einer vorhandenen Lösung bereits gut erfüllt werden.
Auch eine Cloud-Lösung, die technisch problemlos umsetzbar wäre, muss deshalb nicht automatisch die richtige Entscheidung sein.
Nicht alles, was technisch möglich ist, ist auch wirtschaftlich oder betrieblich sinnvoll.
Was sollte vor einer Cloud-Entscheidung geprüft werden?
Bevor Sie sich für einen Wechsel entscheiden, sollten fünf Fragen beantwortet werden.
1. Welche Probleme wollen wir tatsächlich lösen?
Eine Servererneuerung, wiederkehrende Störungen oder veränderte Arbeitsabläufe können unterschiedliche Lösungen erfordern.
2. Welche Anwendungen müssen künftig funktionieren?
Nicht jede Software eignet sich für jedes Betriebsmodell. Technische und vertragliche Voraussetzungen müssen berücksichtigt werden.
3. Welche Kosten entstehen insgesamt?
Neben laufenden Entgelten gehören auch Migration, Betreuung, Datensicherung, Verbindungen und mögliche Zusatzleistungen in den Vergleich.
4. Welche neuen Abhängigkeiten entstehen?
Dazu zählen insbesondere Internetverbindungen, Cloud-Anbieter, Vertragsbedingungen und die Möglichkeiten, Daten und Anwendungen später wieder zu verlagern.
5. Wer übernimmt welche Aufgaben?
Es muss klar sein, wer Infrastruktur, Anwendungen, Sicherheit, Datensicherung und Support betreut.
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich seriös beurteilen, ob sich Cloud für Ihr Unternehmen lohnt.
Wie unterstützt novotec bei dieser Entscheidung?
Wir von novotec betrachten Cloud nicht als Selbstzweck.
In einem ersten Gespräch möchten wir verstehen, welche Anforderungen Ihr Unternehmen hat, was heute nicht zufriedenstellend funktioniert und was sich künftig verbessern soll.
Auf dieser Grundlage lässt sich bestimmen, welche Anwendungen, Kosten und Abhängigkeiten genauer untersucht werden müssen. Erst danach ist ein belastbarer Vergleich zwischen eigenem Server, Cloud und einer möglichen Kombination sinnvoll.
Wenn Cloud-Infrastruktur für Ihr Unternehmen die passende Lösung ist, können wir die vereinbarte Planung, Umsetzung und laufende Betreuung übernehmen. Für geeignete Cloud-Infrastruktur arbeiten wir mit Terra Cloud der WORTMANN-Gruppe.
Unser Maßstab ist nicht, möglichst viel IT in die Cloud zu verlagern. Entscheidend ist eine Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Sie möchten wissen, ob Cloud für Ihr Unternehmen sinnvoll ist?
Vielleicht steht eine Servererneuerung bevor. Vielleicht verändert sich Ihr Unternehmen. Oder Sie möchten klären, ob Ihre bisherige IT-Struktur auch in den kommenden Jahren die richtige ist.
Unser Cloud-Check bietet eine erste Orientierung zu den wichtigsten Entscheidungsfaktoren. Er ersetzt keine technische Bestandsaufnahme und keine individuelle Wirtschaftlichkeitsberechnung.
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