Cloud ist keine neue Art von IT. Sondern eine andere Art, IT bereitzustellen und zu betreiben.
Viele Geschäftsführer nutzen längst Cloud-Dienste, ohne sich im Alltag besonders damit zu beschäftigen.
E-Mails, gemeinsame Dokumente, Online-Besprechungen oder bestimmte Geschäftsanwendungen werden bereits über externe Plattformen bereitgestellt.
Trotzdem entsteht häufig Unsicherheit, sobald es um die Frage geht, ob auch die eigenen Server in die Cloud verlagert werden sollten.
Was bedeutet das eigentlich? Was verändert sich dadurch? Und welche Vorteile hätte das für das Unternehmen?
Die wichtigste Erkenntnis vorweg: Cloud ist zunächst ein Betriebsmodell. Ob daraus ein Vorteil entsteht, hängt davon ab, wie gut es zu Ihrem Unternehmen passt.
Was ist Cloud – einfach erklärt?
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen benötigt einen Server, um eine wichtige Geschäftsanwendung zu betreiben.
Bisher kaufen Sie dafür eigene Hardware, lassen diese installieren und betreiben sie in Ihren Geschäftsräumen.
Bei einer Cloud-Lösung kann die benötigte Serverumgebung stattdessen auf der Infrastruktur eines externen Anbieters bereitgestellt werden.
Ihr Unternehmen nutzt die vereinbarten Leistungen, ohne die zugrunde liegende Serverhardware selbst anschaffen und am eigenen Standort betreiben zu müssen.
Das bedeutet allerdings nicht, dass Ihre Daten und Anwendungen irgendwo ohne feste Zuständigkeit liegen.
Auch Cloud benötigt physische Rechenzentren, Hardware, Stromversorgung, Netzwerkverbindungen und Menschen, die sich um den Betrieb kümmern.
Der Unterschied besteht darin, wem die Infrastruktur gehört, wo sie betrieben wird und wie die Aufgaben und Kosten verteilt sind.
Was verändert sich für Ihr Unternehmen?
Der Wechsel von einem eigenen Server zu einer Cloud-Umgebung verändert nicht automatisch Ihre täglichen Arbeitsabläufe.
Im Idealfall können Ihre Mitarbeiter ihre vertrauten Anwendungen weiterhin nutzen.
Im Hintergrund können sich jedoch mehrere Dinge grundlegend verändern.
1. Sie müssen bestimmte Hardware nicht mehr selbst anschaffen
Wenn ein eigener Server ersetzt werden muss, entsteht häufig eine größere Investition.
Bei einer geeigneten Cloud-Lösung kann die benötigte Serverleistung stattdessen als laufende Leistung bezogen werden.
Das kann die anfängliche Kapitalbindung reduzieren.
Ob die Lösung über mehrere Jahre günstiger ist, muss gesondert betrachtet werden.
2. Die Kosten werden anders verteilt
An die Stelle bestimmter Anschaffungs- und Betriebskosten treten regelmäßige Zahlungen.
Dadurch können Ausgaben besser planbar werden, sofern Leistungsumfang, Vertragsbedingungen und mögliche Zusatzkosten bekannt sind.
Cloud bedeutet allerdings nicht automatisch einen unveränderlichen monatlichen Festpreis.
3. Die Verantwortung wird neu organisiert
Beim eigenen Server muss Ihr Unternehmen den Betrieb selbst organisieren oder einen IT-Dienstleister damit beauftragen.
In der Cloud übernimmt der Infrastrukturbetreiber bestimmte Aufgaben. Andere Aufgaben verbleiben beim betreuenden IT-Dienstleister oder beim Unternehmen. Die genaue Verteilung muss vereinbart werden.
4. Veränderungen können einfacher werden
Wenn zusätzliche Mitarbeiter, Anwendungen oder Standorte hinzukommen, lassen sich Cloud-Ressourcen je nach Lösung häufig anpassen.
Bei eigenen Servern können dafür zusätzliche Investitionen erforderlich sein.
Allerdings sind auch Cloud-Ressourcen nicht unbegrenzt oder ohne Mehrkosten verfügbar.
5. Neue Abhängigkeiten entstehen
Wenn wichtige Anwendungen aus der Cloud bereitgestellt werden, gewinnt die Internetverbindung an Bedeutung.
Auch die Auswahl des Anbieters, die Vertragsbedingungen und die Möglichkeiten eines späteren Wechsels spielen eine wichtige Rolle.
Cloud beseitigt also nicht sämtliche IT-Aufgaben und Risiken. Sie verändert deren Verteilung.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern benötigt einen neuen Server
Stellen wir uns ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern vor.
Die Mitarbeiter arbeiten mit einer Warenwirtschaft, greifen auf gemeinsame Dateien zu und nutzen weitere Anwendungen, die auf einem eigenen Server betrieben werden.
Dieser Server ist inzwischen einige Jahre alt. Der Hersteller empfiehlt, die Hardware in absehbarer Zeit zu ersetzen.
Die Geschäftsführung steht nun vor zwei Möglichkeiten.
Möglichkeit 1: Ein neuer eigener Server
Das Unternehmen investiert erneut in Hardware.
Der Server wird eingerichtet und weiterhin am Unternehmensstandort betrieben.
Die Mitarbeiter arbeiten wie bisher. Für Betrieb, Wartung, Datensicherung und die notwendige Infrastruktur muss weiterhin gesorgt werden.
Möglichkeit 2: Ein Cloud-Server
Die benötigte Serverumgebung wird bei einem externen Anbieter bereitgestellt.
Das Unternehmen muss dafür keine eigene neue Serverhardware anschaffen. Stattdessen entstehen regelmäßige Kosten für die vereinbarten Cloud-Leistungen.
Die vorhandenen Anwendungen können möglicherweise weitergenutzt werden, sofern sie für diese Betriebsform geeignet sind.
Für die Mitarbeiter muss sich im täglichen Umgang mit den Programmen nicht viel ändern.
Im Hintergrund verändern sich jedoch die Infrastruktur, die laufenden Kosten und die Zuständigkeiten für den Betrieb.
Welche Möglichkeit ist besser?
Das lässt sich aus diesen Informationen noch nicht entscheiden.
Dazu müssten unter anderem die Kosten über mehrere Jahre, die Anforderungen der Anwendungen, die Internetanbindung und der notwendige Betreuungsaufwand verglichen werden.
Vielleicht spricht vieles für Cloud. Vielleicht ist ein neuer eigener Server sinnvoller.
Das Beispiel zeigt: Cloud verändert nicht zwangsläufig die Arbeit Ihrer Mitarbeiter. Aber sie kann grundlegend verändern, wie die dafür benötigte IT organisiert wird.
Bedeutet Cloud, dass unsere Daten nicht mehr uns gehören?
Nein. Die Nutzung einer Cloud-Lösung bedeutet nicht automatisch, dass Sie die Kontrolle über Ihre Unternehmensdaten verlieren. Entscheidend sind die vertraglich vereinbarten Rechte, die technischen Zugriffsmöglichkeiten und die Frage, wie Sie Ihre Daten bei Bedarf wieder aus der Cloud übernehmen können.
Deshalb sollten die vertraglichen Bedingungen und die tatsächlichen Zugriffsmöglichkeiten sorgfältig betrachtet werden.
Wichtige Fragen sind beispielsweise:
Wer darf auf die Daten zugreifen?
Wo werden sie gespeichert und verarbeitet?
Wie werden sie gesichert?
Wie können sie bei Bedarf exportiert werden?
Was geschieht bei Vertragsende?
Die Kontrolle über Unternehmensdaten hängt deshalb nicht allein davon ab, ob sich ein Server im eigenen Gebäude befindet.
Entscheidend sind die rechtlichen Vereinbarungen, die technischen Schutzmaßnahmen und die tatsächlichen Möglichkeiten, über die eigenen Daten zu verfügen.
Welche Arten von Cloud gibt es?
Nicht jede Cloud-Lösung erfüllt dieselbe Aufgabe.
Für Geschäftsführer sind vor allem drei Unterschiede relevant.
Cloud-Infrastruktur
Hier werden beispielsweise Server und Speicherplatz bereitgestellt, auf denen Unternehmensanwendungen betrieben werden können.
Das ist insbesondere dann interessant, wenn eigene Server ersetzt oder ergänzt werden sollen.
Fertige Cloud-Dienste
Hier nutzt das Unternehmen eine bereits bereitgestellte Anwendung oder einen Dienst.
Microsoft 365 ist ein bekanntes Beispiel.
Das Unternehmen muss die zugrunde liegende Serverinfrastruktur nicht selbst betreiben, benötigt aber weiterhin eine geeignete Verwaltung und Betreuung der genutzten Dienste.
Kombination aus eigenen Systemen und Cloud
Bei einer hybriden IT-Umgebung werden bestimmte Anwendungen weiterhin auf eigenen Systemen betrieben, während andere Dienste aus der Cloud bereitgestellt werden.
Das kann sinnvoll sein, wenn unterschiedliche Anforderungen bestehen oder vorhandene Investitionen berücksichtigt werden sollen.
Cloud bedeutet deshalb nicht zwangsläufig, dass die gesamte Unternehmens-IT an einen anderen Standort verlagert wird.
Wer ist in der Cloud eigentlich wofür verantwortlich?
Diese Frage wird bei Cloud-Entscheidungen häufig unterschätzt.
Denn der Betrieb einer Cloud-Infrastruktur und die Betreuung der darauf genutzten Unternehmens-IT sind nicht dasselbe.
Der Cloud-Anbieter
Der Infrastrukturbetreiber stellt die vertraglich vereinbarte technische Umgebung bereit.
Dazu können beispielsweise Rechenzentrumsbetrieb, physische Serverhardware, Stromversorgung und bestimmte Infrastrukturleistungen gehören.
Welche Aufgaben tatsächlich übernommen werden, hängt vom jeweiligen Angebot und Vertrag ab.
novotec als betreuender IT-Dienstleister
Wir von novotec kümmern uns um die mit unseren Kunden vereinbarten Leistungen.
Dazu können die Planung und Einrichtung der Umgebung, die Betreuung von Servern und Anwendungen, Sicherheitsmaßnahmen, Datensicherungen, Überwachung und Unterstützung der Mitarbeiter gehören.
Welche Leistungen enthalten sind, wird verbindlich vereinbart.
Für geeignete Cloud-Infrastruktur arbeiten wir mit Terra Cloud der WORTMANN-Gruppe.
Der technische Infrastrukturbetreiber und der Ansprechpartner für die vereinbarte IT-Betreuung müssen also nicht identisch sein.
Das Unternehmen
Auch bei einer umfassend betreuten Cloud-Lösung bleiben bestimmte Entscheidungen beim Unternehmen.
Dazu gehören beispielsweise betriebliche Anforderungen, die Freigabe von Investitionen und die Entscheidung darüber, welche Mitarbeiter auf bestimmte Informationen zugreifen dürfen.
Die praktische Umsetzung kann an den IT-Dienstleister übertragen werden.
Eine gute Cloud-Lösung zeichnet sich deshalb nicht nur durch ihre Technik aus. Sondern auch dadurch, dass Zuständigkeiten klar geregelt sind.
Was sind die häufigsten Missverständnisse über Cloud?
„In der Cloud brauchen wir keinen IT-Dienstleister mehr.“
Das ist ein Irrtum.
Auch Cloud-Systeme müssen eingerichtet, verwaltet, abgesichert und betreut werden.
Cloud verändert den IT-Betrieb, macht ihn aber nicht überflüssig.
„Cloud ist immer günstiger.“
Nicht unbedingt.
Bei manchen Unternehmen können Cloud-Lösungen wirtschaftliche Vorteile bieten. Bei anderen kann der Betrieb eigener Systeme über mehrere Jahre günstiger sein.
Entscheidend ist ein Vergleich der Gesamtkosten bei vergleichbaren Leistungen.
„Cloud ist automatisch sicher.“
Auch das stimmt nicht.
Eine professionelle Infrastruktur kann wichtige Sicherheitsvorteile bieten. Ob die gesamte Lösung sicher betrieben wird, hängt aber ebenso von Konfiguration, Berechtigungen, Schutzmaßnahmen und laufender Betreuung ab.
„Wenn wir Cloud nutzen, muss alles umgestellt werden.“
Nein.
Cloud-Dienste können einzeln genutzt werden. Eine vollständige Verlagerung ist nicht zwingend erforderlich.
„Mit Cloud sind wir von technischen Problemen unabhängig.“
Auch Cloud-Dienste können ausfallen.
Deshalb müssen Verfügbarkeit, Internetanbindung, Datensicherung und Wiederherstellung berücksichtigt werden.
Wann wird Cloud für ein Unternehmen interessant?
Ein typischer Anlass ist die bevorstehende Erneuerung eines Servers.
Aber auch Veränderungen im Unternehmen können die Frage aufwerfen, ob das bisherige Betriebsmodell noch sinnvoll ist.
Beispielsweise wenn neue Standorte entstehen, Mitarbeiter flexibler arbeiten sollen oder die Betreuung eigener Hardware zunehmend aufwendig wird.
Cloud kann auch interessant sein, wenn Investitionen reduziert und IT-Leistungen stärker als laufende Betriebsausgaben organisiert werden sollen.
Das allein rechtfertigt allerdings noch keinen Wechsel.
Ein guter Anlass, Cloud zu prüfen, ist nicht automatisch ein guter Grund, Cloud einzuführen.
Wann ist Cloud möglicherweise nicht die richtige Lösung?
Bestimmte Anwendungen können besondere Anforderungen an den lokalen Betrieb stellen.
Manchmal ist eine vorhandene Serverumgebung noch wirtschaftlich nutzbar.
Auch eine unzureichende Internetanbindung, hohe laufende Kosten oder besondere technische Abhängigkeiten können gegen eine Cloud-Verlagerung sprechen.
Deshalb ist es sinnvoll, vor einer Entscheidung sowohl die vorhandene IT als auch die Anforderungen der nächsten Jahre zu betrachten.
Vielleicht ist Cloud die richtige Lösung.
Vielleicht ein neuer eigener Server.
Vielleicht eine Kombination.
Die beste Entscheidung entsteht aus den Anforderungen Ihres Unternehmens – nicht aus einem allgemeinen Trend.
Wie unterstützt novotec bei dieser Entscheidung?
Wir von novotec unterstützen Unternehmen dabei, ihre IT nicht nur technisch, sondern auch wirtschaftlich und organisatorisch zu betrachten.
In einem ersten Gespräch geht es deshalb zunächst um Ihre Situation.
Welche Probleme bestehen heute? Was soll sich verbessern? Welche Investitionen stehen bevor? Und welche Anforderungen muss Ihre IT künftig erfüllen?
Auf dieser Grundlage lässt sich festlegen, welche Systeme und Zusammenhänge genauer untersucht werden müssen.
Anschließend können wir geeignete Betriebsmodelle vergleichen und eine nachvollziehbare Empfehlung entwickeln.
Wenn ein Wechsel sinnvoll ist, übernehmen wir die vereinbarte Planung, Umsetzung und laufende Betreuung.
Es geht nicht darum, möglichst viel IT in die Cloud zu verlagern. Es geht darum, die IT zu bauen, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Was sollten Sie als Nächstes klären?
Wenn Sie verstehen möchten, ob Cloud für Ihr Unternehmen sinnvoll sein könnte, sind zwei Fragen besonders wichtig:
Brauchen wir künftig überhaupt noch eigene Server?
Und unter welchen Voraussetzungen lohnt sich Cloud für uns?
Dazu finden Sie auf cloud.hamburg/ weiterführende Entscheidungshilfen:
[Braucht ein Unternehmen heute noch einen eigenen Server?]
[Wann lohnt sich Cloud für ein Unternehmen?]
Oder nutzen Sie unseren Cloud-Check, um erste Anhaltspunkte dafür zu erhalten, welche Cloud-Lösungen für Ihr Unternehmen infrage kommen könnten.
Wenn Sie Ihre konkrete Situation lieber persönlich besprechen möchten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.