Warum nach einer Cloud-Migration nicht einfach der Stecker gezogen werden sollte.
Ein Unternehmen hat seine zentrale Geschäftsanwendung erfolgreich in eine Cloud-Umgebung verlagert.
Die Mitarbeiter können auf die neue Umgebung zugreifen.
Die Daten wurden übertragen.
Und die wichtigsten Funktionen sind getestet.
Damit scheint der bisherige Server überflüssig geworden zu sein.
Doch was passiert jetzt mit der vorhandenen Hardware?
Kann sie sofort abgeschaltet werden?
Müssen die Daten noch einmal gesichert werden?
Und wie lässt sich verhindern, dass sensible Unternehmensinformationen auf ausrangierten Geräten zurückbleiben?
Der Umgang mit den bisherigen Servern ist ein wichtiger Bestandteil jeder Cloud-Migration. Er sollte bereits vor der eigentlichen Umstellung geplant werden.
Wann wird ein alter Server tatsächlich nicht mehr benötigt?
Ein Server kann erst dann außer Betrieb genommen werden, wenn seine bisherigen Aufgaben nicht mehr benötigt werden oder zuverlässig durch andere Systeme übernommen wurden.
Das klingt selbstverständlich.
In der Praxis können jedoch zusätzliche Funktionen vorhanden sein, die bei der ursprünglichen Planung nicht im Mittelpunkt standen.
Vielleicht stellt der Server nicht nur eine Geschäftsanwendung bereit, sondern auch gemeinsam genutzte Dateien.
Vielleicht werden darüber bestimmte Benutzerberechtigungen verwaltet.
Oder eine andere Anwendung nutzt noch eine Verbindung zu diesem System.
Deshalb muss vor der Abschaltung geprüft werden, welche Aufgaben der Server tatsächlich erfüllt.
Ein Server ist nicht schon deshalb überflüssig, weil die wichtigste Anwendung erfolgreich umgezogen ist.
Warum sollten alte Server nicht sofort abgeschaltet werden?
Nach einer Migration ist es häufig sinnvoll, die bisherige Umgebung zunächst für einen vereinbarten Zeitraum verfügbar zu halten.
Dadurch können bestimmte Informationen oder Einstellungen bei Bedarf noch überprüft werden.
Auch unerwartete Abhängigkeiten lassen sich möglicherweise leichter erkennen.
Allerdings bedeutet das nicht, dass der alte Server unbegrenzt weiterlaufen sollte.
Ein längerer Parallelbetrieb verursacht zusätzliche Kosten und kann Sicherheitsrisiken mit sich bringen.
Insbesondere dann, wenn ältere Systeme nicht mehr ausreichend aktualisiert oder überwacht werden.
Deshalb sollte bereits im Migrationsplan festgelegt werden, unter welchen Voraussetzungen die bisherige Umgebung abgeschaltet wird, wer die Freigabe erteilt und wann die Abschaltung erfolgt.
Eine Übergangsphase kann sinnvoll sein. Sie sollte aber ein klares Ende haben.
Was passiert mit den Daten auf dem bisherigen Server?
Die Daten auf dem alten Server verschwinden nicht automatisch, wenn sie in die Cloud übertragen wurden.
Auf den vorhandenen Datenträgern können weiterhin vollständige Datenbestände liegen.
Dazu gehören möglicherweise Kundendaten, Personalinformationen, Verträge, Kalkulationen oder andere vertrauliche Unternehmensunterlagen.
Auch temporäre Dateien, Datenbanken oder Sicherungskopien können vorhanden sein.
Deshalb muss vor der Weitergabe oder Entsorgung der Hardware geklärt werden, welche Daten sich noch darauf befinden.
Dabei ist zwischen der Sicherstellung benötigter Informationen und der anschließenden Löschung nicht mehr benötigter Daten zu unterscheiden.
Eine erfolgreiche Datenübertragung in die Cloud bedeutet nicht, dass die Daten auf dem alten Server bereits sicher entfernt wurden.
Müssen die alten Daten noch aufbewahrt werden?
Das hängt von der Art der Daten und den betrieblichen oder gesetzlichen Anforderungen ab.
Manche Informationen müssen über bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden.
Andere Daten werden für den laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigt.
Deshalb sollte geprüft werden, ob sämtliche auf dem bisherigen Server gespeicherten Informationen vollständig in die neue Umgebung übernommen wurden oder anderweitig aufbewahrt werden müssen.
Dabei können auch ältere Datenbestände relevant sein, auf die im Tagesgeschäft nur selten zugegriffen wird.
Eine Aufbewahrungspflicht bedeutet allerdings nicht automatisch, dass der bisherige Server weiter betrieben werden muss.
Häufig können benötigte Informationen auf geeigneten anderen Systemen oder in vorgesehenen Archivierungslösungen aufbewahrt werden.
Welche Anforderungen konkret gelten, sollte bei Bedarf mit den zuständigen fachlichen oder rechtlichen Beratern geklärt werden.
Wichtig ist, dass benötigte Daten erhalten bleiben, ohne dafür unnötig alte Server weiterbetreiben zu müssen.
Wie werden Daten auf alten Servern sicher gelöscht?
Das einfache Löschen von Dateien reicht nicht in jedem Fall aus.
Auch eine Neuinstallation des Betriebssystems bedeutet nicht zwangsläufig, dass zuvor gespeicherte Informationen nicht mehr wiederhergestellt werden können.
Deshalb sollten Datenträger vor einer Weitergabe oder Entsorgung mit einem geeigneten Verfahren behandelt werden.
Welche Methode erforderlich ist, hängt unter anderem von der Art des Datenträgers und den Schutzanforderungen der gespeicherten Informationen ab.
Je nach Situation kommen beispielsweise geeignete Verfahren zur sicheren Datenlöschung oder die physische Vernichtung von Datenträgern infrage.
Dabei sollte die Durchführung nachvollziehbar dokumentiert werden. Bei externen Dienstleistern sind Zuständigkeiten und erforderliche Nachweise vorab zu klären.
Sensible Unternehmensdaten dürfen nicht dadurch zum Risiko werden, dass ein alter Server nach der Migration unkontrolliert weitergegeben wird.
Können alte Server weiterverwendet werden?
Grundsätzlich kann vorhandene Hardware unter bestimmten Voraussetzungen weiter genutzt werden.
Vielleicht eignet sich ein Server noch für eine weniger kritische Aufgabe.
Oder einzelne Komponenten können anderweitig verwendet werden.
Allerdings sollte dabei nicht allein auf die bisherige Funktionsfähigkeit geachtet werden.
Auch Alter, Leistungsfähigkeit, Energieverbrauch, Wartungsmöglichkeiten und verfügbare Sicherheitsupdates spielen eine Rolle.
Ein älterer Server kann weiterhin funktionieren und trotzdem für einen zuverlässigen produktiven Betrieb ungeeignet sein.
Außerdem muss berücksichtigt werden, ob eine weitere Nutzung zusätzliche Kosten verursacht.
Die Weiterverwendung vorhandener Hardware ist nur dann sinnvoll, wenn ihr Nutzen den technischen und wirtschaftlichen Aufwand rechtfertigt.
Was ist mit Servern, die gemietet oder geleast wurden?
Nicht jedes Unternehmen besitzt seine Serverhardware.
Manche Systeme werden gemietet oder im Rahmen anderer Vertragsmodelle bereitgestellt.
In solchen Fällen müssen die bestehenden Vertragsbedingungen berücksichtigt werden.
Dazu gehören beispielsweise Laufzeiten, Kündigungsfristen und Rückgabeverpflichtungen.
Auch die Verantwortung für die Entfernung gespeicherter Daten sollte geklärt sein.
Wenn ein Server vor Vertragsende nicht mehr benötigt wird, bedeutet das nicht automatisch, dass die laufenden Kosten sofort entfallen.
Deshalb sollte die Planung einer Cloud-Migration vorhandene Hardwareverträge frühzeitig berücksichtigen.
Der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel kann auch davon abhängen, wann bestehende Verpflichtungen auslaufen.
Welche Kosten entstehen durch alte Server nach der Migration?
Solange ein Server weiter betrieben wird, können weiterhin Kosten entstehen.
Dazu gehören beispielsweise Stromverbrauch, Wartung, Lizenzen und die laufende Betreuung.
Auch die sichere Außerbetriebnahme kann Aufwand verursachen.
Wenn vorhandene Hardware verkauft oder anderweitig verwertet werden soll, müssen möglicherweise zusätzliche Arbeiten durchgeführt werden.
Andererseits können durch die Abschaltung künftig laufende Kosten entfallen.
Deshalb sollte bereits bei der wirtschaftlichen Bewertung einer Cloud-Migration berücksichtigt werden, wann die bisherigen Systeme tatsächlich außer Betrieb genommen werden können.
Die Cloud-Kosten beginnen möglicherweise schon, während die Kosten der bisherigen Infrastruktur noch weiterlaufen.
Dieser Übergangszeitraum gehört in eine realistische Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.
Ein Beispiel: Der neue Cloud-Server läuft – der alte steht noch im Büro
Stellen wir uns ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern vor.
Eine zentrale Geschäftsanwendung wurde erfolgreich in eine Cloud-Umgebung verlagert.
Die Mitarbeiter arbeiten inzwischen mit dem neuen System.
Der bisherige Server steht weiterhin im Unternehmen.
Bei der Vorbereitung seiner Abschaltung stellt sich heraus, dass darauf noch ein älteres Datenverzeichnis vorhanden ist.
Außerdem nutzt eine andere Anwendung eine bisher nicht dokumentierte Freigabe.
Würde der Server sofort abgeschaltet, könnte diese Anwendung möglicherweise nicht mehr wie gewohnt funktionieren.
Deshalb werden zunächst die verbliebenen Abhängigkeiten geklärt.
Die benötigten Daten werden in eine geeignete Umgebung übernommen.
Anschließend wird geprüft, ob der Server noch für andere Aufgaben erforderlich ist.
Erst danach erfolgt die geplante Außerbetriebnahme.
Die vorhandenen Datenträger werden vor einer möglichen Weitergabe oder Entsorgung entsprechend den Schutzanforderungen behandelt.
Das Beispiel zeigt: Die technische Migration und die vollständige Außerbetriebnahme der bisherigen Infrastruktur sind zwei unterschiedliche Arbeitsschritte.
Dieses Beispiel dient der Veranschaulichung und beschreibt kein konkretes Kundenprojekt.
Was passiert mit den bisherigen Datensicherungen?
Auch vorhandene Datensicherungen müssen berücksichtigt werden.
Vielleicht wurden die bisherigen Server regelmäßig auf externe Datenträger oder in eine separate Sicherungsumgebung gesichert.
Diese Sicherungen können weiterhin Daten enthalten, die im Unternehmen aufbewahrt werden müssen.
Deshalb sollte geklärt werden, welche Sicherungen noch benötigt werden und wie lange sie aufzubewahren sind.
Gleichzeitig muss für die neue Cloud-Umgebung ein geeignetes Sicherungskonzept bestehen.
Dabei sollten insbesondere die Wiederherstellungsmöglichkeiten geprüft werden.
Es wäre problematisch, die bisherigen Sicherungen zu entfernen, bevor die neue Umgebung ausreichend abgesichert ist und eine Wiederherstellung entsprechend den vereinbarten Anforderungen geprüft wurde.
Die Umstellung der Datensicherung gehört zur Migration. Sie darf nicht erst nach der Abschaltung der alten Server betrachtet werden.
Wann ist die Cloud-Migration wirklich abgeschlossen?
Aus Sicht der Mitarbeiter kann die Migration abgeschlossen sein, sobald die neue Anwendung funktioniert.
Aus Sicht des gesamten IT-Betriebs gehören jedoch weitere Aufgaben dazu.
Die bisherigen Systeme müssen überprüft und gegebenenfalls außer Betrieb genommen werden.
Nicht mehr benötigte Zugänge und Verbindungen sollten entfernt werden.
Die Dokumentation muss den neuen Zustand widerspiegeln.
Auch bestehende Wartungs-, Miet-, Leasing- und Lizenzverträge sollten auf Laufzeiten, Kündigungsfristen und Rückgabepflichten geprüft werden.
Und es muss sichergestellt sein, dass die neue Umgebung in die laufende Betreuung übernommen wurde.
Eine Migration ist erst dann vollständig abgeschlossen, wenn auch die bisherige Infrastruktur geordnet behandelt wurde.
Wie unterstützt novotec bei der Außerbetriebnahme?
Wir von novotec betrachten bei einer Cloud-Migration nicht nur die neue Umgebung.
Wir berücksichtigen auch, welche Aufgaben die bisherigen Server erfüllen und wann sie tatsächlich nicht mehr benötigt werden.
Dabei prüfen wir die technischen Abhängigkeiten und planen die notwendigen Schritte für die Außerbetriebnahme.
Auch vorhandene Datensicherungen und die Anforderungen an den Umgang mit gespeicherten Informationen müssen berücksichtigt werden.
Für geeignete Cloud-Infrastruktur setzen wir auf Terra Cloud der WORTMANN-Gruppe.
Die neue Umgebung wird dabei so geplant, dass die vorgesehenen Aufgaben übernommen werden können.
Anschließend lässt sich entscheiden, welche vorhandenen Systeme weiter betrieben, anderweitig genutzt oder außer Betrieb genommen werden sollen.
Unser Ziel ist nicht nur eine funktionierende neue Cloud-Umgebung, sondern auch ein geordneter Abschluss der bisherigen Serverlandschaft.
Stehen Ihre Server vor der Ablösung?
Vielleicht müssen vorhandene Server in absehbarer Zeit erneuert werden.
Vielleicht planen Sie bereits eine Cloud-Migration.
Oder Sie möchten wissen, ob sich Ihre bisherige Infrastruktur nach einem Wechsel vollständig abschalten lässt.
Dann lohnt sich eine frühzeitige Betrachtung der vorhandenen Systeme, Daten und vertraglichen Verpflichtungen.
Weiterführende Informationen finden Sie hier:
[Wie läuft eine Cloud-Migration ab?]
[Muss die gesamte IT auf einmal in die Cloud?]
[Was kostet ein eigener Server über fünf Jahre?]
Mit unserem Cloud-Check erhalten Sie eine erste Orientierung zu wichtigen Entscheidungsfaktoren.
Oder sprechen Sie mit uns über Ihre bestehende Serverumgebung und mögliche nächste Schritte.