Können wir während des Cloud-Umzugs weiterarbeiten?
Wie Unternehmen den Wechsel in die Cloud vorbereiten können, ohne den laufenden Geschäftsbetrieb unnötig zu beeinträchtigen.
Ein Unternehmen möchte seine vorhandenen Server durch eine Cloud-Lösung ersetzen.
Die Entscheidung ist getroffen, die neue Umgebung soll vorbereitet werden.
Doch bevor das Projekt beginnt, stellt die Geschäftsführung eine entscheidende Frage:
Können unsere Mitarbeiter während des Umzugs ganz normal weiterarbeiten?
Die Sorge ist nachvollziehbar.
Schließlich laufen auf den vorhandenen Servern möglicherweise Anwendungen, die täglich benötigt werden.
Die Auftragsbearbeitung, die Buchhaltung oder eine zentrale Branchensoftware lassen sich nicht beliebig lange abschalten.
Auch Kunden sollen möglichst wenig von der Umstellung bemerken.
Die gute Nachricht: Viele Arbeiten im Rahmen einer Cloud-Migration können durchgeführt werden, während die bisherigen Systeme weiterlaufen.
Ob der eigentliche Wechsel vollständig ohne Unterbrechung möglich ist, hängt allerdings von den eingesetzten Anwendungen und der gewählten Vorgehensweise ab.
Eine gut geplante Migration soll den Geschäftsbetrieb möglichst wenig beeinträchtigen. Sie kann aber nicht für jedes System einen unterbrechungsfreien Wechsel garantieren.
Warum müssen Mitarbeiter während einer Migration überhaupt ihre Arbeit unterbrechen?
Bei einer Cloud-Migration werden Anwendungen, Daten oder ganze Serverumgebungen von der bisherigen Infrastruktur auf eine neue Umgebung übertragen.
Während der Vorbereitung können die vorhandenen Systeme häufig weiter genutzt werden.
Schwieriger wird es bei der eigentlichen Umstellung.
Denn irgendwann müssen die Mitarbeiter beginnen, mit der neuen Umgebung zu arbeiten.
Dabei muss sichergestellt sein, dass die richtigen Daten zur Verfügung stehen und keine widersprüchlichen Datenbestände entstehen.
Wenn Mitarbeiter beispielsweise während der Umstellung weiterhin Aufträge im alten System erfassen, während andere bereits mit dem neuen System arbeiten, können Probleme entstehen.
Deshalb benötigen manche Anwendungen einen festgelegten Zeitpunkt, ab dem keine Änderungen mehr im bisherigen System vorgenommen werden dürfen.
Anschließend werden die letzten Daten übertragen oder abgeglichen.
Erst danach beginnt die produktive Arbeit in der neuen Umgebung. Die Freigabe sollte erst nach den vereinbarten fachlichen Prüfungen erfolgen.
Eine geplante Unterbrechung dient häufig nicht dem eigentlichen Transport der Daten, sondern der Sicherstellung eines konsistenten Datenbestands.
Welche Arbeiten können im Hintergrund stattfinden?
Eine Migration besteht aus mehreren Schritten.
Viele davon können vorbereitet werden, ohne dass die Mitarbeiter ihre tägliche Arbeit einstellen müssen.
Dazu gehören beispielsweise die Bereitstellung der Cloud-Infrastruktur, die Einrichtung der benötigten Systeme und die Vorbereitung der Zugriffsrechte.
Auch technische Verbindungen können häufig bereits im Vorfeld eingerichtet werden.
Je nach Anwendung lassen sich vorhandene Daten vorab übertragen und Testumgebungen aufbauen.
So können bestimmte Funktionen geprüft werden, während das bisherige System weiterhin produktiv genutzt wird.
Dadurch konzentriert sich die eigentliche Umstellung auf die Arbeiten, die tatsächlich erst zum Wechselzeitpunkt durchgeführt werden können.
Je mehr sich sinnvoll vorbereiten und testen lässt, desto geringer kann die notwendige Unterbrechung während des eigentlichen Wechsels ausfallen.
Allerdings hängt der Umfang dieser Vorbereitung von den technischen Möglichkeiten der eingesetzten Anwendungen ab.
Kann der Wechsel außerhalb der Geschäftszeiten stattfinden?
Häufig ist das eine sinnvolle Möglichkeit.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise von Montag bis Freitag arbeitet, kann ein Umstellungstermin am Abend oder am Wochenende die Auswirkungen auf die Mitarbeiter reduzieren.
Allerdings muss dafür ausreichend Zeit eingeplant werden.
Denn zur Migration gehören nicht nur die technischen Arbeiten.
Anschließend müssen die wichtigsten Funktionen geprüft werden.
Außerdem sollten die beteiligten Ansprechpartner erreichbar sein, falls unerwartete Probleme auftreten.
Dazu können Mitarbeiter des Unternehmens, der IT-Dienstleister und gegebenenfalls der Hersteller einer Geschäftsanwendung gehören.
Ein Umstellungstermin außerhalb der Geschäftszeiten ist deshalb nur dann sinnvoll, wenn die notwendigen Ressourcen und Ansprechpartner verfügbar sind.
Ein Wochenende allein macht eine Migration nicht sicher. Entscheidend ist, dass der gesamte Ablauf einschließlich Tests und möglicher Problemlösungen geplant ist.
Was passiert, wenn die Umstellung länger dauert als geplant?
Auch bei sorgfältiger Vorbereitung können unerwartete Schwierigkeiten auftreten.
Vielleicht funktioniert eine Schnittstelle nicht wie erwartet.
Vielleicht benötigt eine Anwendung zusätzliche Anpassungen.
Oder die Übertragung eines Datenbestands dauert länger als vorgesehen.
Deshalb sollte ein Migrationsplan nicht nur den gewünschten Ablauf beschreiben.
Er sollte auch festlegen, wie bei Verzögerungen entschieden wird.
Dabei helfen klare Verantwortlichkeiten und vorher vereinbarte Entscheidungspunkte.
Es sollte beispielsweise bekannt sein, bis wann die neue Umgebung erfolgreich getestet sein muss.
Ebenso sollte geklärt sein, wer entscheidet, ob die Umstellung fortgesetzt oder unterbrochen wird. Für diese Entscheidung sollten vorab überprüfbare Kriterien und ein spätester Entscheidungszeitpunkt festgelegt werden.
Eine gute Planung berücksichtigt nicht nur den erfolgreichen Wechsel, sondern auch die Möglichkeit, dass etwas anders läuft als erwartet.
Können wir bei Problemen einfach zum alten Server zurückkehren?
Das ist nicht in jedem Fall möglich.
Solange das bisherige System unverändert und betriebsbereit bleibt, kann eine Rückkehr unter bestimmten Voraussetzungen vergleichsweise einfach sein.
Schwieriger wird es, wenn Mitarbeiter bereits produktiv mit der neuen Umgebung gearbeitet haben.
Dann können dort neue oder veränderte Daten entstanden sein.
Eine Rückkehr zum alten System würde möglicherweise bedeuten, dass diese Änderungen fehlen oder aufwendig übertragen werden müssen.
Deshalb muss ein mögliches Rückfallverfahren vorab zur jeweiligen Anwendung passen.
Dazu gehört auch die Frage, wie mit Daten umgegangen wird, die nach der Umstellung entstehen.
Ein Rückfallplan ist wichtig. Er darf aber nicht mit dem Versprechen verwechselt werden, dass sich jede Migration jederzeit folgenlos rückgängig machen lässt.
Müssen alle Mitarbeiter gleichzeitig umgestellt werden?
Nicht unbedingt.
Bei manchen Anwendungen kann ein schrittweiser Wechsel sinnvoll sein.
Beispielsweise können zunächst ausgewählte Mitarbeiter mit einer neuen Umgebung arbeiten.
Anschließend folgen weitere Abteilungen.
Das setzt allerdings voraus, dass die Anwendung und ihre Datenverarbeitung einen solchen Parallelbetrieb unterstützen.
Bei einer zentralen Datenbank, die von allen Mitarbeitern gemeinsam genutzt wird, ist das möglicherweise nicht ohne zusätzliche Maßnahmen möglich.
Auch unterschiedliche Softwareversionen oder technische Abhängigkeiten können eine schrittweise Umstellung erschweren.
Deshalb muss für jede Anwendung geprüft werden, ob ein gestaffelter Wechsel möglich und sinnvoll ist.
Nicht die Anzahl der Mitarbeiter entscheidet über die Vorgehensweise, sondern die Art, wie die Anwendung und ihre Daten genutzt werden.
Wie wichtig sind Tests vor der Umstellung?
Sehr wichtig.
Eine Anwendung kann technisch erreichbar sein und trotzdem im Arbeitsalltag nicht wie erwartet funktionieren.
Deshalb sollten Tests nicht allein durch den IT-Dienstleister durchgeführt werden.
Auch Mitarbeiter, die täglich mit den Anwendungen arbeiten, können wichtige Funktionen überprüfen.
Dabei geht es um typische Geschäftsabläufe.
Lassen sich Aufträge erfassen?
Funktionieren benötigte Auswertungen?
Können Dokumente geöffnet und gespeichert werden?
Sind Schnittstellen zu anderen Systemen verfügbar?
Und können die Mitarbeiter mit den vorgesehenen Berechtigungen arbeiten?
Nicht jede denkbare Situation lässt sich vorab vollständig testen.
Aber die wichtigsten Geschäftsprozesse sollten bekannt sein und gezielt geprüft werden.
Eine Migration ist erst dann erfolgreich vorbereitet, wenn nicht nur die Technik, sondern auch die wesentlichen Arbeitsabläufe berücksichtigt wurden.
Ein Beispiel: Der Umzug einer zentralen Geschäftsanwendung
Stellen wir uns ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern vor.
Die Mitarbeiter nutzen täglich eine zentrale Geschäftsanwendung, die bisher auf einem eigenen Server betrieben wird.
Die Anwendung soll künftig in einer Cloud-Umgebung laufen.
Während der Vorbereitungsphase wird die neue Infrastruktur eingerichtet.
Die vorhandene Anwendung wird auf ihre Eignung für den Cloud-Betrieb geprüft.
Anschließend werden die notwendigen technischen Voraussetzungen geschaffen und Testläufe durchgeführt.
Die Mitarbeiter arbeiten währenddessen weiterhin mit dem bisherigen System.
Für die produktive Umstellung wird ein Termin vereinbart, an dem möglichst wenige Mitarbeiter auf die Anwendung angewiesen sind.
Zu diesem Zeitpunkt wird die Arbeit im bisherigen System beendet.
Der abschließende Datenstand wird in die neue Umgebung übernommen.
Danach prüfen die beteiligten Ansprechpartner die wichtigsten Funktionen.
Erst nach erfolgreicher Prüfung wird die neue Umgebung für die Mitarbeiter freigegeben.
In diesem Beispiel kann der größte Teil der Migration vorbereitet werden, ohne den Geschäftsbetrieb zu unterbrechen. Die eigentliche Umstellung benötigt jedoch ein abgestimmtes Zeitfenster.
Dieses Beispiel dient der Veranschaulichung und beschreibt kein konkretes Kundenprojekt.
Wie werden die Mitarbeiter auf den Wechsel vorbereitet?
Eine Migration betrifft nicht nur Server und Anwendungen.
Sie betrifft auch die Menschen, die täglich damit arbeiten.
Deshalb sollten Mitarbeiter rechtzeitig erfahren, welche Veränderungen geplant sind.
Dabei müssen nicht sämtliche technischen Einzelheiten erklärt werden.
Wichtig sind vor allem praktische Informationen.
Wann findet die Umstellung statt?
Welche Anwendungen sind möglicherweise vorübergehend nicht erreichbar?
Ändert sich die Anmeldung?
Müssen Mitarbeiter etwas vorbereiten?
Und an wen können sie sich wenden, wenn nach dem Wechsel Fragen auftreten?
Auch eine kurze Einweisung kann sinnvoll sein, wenn sich Arbeitsabläufe verändern.
Je klarer die Mitarbeiter wissen, was sie erwartet, desto geringer ist das Risiko unnötiger Unsicherheit während der Umstellung.
Was passiert am ersten Arbeitstag nach der Migration?
Der erste reguläre Arbeitstag ist ein wichtiger Teil des Projekts.
Denn jetzt nutzen die Mitarbeiter die neue Umgebung unter tatsächlichen Arbeitsbedingungen.
Dabei können Fragen auftreten, die während der Vorbereitung nicht erkennbar waren.
Vielleicht fehlen einzelne Berechtigungen.
Vielleicht muss ein Drucker oder eine Schnittstelle angepasst werden.
Oder eine bestimmte Funktion verhält sich anders als zuvor.
Deshalb sollte für diese Phase eine angemessene Betreuung eingeplant werden.
Außerdem sollte klar sein, wie Mitarbeiter auftretende Probleme melden können.
So lassen sich Schwierigkeiten geordnet aufnehmen und bearbeiten. Besonders wichtige Funktionen und der Zugriff auf die aktuellen Daten sollten am ersten Arbeitstag nochmals überprüft werden.
Der eigentliche Umstellungstermin ist nicht das Ende der Migration. Entscheidend ist, dass die Mitarbeiter anschließend zuverlässig mit der neuen Umgebung arbeiten können.
Was können Unternehmen selbst zu einem reibungslosen Wechsel beitragen?
Eine erfolgreiche Migration ist nicht ausschließlich Aufgabe des IT-Dienstleisters.
Auch das Unternehmen kann wichtige Voraussetzungen schaffen.
Dazu gehört, rechtzeitig Ansprechpartner aus den betroffenen Abteilungen zu benennen.
Diese Mitarbeiter können bei der Erfassung wichtiger Geschäftsprozesse helfen und die neue Umgebung testen.
Ebenso wichtig ist, dass Entscheidungen während der Vorbereitung zeitnah getroffen werden.
Wenn beispielsweise bestimmte Anwendungen angepasst oder neue Zugriffsrechte festgelegt werden müssen, sollten die zuständigen Personen erreichbar sein.
Außerdem sollte die Geschäftsführung den vereinbarten Umstellungstermin innerhalb des Unternehmens unterstützen.
Eine gute Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, IT-Dienstleister und gegebenenfalls Softwareherstellern kann wesentlich dazu beitragen, Unterbrechungen und Verzögerungen zu begrenzen.
Ist eine unterbrechungsfreie Migration möglich?
Bei bestimmten Anwendungen und technischen Voraussetzungen kann ein Wechsel mit sehr geringen oder für Mitarbeiter kaum wahrnehmbaren Unterbrechungen realisiert werden.
Das hängt unter anderem davon ab, ob Datenbestände laufend abgeglichen werden können und wie die Anwendung aufgebaut ist.
Andere Systeme benötigen dagegen zwingend eine geplante Unterbrechung.
Eine pauschale Zusage wäre deshalb unseriös.
Die entscheidende Frage lautet nicht, ob eine Migration grundsätzlich ohne Unterbrechung möglich ist.
Sie lautet:
Welche Unterbrechungen sind bei Ihrer konkreten Anwendung zu erwarten – und wie lassen sie sich auf ein vertretbares Maß begrenzen?
Wie begleitet novotec den laufenden Geschäftsbetrieb während einer Migration?
Wir von novotec betrachten bei einer geplanten Cloud-Migration nicht nur die technische Übertragung von Systemen und Daten.
Wir möchten zunächst verstehen, wie Ihr Unternehmen mit den betroffenen Anwendungen arbeitet.
Welche Geschäftsprozesse sind besonders wichtig?
Zu welchen Zeiten werden die Systeme benötigt?
Welche Mitarbeiter müssen in die Vorbereitung einbezogen werden?
Auf dieser Grundlage können wir die notwendigen Arbeiten und einen geeigneten Umstellungstermin planen.
Für passende Cloud-Infrastruktur setzen wir auf Terra Cloud der WORTMANN-Gruppe.
Bei der Durchführung berücksichtigen wir die beteiligten Anwendungen, mögliche Herstelleranforderungen und die notwendigen Funktionstests.
Dabei ist uns wichtig, dass mögliche Unterbrechungen vorab besprochen und die Mitarbeiter auf den Wechsel vorbereitet werden.
Unser Ziel ist eine Migration, bei der die betrieblichen Anforderungen den Ablauf bestimmen – nicht umgekehrt.
Sie möchten in die Cloud wechseln, aber Ihren Betrieb nicht unterbrechen?
Vielleicht steht die Erneuerung Ihrer Server bevor.
Vielleicht soll eine zentrale Geschäftsanwendung künftig in der Cloud betrieben werden.
Oder Sie möchten wissen, welche Einschränkungen bei einer Umstellung tatsächlich zu erwarten sind.
Dann lohnt sich eine frühzeitige Betrachtung Ihrer Anwendungen und Geschäftsprozesse.
Weiterführende Informationen finden Sie hier:
[Wie läuft eine Cloud-Migration ab?]
[Muss die gesamte IT auf einmal in die Cloud?]
[Wie lange dauert der Wechsel in die Cloud?]
Mit unserem Cloud-Check erhalten Sie eine erste Orientierung zu wichtigen Entscheidungsfaktoren.
Oder sprechen Sie mit uns über Ihre geplante Umstellung und die Anforderungen Ihres Unternehmens.