Warenwirtschaft, Buchhaltung, ERP und Spezialanwendungen: Warum Unternehmen vor einem Cloud-Umzug prüfen sollten, ob ihre wichtigste Software tatsächlich dafür geeignet ist.
Ein Unternehmen möchte seine IT modernisieren.
Die bisherigen Server sind in die Jahre gekommen. Eine Neuanschaffung steht bevor. Gleichzeitig möchte die Geschäftsführung den Aufwand für den Betrieb eigener Hardware reduzieren.
Eine Cloud-Lösung erscheint attraktiv.
Doch dann kommt eine entscheidende Frage auf:
Was passiert mit unserer Branchensoftware?
Vielleicht arbeitet das Unternehmen seit vielen Jahren mit einer Warenwirtschaft, die sämtliche Bestellungen, Lagerbewegungen und Rechnungen verarbeitet.
Vielleicht nutzt ein Ingenieurbüro eine spezielle Planungssoftware. Oder ein Produktionsunternehmen ist auf eine Anwendung angewiesen, die direkt mit Maschinen und Anlagen kommuniziert.
Solche Programme sind häufig unverzichtbar.
Ohne sie können Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht oder nur eingeschränkt erledigen.
Deshalb ist die Frage nach ihrer Cloud-Fähigkeit besonders wichtig.
Immer mehr Softwarehersteller bieten Lösungen an, die für den Betrieb in Cloud-Umgebungen geeignet sind. Manche stellen sogar vollständig cloudbasierte Versionen ihrer Anwendungen bereit.
Daraus folgt jedoch nicht, dass jede vorhandene Branchensoftware problemlos in die Cloud verlagert werden kann.
Ob eine Anwendung in der Cloud betrieben werden kann, muss für die konkrete Software, ihre Version und die vorgesehene technische Umgebung geprüft werden. Eine pauschale Garantie gibt es nicht.
Warum Branchensoftware bei einer Cloud-Entscheidung eine besondere Rolle spielt
Viele Unternehmen könnten ihren Arbeitsalltag ohne ihre Branchensoftware kaum organisieren.
Eine Warenwirtschaft verbindet Einkauf, Lager, Verkauf und Rechnungsstellung.
Eine Kanzleisoftware unterstützt die Bearbeitung von Mandaten.
Ein Ingenieurbüro benötigt seine Planungs- und Berechnungsprogramme.
In Produktionsunternehmen können Anwendungen unmittelbar mit Maschinen, Steuerungen oder anderen technischen Systemen verbunden sein.
Solche Programme sind häufig über Jahre an die Anforderungen des Unternehmens angepasst worden.
Sie besitzen Schnittstellen zu anderen Anwendungen, verwenden bestimmte Datenbanken oder benötigen besondere technische Voraussetzungen.
Ein Wechsel des Serverstandorts kann deshalb mehr Auswirkungen haben, als zunächst erwartet.
Dabei ist es unerheblich, ob die neue Umgebung technisch leistungsfähiger ist.
Wenn eine wichtige Anwendung dort nicht zuverlässig funktioniert, ist die gesamte Lösung für das Unternehmen möglicherweise ungeeignet.
Bei geschäftskritischer Branchensoftware muss die Anwendung zur Infrastruktur passen – nicht umgekehrt.
1. Nicht jede Software ist automatisch cloudfähig
Der Begriff „cloudfähig“ wird im Markt unterschiedlich verwendet.
Manche Anbieter meinen damit, dass ihre Anwendung vollständig über einen Internetbrowser genutzt werden kann.
Andere bezeichnen eine Software als cloudfähig, weil sie auf einem virtuellen Server in einem Rechenzentrum installiert werden kann.
Wieder andere bieten eine speziell entwickelte Cloud-Version ihres bisherigen Programms an.
Diese Unterschiede sind wichtig.
Eine klassische Windows-Anwendung, die bisher auf einem lokalen Server betrieben wird, lässt sich möglicherweise auch auf einem virtuellen Server im Rechenzentrum installieren.
Ob sie dort zuverlässig funktioniert, hängt jedoch von ihren technischen Voraussetzungen ab.
Auch die Art des Zugriffs spielt eine Rolle.
Eine Anwendung, die für die Kommunikation innerhalb eines lokalen Netzwerks entwickelt wurde, kann bei der Nutzung über eine entfernte Verbindung Einschränkungen zeigen.
Deshalb sollte nicht allein gefragt werden, ob eine Software grundsätzlich in der Cloud läuft.
Die entscheidende Frage lautet:
Unterstützt der Hersteller den vorgesehenen Betrieb unserer konkreten Softwareversion in der geplanten Umgebung?
2. Drei unterschiedliche Wege für Branchensoftware in der Cloud
Für Unternehmen kommen grundsätzlich verschiedene Betriebsmodelle infrage.
Sie unterscheiden sich erheblich darin, wie die Software bereitgestellt und betreut wird.
Möglichkeit 1: Die vorhandene Software auf einem Cloud-Server betreiben
Bei diesem Modell wird die bestehende Anwendung auf einem virtuellen Server im Rechenzentrum installiert.
Das Unternehmen verwendet weiterhin seine gewohnte Software.
Die Serverhardware steht jedoch nicht mehr im eigenen Gebäude.
Das kann eine interessante Möglichkeit sein, wenn der Hersteller den Betrieb in einer solchen Umgebung unterstützt.
Allerdings müssen Betriebssystem, Datenbank, Zugriffsverfahren und gegebenenfalls weitere Komponenten zur Anwendung passen.
Auch die Lizenzbedingungen sind zu beachten.
Die Verlagerung kann den Betrieb eigener Serverhardware vermeiden, bedeutet aber nicht automatisch, dass die Software selbst zu einem vollständig betreuten Cloud-Dienst wird.
Möglichkeit 2: Auf eine Cloud-Version des Herstellers wechseln
Immer mehr Softwarehersteller bieten ihre Anwendungen als direkt nutzbare Cloud-Dienste an.
Die Software wird dann auf einer vom Hersteller oder dessen Dienstleistern bereitgestellten Plattform betrieben.
Das Unternehmen benötigt möglicherweise keinen eigenen Anwendungsserver mehr.
Häufig erfolgt der Zugriff über einen Browser oder eine speziell vorgesehene Anwendung.
Welche Vorteile das bietet, hängt vom Produkt ab.
Auch die verfügbaren Funktionen können sich von der bisherigen lokal installierten Version unterscheiden.
Deshalb muss geprüft werden, ob die Cloud-Version alle benötigten Arbeitsabläufe unterstützt.
Ein solcher Wechsel kann mehr sein als eine technische Servermigration.
Unter Umständen handelt es sich um eine umfassendere Umstellung der Anwendung und ihrer Prozesse.
Möglichkeit 3: Die bisherige Software lokal weiterbetreiben
Nicht jede Anwendung muss in die Cloud verlagert werden.
Wenn eine Software besondere technische Voraussetzungen besitzt oder der Hersteller einen Cloud-Betrieb nicht unterstützt, kann der lokale Betrieb weiterhin sinnvoll sein.
Das gilt beispielsweise bei Anwendungen mit speziellen Hardwareverbindungen oder hohen Anforderungen an die Kommunikation mit lokalen Anlagen.
Auch eine Kombination aus lokalen und cloudbasierten Systemen kann infrage kommen.
Dabei werden nur diejenigen Anwendungen verlagert, für die eine geeignete Lösung vorhanden ist.
Eine Cloud-Strategie muss nicht bedeuten, sämtliche Anwendungen an denselben Standort zu verlagern.
Die drei Möglichkeiten im Vergleich
| Betriebsmodell | Was verändert sich? | Was muss besonders geprüft werden? |
|---|---|---|
| Bestehende Software auf Cloud-Server | Serverinfrastruktur wird verlagert | Herstellerfreigabe, Lizenzen, Leistung, Schnittstellen |
| Cloud-Version des Softwareherstellers | Anwendung wird als Dienst bereitgestellt | Funktionsumfang, Datenübernahme, Verträge, Integration |
| Weiterbetrieb auf eigenem Server | Bestehende Betriebsumgebung bleibt erhalten | Hardwarezustand, Sicherheit, Wartung, Zukunftsfähigkeit |
Keine dieser Varianten ist grundsätzlich überlegen.
Die richtige Entscheidung hängt von der konkreten Anwendung und den Anforderungen des Unternehmens ab.
3. Warum die Freigabe des Softwareherstellers so wichtig ist
Eine Anwendung kann technisch starten und trotzdem in einer nicht unterstützten Umgebung betrieben werden.
Das wird häufig erst bei einer Störung zum Problem.
Stellen wir uns vor, ein Unternehmen verlagert seine Warenwirtschaft auf einen Cloud-Server.
Zunächst funktioniert alles.
Einige Wochen später tritt ein Datenbankfehler auf.
Der Softwarehersteller stellt fest, dass die eingesetzte Serverumgebung nicht zu den offiziell unterstützten Betriebsmodellen gehört.
Möglicherweise kann er deshalb nur eingeschränkten Support leisten oder verlangt zunächst eine Umstellung auf eine freigegebene Umgebung.
Für das Unternehmen ist das eine schwierige Situation.
Die Anwendung wird dringend benötigt, aber die Voraussetzungen für eine verlässliche Fehlerbearbeitung sind nicht eindeutig gegeben.
Deshalb sollte vor einer Migration geklärt werden, welche Betriebssysteme, Datenbanken, Virtualisierungsumgebungen und Zugriffsverfahren der Hersteller unterstützt.
Diese Prüfung sollte sich auf die tatsächlich eingesetzte Softwareversion beziehen.
Auch geplante Aktualisierungen und die weitere Produktentwicklung können relevant sein.
Technische Lauffähigkeit und offizieller Herstellersupport sind nicht dasselbe.
4. Welche Rolle spielen Softwarelizenzen?
Auch wenn eine Anwendung technisch für einen Cloud-Server geeignet ist, kann die Lizenzierung Einschränkungen verursachen.
Manche Softwareprodukte dürfen unter bestimmten Bedingungen auf gemieteten Servern betrieben werden.
Andere erfordern zusätzliche Lizenzen oder besondere Vertragsmodelle.
Bei einzelnen Anwendungen können die Nutzungsrechte an bestimmte Hardware, Benutzer oder Betriebsumgebungen gebunden sein.
Auch Datenbanken und Betriebssysteme besitzen eigene Lizenzbedingungen.
Deshalb muss vor der Verlagerung geklärt werden, ob die vorhandenen Lizenzen weiterverwendet werden dürfen.
Eine technische Installation allein beantwortet diese Frage nicht.
Was sollten Geschäftsführer wissen?
Sie müssen nicht jedes Lizenzmodell im Detail verstehen.
Wichtig ist aber, dass die Lizenzprüfung ausdrücklich Bestandteil der Vorbereitung ist.
Dazu gehört auch die Frage, ob sich die laufenden Softwarekosten durch den Wechsel verändern.
Eine Cloud-Lösung sollte erst dann verbindlich geplant werden, wenn die lizenzrechtlichen Voraussetzungen ausreichend geklärt sind.
5. Warum Datenbanken und Schnittstellen entscheidend sind
Viele Branchenanwendungen bestehen nicht nur aus einem einzelnen Programm.
Im Hintergrund arbeiten häufig Datenbanken, zusätzliche Dienste und Verbindungen zu anderen Systemen.
Eine Warenwirtschaft kann beispielsweise mit der Finanzbuchhaltung, einem Onlineshop oder einer Lagerverwaltung verbunden sein.
Eine Produktionssoftware kommuniziert möglicherweise mit Maschinen oder Erfassungsgeräten.
Solche Schnittstellen müssen bei einer Verlagerung berücksichtigt werden.
Ein Beispiel
Ein Handelsunternehmen betreibt seine Warenwirtschaft auf einem lokalen Server.
Die Anwendung ist mit einem Onlineshop und einem Versanddienstleister verbunden.
Wird der Server in ein Rechenzentrum verlagert, muss geprüft werden, ob sämtliche Verbindungen weiterhin zuverlässig funktionieren.
Dabei können sich Netzwerkadressen, Zugriffswege oder Sicherheitsanforderungen ändern.
Auch die Geschwindigkeit der Datenübertragung kann eine Rolle spielen.
Die Anwendung selbst könnte funktionieren, während einzelne Schnittstellen Probleme verursachen.
Deshalb sollte eine Cloud-Migration nicht nur die Hauptanwendung betrachten.
Entscheidend ist, dass die gesamte benötigte Anwendungskette nach der Umstellung funktioniert.
6. Was passiert mit Druckern, Scannern und anderen Geräten?
In vielen Unternehmen ist Branchensoftware eng mit Geräten am Arbeitsplatz verbunden.
Dazu gehören beispielsweise Etikettendrucker, Barcode-Scanner, Kartenleser, Messgeräte oder spezielle Produktionshardware.
Manche Anwendungen benötigen außerdem USB-Geräte, Dongles oder besondere Treiber.
Bei einem lokalen Server funktionieren diese Verbindungen möglicherweise seit Jahren problemlos.
Wenn die Anwendung künftig in einem Rechenzentrum läuft, müssen die Zugriffswege neu betrachtet werden.
Nicht jedes Gerät lässt sich ohne Weiteres über eine entfernte Verbindung verwenden.
Auch bei grundsätzlich unterstützten Geräten können Einschränkungen auftreten.
Ein Beispiel sind Druckaufträge, die über eine virtuelle Arbeitsumgebung ausgegeben werden sollen.
Ob dies zuverlässig funktioniert, hängt von der Software, den Treibern, der Verbindung und der eingesetzten Arbeitsplatzlösung ab.
Deshalb sollten alle geschäftlich wichtigen Peripheriegeräte vor der Umstellung erfasst und getestet werden.
7. Wie wichtig ist die Geschwindigkeit der Internetverbindung?
Bei einem lokalen Server kommunizieren die Arbeitsplätze häufig direkt über das Unternehmensnetzwerk mit der Anwendung.
Wird der Server in ein Rechenzentrum verlagert, erfolgt die Kommunikation über eine externe Verbindung.
Das kann Auswirkungen auf die Arbeitsgeschwindigkeit haben.
Entscheidend ist dabei nicht allein die verfügbare Bandbreite.
Auch die Verzögerung bei der Datenübertragung, häufig als Latenz bezeichnet, kann eine wichtige Rolle spielen.
Warum kann eine Anwendung trotz schneller Internetleitung langsam sein?
Einige ältere Anwendungen tauschen sehr viele kleine Datenpakete zwischen Arbeitsplatz und Server aus.
Wenn jede dieser Anfragen über eine entfernte Verbindung läuft, können sich Verzögerungen bemerkbar machen.
Eine hohe Bandbreite löst dieses Problem nicht zwangsläufig.
Andere Anwendungen sind für den Zugriff über größere Entfernungen besser geeignet.
Auch eine zentral bereitgestellte Arbeitsumgebung kann in bestimmten Fällen helfen, weil Anwendung und Datenbank dann nahe beieinander betrieben werden.
Ob das sinnvoll ist, muss jedoch für die jeweilige Software geprüft werden.
Eine schnelle Internetverbindung ist wichtig. Sie garantiert aber nicht, dass jede Anwendung aus der Cloud genauso schnell reagiert wie im lokalen Netzwerk.
8. Was passiert, wenn die Internetverbindung ausfällt?
Wenn eine Anwendung ausschließlich auf einem externen Server betrieben wird, benötigen die Mitarbeiter in der Regel eine funktionierende Verbindung dorthin.
Fällt diese Verbindung aus, kann die Anwendung vorübergehend nicht erreichbar sein.
Das gilt selbst dann, wenn der Cloud-Server störungsfrei funktioniert.
Für Unternehmen mit geschäftskritischen Anwendungen ist deshalb wichtig, welche Folgen eine solche Unterbrechung hätte.
Ein Handelsunternehmen könnte möglicherweise keine Aufträge bearbeiten.
Ein Logistikbetrieb könnte Schwierigkeiten bei der Disposition bekommen.
Ein Produktionsunternehmen könnte bestimmte Informationen nicht mehr abrufen.
Je nach Anforderungen kann eine zusätzliche Internetverbindung sinnvoll sein.
Auch geeignete Notfallverfahren sollten geprüft werden.
Allerdings ist eine zweite Verbindung nicht automatisch eine vollständige Absicherung.
Wenn beide Anschlüsse beispielsweise von derselben technischen Störung betroffen sind, kann trotzdem ein Ausfall entstehen.
Die Planung sollte sich deshalb an den tatsächlichen Geschäftsrisiken orientieren.
9. Wer betreut die Branchensoftware nach dem Umzug?
Diese Frage sollte vor jeder Migration beantwortet werden.
Ein Cloud-Anbieter kann die Serverinfrastruktur bereitstellen.
Ein IT-Dienstleister kann das Betriebssystem und die technische Umgebung betreuen.
Für Fehler innerhalb der Branchensoftware ist möglicherweise der Softwarehersteller oder ein autorisierter Anwendungspartner zuständig.
Diese Aufgaben sollten nicht miteinander verwechselt werden.
Ein Beispiel
Ein Unternehmen betreibt seine Warenwirtschaft auf einem virtuellen Cloud-Server.
Der Server selbst ist erreichbar, aber die Anwendung startet nicht.
Der Cloud-Anbieter stellt fest, dass seine Infrastruktur funktioniert.
Der IT-Dienstleister prüft das Betriebssystem und die vereinbarten technischen Komponenten.
Der Softwarehersteller untersucht anschließend die Anwendung.
Eine solche Aufgabenteilung kann gut funktionieren.
Voraussetzung ist, dass die Zuständigkeiten bekannt sind und die Zusammenarbeit geregelt ist.
Besonders wichtig ist, wer die Störung entgegennimmt und die weitere Bearbeitung koordiniert.
Die Betreuung eines Cloud-Servers bedeutet nicht automatisch, dass auch die darauf installierte Branchensoftware vollständig betreut wird.
10. Welche Rolle spielen Datensicherung und Wiederherstellung?
Branchensoftware verarbeitet häufig besonders wichtige Unternehmensdaten.
Dazu können Kundeninformationen, Bestellungen, Rechnungen, Lagerbestände oder Produktionsdaten gehören.
Eine Verlagerung in die Cloud verändert nicht die Bedeutung dieser Daten.
Auch in einer Cloud-Umgebung muss geklärt werden, wie sie gesichert und bei Bedarf wiederhergestellt werden können.
Dabei reicht es nicht immer aus, einzelne Dateien zu kopieren.
Insbesondere Datenbanken benötigen geeignete Sicherungsverfahren, damit sich ein konsistenter Datenstand wiederherstellen lässt.
Auch die Anwendung selbst und ihre Konfiguration können für einen erfolgreichen Wiederanlauf erforderlich sein.
Zwei Fragen sind besonders wichtig
Wie viele Daten dürften wir im Ernstfall verlieren?
Und:
Wie lange dürfte es dauern, bis die Anwendung wieder funktioniert?
Aus diesen Anforderungen lassen sich geeignete Sicherungs- und Wiederherstellungsziele ableiten.
Welche Möglichkeiten bestehen, hängt vom gewählten Angebot und der technischen Umsetzung ab.
Ein Cloud-Server enthält nicht automatisch ein umfassendes Backup.
Auch eine hochverfügbare Infrastruktur ersetzt keine geeignete Datensicherung.
11. Wie läuft eine sorgfältige Prüfung vor der Migration ab?
Bevor eine geschäftskritische Anwendung verlagert wird, sollte ihre Eignung systematisch untersucht werden.
Dazu gehören mehrere Schritte.
Schritt 1: Die vorhandene Anwendung erfassen
Zunächst muss geklärt werden, welche Softwareversion eingesetzt wird und welche technischen Komponenten benötigt werden.
Dazu gehören Betriebssystem, Datenbank, Speicherbedarf und weitere Dienste.
Auch die Anzahl der Benutzer und die tatsächliche Nutzung sollten bekannt sein.
Schritt 2: Den Hersteller einbeziehen
Anschließend sollte geprüft werden, welche Betriebsumgebungen der Hersteller unterstützt.
Dabei sind auch Lizenzbedingungen, Supportvoraussetzungen und mögliche Einschränkungen zu berücksichtigen.
Falls eine spezielle Cloud-Version verfügbar ist, kann diese als Alternative betrachtet werden.
Schritt 3: Abhängigkeiten untersuchen
Nun werden Schnittstellen, angeschlossene Geräte und Verbindungen zu anderen Anwendungen betrachtet.
Besonders wichtig sind Systeme, die unmittelbar mit dem Geschäftsbetrieb verbunden sind.
Schritt 4: Die technische Umgebung planen
Auf Grundlage der Anforderungen kann geprüft werden, welche Serverressourcen, Netzwerkverbindungen und Sicherheitsmaßnahmen benötigt werden.
Dabei sollten auch Datensicherung und Wiederherstellung berücksichtigt werden.
Schritt 5: Die Anwendung testen
Bei geschäftskritischer Software ist ein geeigneter Praxistest besonders wertvoll.
Dabei sollte nicht nur geprüft werden, ob sich die Anwendung starten lässt.
Wichtiger ist, ob die tatsächlichen Arbeitsabläufe zuverlässig funktionieren.
Dazu gehören beispielsweise das Erfassen von Aufträgen, die Verarbeitung von Daten, das Drucken von Dokumenten und die Nutzung vorhandener Schnittstellen.
Schritt 6: Den Umzug und einen möglichen Rückweg planen
Vor der endgültigen Umstellung sollte festgelegt werden, wie Daten übernommen, Benutzer umgestellt und mögliche Ausfallzeiten begrenzt werden.
Auch ein Rückfallverfahren kann sinnvoll sein, falls die neue Umgebung wider Erwarten nicht ausreichend funktioniert.
Eine erfolgreiche Cloud-Migration beginnt mit einer Prüfung – nicht mit dem Umzug der Daten.
12. Warum ein Test unter realistischen Bedingungen wichtig ist
Eine Anwendung kann in einer Testumgebung zunächst problemlos funktionieren.
Das bedeutet aber nicht automatisch, dass sie im späteren Arbeitsalltag dieselbe Leistung erbringt.
Möglicherweise greifen dann wesentlich mehr Benutzer gleichzeitig auf das System zu.
Vielleicht werden größere Datenmengen verarbeitet oder bestimmte Schnittstellen intensiver genutzt.
Auch zeitkritische Abläufe können besondere Anforderungen stellen.
Deshalb sollte ein Test möglichst typische Arbeitssituationen abbilden.
Bei einer Warenwirtschaft könnten beispielsweise mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Aufträge bearbeiten, Lagerbewegungen durchführen und Dokumente drucken.
Bei einer Planungssoftware könnten große Projektdateien geöffnet und bearbeitet werden.
Bei einer Produktionsanwendung müssten gegebenenfalls die relevanten Verbindungen zu den Anlagen überprüft werden.
Nicht jede mögliche Situation lässt sich vollständig simulieren.
Ein realistischer Test kann jedoch wichtige Risiken frühzeitig sichtbar machen.
13. Was kostet der Betrieb von Branchensoftware in der Cloud?
Ein Cloud-Server verursacht häufig laufende monatliche Kosten.
Dazu können weitere Leistungen kommen.
Beispielsweise für Betriebssysteme, Datenbanken, Softwarelizenzen, Datensicherung, Betreuung und Netzwerkverbindungen.
Auch die einmalige Migration muss berücksichtigt werden.
Dazu gehören möglicherweise die technische Planung, die Einrichtung der neuen Umgebung, die Datenübernahme und erforderliche Anpassungen.
Wenn eine Cloud-Version des Softwareherstellers verwendet wird, kann sich das Kostenmodell zusätzlich verändern.
Statt bisheriger Lizenzen und eigener Serverhardware entstehen möglicherweise laufende Gebühren für die Nutzung der Anwendung.
Ob das wirtschaftlich günstiger ist, lässt sich nicht pauschal beantworten.
Ein fairer Vergleich
Ein Unternehmen sollte die Gesamtkosten über mehrere Jahre betrachten.
Dabei müssen die vorhandene Lösung und die geplante Cloud-Variante einen vergleichbaren Leistungsumfang erfüllen.
Eine einfache Cloud-Server-Miete ohne Datensicherung und Betreuung darf beispielsweise nicht mit den Gesamtkosten einer vollständig betreuten lokalen IT-Umgebung gleichgesetzt werden.
Umgekehrt sollten bei einem eigenen Server auch Wartung, Hardwareersatz, Stromversorgung und der erforderliche Betriebsaufwand berücksichtigt werden.
Die wirtschaftlich beste Lösung ist nicht zwangsläufig die mit dem niedrigsten monatlichen Preis.
14. Drei Beispiele aus dem Unternehmensalltag
Beispiel 1: Ein Handelsunternehmen mit einer älteren Warenwirtschaft
Ein Handelsunternehmen verwendet seit vielen Jahren eine bewährte Warenwirtschaft.
Die Anwendung läuft auf einem lokalen Windows-Server.
Die Geschäftsführung möchte die bisherige Serverhardware ersetzen und prüft eine Cloud-Lösung.
Vor der Entscheidung stellt sich heraus, dass der Softwarehersteller den Betrieb der eingesetzten Version auf der vorgesehenen Plattform nicht unterstützt.
In diesem Fall wäre eine direkte Migration mit erheblichen Risiken verbunden.
Mögliche Alternativen könnten ein weiterhin lokal betriebener Server, eine andere vom Hersteller freigegebene Betriebsumgebung oder ein Wechsel auf eine neuere Softwareversion sein.
Welche Lösung sinnvoll ist, muss individuell geprüft werden.
Beispiel 2: Ein Ingenieurbüro mit spezieller Planungssoftware
Ein Ingenieurbüro nutzt eine leistungsintensive Anwendung mit großen Projektdateien.
Die Software kann grundsätzlich auf einer zentralen Serverumgebung betrieben werden.
Allerdings muss geprüft werden, wie schnell die Mitarbeiter über eine externe Verbindung damit arbeiten können.
Auch Grafikleistung, Lizenzbedingungen und die Nutzung vorhandener Geräte spielen eine Rolle.
Ein geeigneter Test kann zeigen, ob die Cloud-Lösung den tatsächlichen Anforderungen entspricht.
Falls nicht, kann der lokale Betrieb bestimmter Arbeitsplätze weiterhin sinnvoll sein.
Beispiel 3: Ein Unternehmen mit einer modernen Cloud-Version seiner Branchensoftware
Ein Dienstleistungsunternehmen verwendet eine Anwendung, deren Hersteller inzwischen eine vollständig cloudbasierte Version anbietet.
Die Geschäftsführung prüft einen Wechsel.
Dabei zeigt sich, dass die neue Version viele Aufgaben vereinfacht.
Allerdings sind einzelne Funktionen anders gestaltet und bestimmte Schnittstellen müssen angepasst werden.
Der Wechsel ist deshalb nicht nur eine technische Migration.
Auch Mitarbeiter, Prozesse und vorhandene Daten müssen berücksichtigt werden.
Das Beispiel zeigt: Eine moderne Cloud-Version kann Vorteile bieten, aber sie muss zum tatsächlichen Arbeitsalltag passen.
15. Sieben Fragen vor dem Umzug der Branchensoftware
1. Unterstützt der Hersteller den geplanten Cloud-Betrieb?
Lassen Sie prüfen, ob Ihre konkrete Softwareversion für die vorgesehene technische Umgebung freigegeben ist.
2. Dürfen wir unsere vorhandenen Lizenzen weiterverwenden?
Klären Sie die Lizenzbedingungen einschließlich möglicher zusätzlicher Kosten.
3. Funktionieren alle benötigten Schnittstellen und Geräte?
Berücksichtigen Sie Datenbanken, Drucker, Scanner, Maschinenanbindungen und weitere Anwendungen.
4. Ist die Leistung im Arbeitsalltag ausreichend?
Prüfen Sie Reaktionszeiten und Geschwindigkeit unter möglichst realistischen Bedingungen.
5. Was passiert bei einem Ausfall der Internetverbindung?
Bewerten Sie die Auswirkungen auf Ihre Geschäftsprozesse und mögliche Ausweichverfahren.
6. Wer betreut die Anwendung nach dem Umzug?
Unterscheiden Sie zwischen Cloud-Infrastruktur, Betriebssystem, Anwendung und Herstellersupport.
7. Wie werden Daten gesichert und bei Bedarf wiederhergestellt?
Klären Sie Sicherungsumfang, Wiederherstellungsziele und die zuständigen Dienstleister.
16. Wann kann es sinnvoll sein, eine Anwendung nicht zu verlagern?
Eine Cloud-Migration ist keine Pflicht.
Es kann gute Gründe geben, bestimmte Anwendungen weiterhin lokal zu betreiben.
Das gilt beispielsweise, wenn der Hersteller den vorgesehenen Cloud-Betrieb nicht unterstützt.
Auch besondere Hardwareanforderungen, empfindliche Netzwerkverbindungen oder unverhältnismäßig hohe Kosten können dagegen sprechen.
Manchmal ist die vorhandene Lösung technisch stabil und wirtschaftlich sinnvoll.
In anderen Fällen steht ohnehin eine Modernisierung der Anwendung an.
Dann kann es sinnvoll sein, zunächst diese Veränderung zu planen, bevor über den zukünftigen Serverstandort entschieden wird.
Auch ein gemischtes Betriebsmodell kann eine geeignete Lösung sein.
Dabei verbleiben bestimmte Anwendungen im Unternehmen, während andere Systeme in einer Cloud-Umgebung betrieben werden.
Nicht jede Anwendung muss in die Cloud, damit ein Unternehmen von Cloud-Technologien profitieren kann.
Fazit: Erst die Anwendung prüfen, dann über die Cloud entscheiden
Immer mehr Branchenanwendungen können heute in Cloud-Umgebungen betrieben werden.
Das eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten.
Eigene Serverhardware kann möglicherweise ersetzt werden. Anwendungen lassen sich zentral bereitstellen. Und bestimmte Betriebsaufgaben können an geeignete Dienstleister übertragen werden.
Doch diese Entwicklung bedeutet nicht, dass jede Software automatisch cloudfähig ist.
Entscheidend sind die konkrete Anwendung, ihre Version, die technischen Voraussetzungen, die Lizenzbedingungen und die Unterstützung durch den Hersteller.
Ebenso wichtig ist, dass Schnittstellen, Geräte und Arbeitsabläufe nach der Umstellung zuverlässig funktionieren.
Eine Cloud-Migration sollte deshalb niemals allein aufgrund der grundsätzlichen Vorteile einer Cloud-Infrastruktur beschlossen werden.
Die richtige Entscheidung lautet nicht: „Unsere Software muss in die Cloud.“ Sondern: „Wir prüfen, welche Betriebsform für unsere Software und unser Unternehmen am besten geeignet ist.“
Manchmal ist das ein virtueller Cloud-Server.
Manchmal eine neue Cloud-Version des Softwareherstellers.
Und manchmal bleibt ein eigener Server die bessere Lösung.
Es geht nicht darum, möglichst viel IT in die Cloud zu verlagern. Es geht darum, die IT zu bauen, die zu Ihrem Unternehmen passt.
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cloud.hamburg ist ein Wissensangebot der novotec GmbH aus Hamburg. Die Inhalte dienen der allgemeinen Orientierung. Die Eignung einer bestimmten Software für den Cloud-Betrieb kann nur anhand ihrer konkreten technischen Voraussetzungen, Herstellerangaben, Lizenzbedingungen und betrieblichen Anforderungen beurteilt werden.